Contoh Format Penyusunan Laporan Analisa Jabatan Yang Benar

Contoh Format Penyusunan Laporan Analisa Jabatan Yang Benar - Artikel ini akan membahas tentang informasi jabatan yang dimuat dalam laporan hasil analisa jabatan. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami dan menjelaskan kembali mengenai informasi jabatan yang dimuat dalam laporan hasil analisa jabatan.

No	Identitas Jabatan	Uraian Jabatan	Syarat Jabatan
1	Nama Jabatan	Uraian Tugas	Pangkat dan Golongan Ruang
2	Kode Jabatan	Bahan Kerja	Pendidikan
3	Unit Kerja Jabatan	Alat Kerja	Kursus/Pelatihan
4	Letak dalam Struktur	Hasil Kerja	Pengalaman Kerja
5	Ikhtisar Jabatan	Tanggung Jawab	Pengetahuan
6		Wewenang	Keterampilan
7		Korelasi Jabatan	Bakat Kerja
8		Kondisi Lingkungan Kerja	Temperamen Kerja
9		Keadaan/Resiko Bahaya	Minat Kerja
10			Upaya Fisik
11			Kondisi Fisik
12			Fungsi Pekerja

image source: www.selectinternational.com

baca juga: Pengertian Wawancara dan Jenis Wawancara Mendalam

A. IDENTITAS JABATAN

NAMA JABATAN :

• Ringkas
• Substantif
• Jelas dan dapat memberikan pengertian yang tepat bagi pembaca
• Penamaan JFU dapat dirumuskan berdasarkan:
  - Bahan (Pengumpul, Pengadministrasi)
  - Alat (Operator)
  - Hasil (Penyusun, Pengonsep)
  - Proses (Pemroses, Pengolah)

KODE JABATAN :

• Kode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan pengadministrasian jabatan.
• Pengkodean Jabatan harus menggunakan format kode yang seragam.

UNIT KERJA :

• Mencerminkan tempat atau letak keberadaan suatu jabatan

KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR :

• Mencerminkan posisi jabatan apakah jabatan struktural atau non-struktural (Sesuai SOTK)
• Menggambarkan kedudukan:
  - Atasan langsung
  - Atasan dari Atasan langsung
  - Jabatan yang dianalisis
  - Jabatan lain yang memiliki atasan langsung yang sama
• Jabatan yang dianalisis diberi tanda (diarsir)

IKHTISAR JABATAN :

• Merupakan cerminan uraian jabatan dalam bentuk ringkas
• Memberikan gambaran umum tentang kompleksitas jabatan
• Digambarkan dalam satu kalimat, yang mencerminkan:
  - Apa yang dikerjakan (what)
  - Bagaimana cara mengerjakan (how)
  - Mengapa/untuk apa dikerjakan (why)

Manajerial:
Memimpin dan melaksanakan objek kerja (What) berdasarkan/sesuai dengan..... (How) agar/untuk/sebagai...(Why)

Fungsional:
Melaksanakan objek kerja (What) berdasarkan/sesuai dengan..... (How) agar/untuk/sebagai...(Why)

B. URAIAN JABATAN

URAIAN TUGAS :

• Tugas adalah upaya pokok dalam memproses bahan kerja dengan menggunakan peralatan tertentu menjadi suatu hasil kerja
• Ditulis dg menggunakan kalimat aktif dan menggambarkan tindak kerja (berawalan “me”)
• Tahapan kerja (proses) adalah langkah-langkah (kegiatan) yang dituliskan secara berurutan dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas

STRUKTUR PENYUSUNAN TUGAS

BAHAN KERJA :

• Adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) menjadi hasil kerja
• Bahan kerja dapat diolah menjadi hasil kerja, jika ada perangkat kerja (alat kerja)
• contoh:
  - Surat masuk (untuk diagendakan)
  - Peraturan, Referensi atau buku (untuk penyusunan materi bintek)

ALAT KERJA :

• Sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja
• Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan dalam pelaksanaan tugas

HASIL KERJA :

• Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa (pelayanan) atau informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas
• Hasil kerja dapat diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja)

TANGGUNG JAWAB :

• Adalah kewajiban yang melekat pada jabatan, yang terkait dengan benar atau salahnya pelaksanaan tugas.
• Tanggung jawab jabatan dapat meliputi tanggung jawab terhadap:
  - Bahan kerja (Kerahasiaan data)
  - Alat Kerja (Kelengkapan peralatan kerja)
  - Hasil Kerja (Keakuratan laporan)
  - Proses Kerja (Kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan/SOP)

WEWENANG :

• Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/ tindakan yang diakui secara sah oleh semua pihak
• Wewenang dapat terkait dengan:
  - Bahan Kerja (a.l: Mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai)
  - Alat Kerja (a.l:Melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang digunakan)
  - Hasil Kerja (a.l:Menyebarluaskan informasi yang dihasilkan kepada orang lain)
  - Proses Kerja (a.l:Menetapkan prosedur kerja)

