Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Metode Wawancara Analisis Jabatan dan Contoh Pertanyaan

Metode Wawancara Analisis Jabatan dan Contoh Pertanyaan - Penggunaan wawancara dalam setting Psikologi Industri dan Organisasi (PIO) ini biasanya dilakukan pada saat (a) Seleksi dan penempatan; (b) Job Analysis; (c) Coaching, (d) Performance appraisal, diperlukan dalam rangka perusahaan akan melakukan promosi, mutasi atau demosi terhadap karyawannya; dan juga saat proses (e) Exit interview, saat karyawan sudah tidak bekerja lagi, terkadang dibutuhkan wawancara dengan karyawan itu.

Metode Wawancara Analisis Jabatan dan Contoh Pertanyaan_
image source: www.clipartpanda.com

Berikut adalah contoh Panduan Kerja untuk kegiatan wawancara Analisis Jabatan yang pernah dilakukan untuk organisasi Kementerian Tenaga Kerja beberapa waktu lalu.

PANDUAN KERJA ASSOSIATE

KEGIATAN ANALISA JABATAN & EVALUASI JABATAN 
DI SEKRETARIAT JENDERAL DEPNAKERTRANS

NAMA KEGIATAN


Konsultansi Analisa Jabatan dan Evaluasi Jabatan di lingkungan Sekretaria Jenderal Depnakertrans RI.

TUJUAN KEGIATAN

Pada dasarnya program Konsultansi ini bertujuan sebagai berikut :
  1. Menyusun suatu Uraian Jabatan dan Persyaratan Jabatan (Job Des. & Job Spec.) yang ”up to date” / sesuai dengan kondisi terahir dari jabatan yang ada saat ini.
  2. Menghitung Job Score yang sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerja yang ada. 
  3. Menyempurnakan Job Structure Organisasi Depnakertrans RI.

PELAKSANAAN KEGIATAN

Jangka Waktu
  • 8 Minggu efektif, 
  • 13 April s/d 13 Juni 2009 
Lokasi Kegiatan
  • Kantor Depnakertrans, Jl Taman Makam Pahlawan