KORELASI JABATAN

• Korelasi jabatan adalah hubungan kerja yang dilakukan antara jabatan terkait dengan jabatan lain dalam konteks pelaksanaan tugas
• Hubungan jabatan dapat berupa:
  - Hubungan Vertikal (atasan dengan bawahan)
  - Hubungan Horizontal (hubungan dengan jabatan yang setara)
  - Hubungan Diagonal (hubungan dengan jabatan yang lebih tinggi di organisasi yang berbeda)

KONDISI LINGKUNGAN KERJA :

• adalah keadaan tempat bekerja yang merupakan konsekwensi keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas jabatan.
• Kondisi Lingkungan Kerja suatu jabatan meliputi:
  - Tempat Kerja
  - Suhu
  - Udara
  - Keadaan Ruangan
  - Letak
  - Keadaan Tempat Kerja
  - Penerangan
  - Suara
  - Getaran

KEADAAN RESIKO BAHAYA :

• Kemungkinan resiko bahaya ditentukan dari keberadaan pegawai terkait dengan:
  - lingkungan pekerjaan,
  - penanganan bahan,
  - proses yang dilakukan,
  - penggunaan perangkat kerja,
  - hubungan jabatan dan
  - penanganan produk yang diberikan. 
• Kemungkinan resiko bahaya bisa bersifat fisik atau mental

C. SYARAT JABATAN

PANGKAT / GOLONGAN RUANG :

• Pangkat dan golongan ruang minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan. 

PENDIDIKAN :

• Pendidikan formal minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan. 

PELATIHAN :

• Pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan manajerial dan non manajerial, seperti kemampuan di bidang manajerial, teknis tertentu, dan pengetahuan lainnya sesuai dengan syarat pekerjaan dengan memperhatikan fungsi pekerjaannya. 
• Contoh pelatihan pada operator komputer :
  - Penjenjangan : -
  - Teknis : Komputer

PENGALAMAN KERJA :

• Pengalaman Kerja merupakan pengembangan pengetahuan, ketrampilan kerja, sikap mental, kebiasaan mental dan fisik yg tidak diperoleh dari pelatihan tetapi diperoleh dari dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu tertentu.

PENGETAHUAN :

• Pengetahuan merupakan akumulasi hasil proses pendidikan formal atau informal yang dimanfaatkan oleh PNS di dalam pemecahan masalah, daya cipta serta dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. 

KETERAMPILAN :

• Keterampilan merupakan tingkat kemampuan dan penguasaan teknis operasional dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu. 
• Contoh keterampilan kerja pada operator komputer : keterampilan mengetik, keterampilan teknik menyiapkan dan memelihara perangkat komputer, keterampilan mencetak data.

BAKAT KERJA :

• Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang disyaratkan bagi seseorang untuk dapat mempelajari, memahami beberapa tugas atau pekerjaan. 

JENIS BAKAT KERJA :

• G : Intelegensi
• V : Bakat Verbal
• N : Bakat Numerik
• S : Bakat Pandang Ruang
• P : Bakat Pencerapan Bentuk
• Q : Bakat Ketelitian
• K : Koordinasi Motorik
• F : Kecekatan Jari
• M : Kecekatan Tangan
• E : Koordinasi Mata-Tangan-Kaki
• C : Kemampuan membedakan warna

TEMPERAMEN :

• Temperamen kerja merupakan syarat kemampuan penyesuaian diri yang harus dipenuhi sesuai dengan sifat pekerjaan. 

JENIS TEMPERAMEN KERJA :

• D (DCP) : Directing-Control-Planning
• F (FIF) : Feeling-Idea-Fact
• I (INFLU) : Influencing
• J (SJC) : Sensory & Judgmental Criteria
• M (MVC) : Measurable and Verifiable Criteria
• P (DEPL) : Dealing with People
• R (REPCON) : Repetitive and Continuous
• S (PUS) : Performing under Stress
• T (STS) : Set of Limits, Tolerance and Other Standards
• V (VARCH) : Variety and Changing Conditions

Kode	Penjelasan	Illustrasi
D	Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan	Jabatan yang mencakup kegiatan berunding, mengorganisir, memimpin, mengawasi, merumuskan atau mengambil keputusan akhir
F	Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan (Feeling), Gagasan (Idea), atau fakta (Fact) dari sudut pandangan pribadi	Jabatan yang menuntut kreativitas, pengungkapan diri atau imajinasi
I	Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan mempengaruhi orang laing terkait pendapat, sikap atau pertimbangan mengenai gagasan	Jabatan dimana pemangkunya melakukan pemberian motivasi, meyakinkan orang lain atau berunding
J	Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan pembuatan kesimpulan, penilaian atau pembuatan keputusan berdasarkan kriteria rangsangan indera atau pertimbangan pribadi	Jabatan-jabatan yang pelaksanaannya melibatkan penginderaan (rangsangan) dari satu atau beberapa indera manusia.
M	Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan atau pembuatan keputusan berdasar kriteria yang dapat diukur atau diuji	Jabatan-jabatan yang melaksanakan tugas-tugas terkait dengan evaluasi data, nilai, angka-angka .
P	Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerimaan dan pemberian instruksi	Jabatan-jabatan yang menuntut hubungan dengan orang lain dalam situasi komunikasi yang intens/mendalam
R	Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara terus-menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan tertentu	Jabatan-jabatan yang tugas-tugasnya dilaksanakan secara rutin yang tidak memberikan variasi atau kesempatan untuk membuat pertimbangan pribadi
S	Kemampuan menyesuaikan diri untuk bekerja dengan ketegangan jiwa tanpa kehilangan ketenangan walaupun jika berhadapan dengan keadaan darurat kritis, tidak biasa atau bahaya.	Jabatan-jabatan yang mengandung bahaya atau resiko sampai ke tingkat yang berarti, ketegangan jiwa, atau membutuhkan konsentrasi intens secara terus menerus
T	Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut batas-batas/indikator/kriteria, toleransi atau standar-standar tertentu	Jabatan-jabatan yang memiliki tugas/pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan tepat, cermat, terperinci atau dengan sangat teliti dalam penggunaan bahan, pekerjaan terkait dengan angka, penyiapan catatan atau inspeksi
V	Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas yang sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya, yang berbeda sifatnya tanpa kehilangan efisiensi atau ketenangan diri	Jabatan-jabatan yang memiliki tugas-tugas yang beragam/ berbeda baik secara teknologi, prosedur, lingkungan kerja, atau syarat mental/fisik dalam pelaksanaannya.

	Pilihan untuk melakukan
Realistik	Aktifitas-aktifitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin
Investigatif	Aktifitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah
Artistik	Aktifitas yang sifatnya ambigu, kreatif, bebas dan tidak sistematis dalam proses penciptaan produk/karya bernilai seni
Sosial	Aktifitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain
Kewirausahaan	Aktifitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi
Konvensional	Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.

UPAYA FISIK :

• Upaya fisik merupakan penggunaan organ fisik meliputi seluruh bagian anggota tubuh dalam pelaksanaan tugas jabatan.
• Contoh upaya fisik pada operator komputer antara lain :
  - Duduk
  - Melihat
  - Bekerja dengan jari

JENIS UPAYA FISIK :

• Berdiri
• Berjalan
• Duduk
• Mengangkat
• Membawa
• Mendorong
• Menarik
• Memanjat
• Menyimpan imbangan/mengatur imbangan
• Menunduk
• Berlutut
• Membungkuk
• Merangkak
• —Menjangkau
• Memegang
• Bekerja dengan jari
• Meraba
• Berbicara
• Mendengar
• Melihat
• Ketajaman jarak jauh 
• Ketajaman jarak dekat
• Pengamatan secara mendalam
• Penyesuaian lensa mata
• Melihat berbagai warna
• Luas

KONDISI FISIK :

• Adalah persyaratan spesifik dari pekerjaan yang terkait dengan kondisi fisik pegawai.
• Sedapat mungkin penentuan kondisi fisik didasarkan pada penelitian empirik, karena persyaratan fisik yang tidak relevan/sesuai dapat mengarah pada diskriminasi pegawai.
• Kondisi fisik meliputi:
  - Jenis Kelamin
  - Umur tertentu yang disyaratkan
  - Tinggi badan tertentu
  - Berat badan tertentu
  - Postur tubuh
  - Penampilan

FUNGSI PEKERJA :

FORMULA PENULISAN URAIAN TUGAS

• TINDAK KERJA (W) + OBYEK KERJA TEKNIS OPERASIONAL (H) + berdasarkan / sesuai dengan … sebagai / agar / untuk … (W)
• LINGKUP URAIAN TUGAS JABATAN STRUKTURAL : “POAC” + TUGAS TEKNIS (sesuai Tusi) + TUGAS LAIN
• LINGKUP URAIAN TUGAS JABATAN FUNGSIONAL : TUGAS TEKNIS (sesuai TuSi atasan langsungnya) + MEMBUAT LAPORAN + TUGAS LAIN

Sekian artikel tentang Contoh Format Penyusunan Laporan Analisa Jabatan Yang Benar.

Daftar Pustaka

• Workshop Analisa Jabatan. Direktorat Standarisasi dan Kompetensi Jabatan. Deputi Bidang Pengemangan Kepegawaian. Badan Kepegawaian Negara. 2012.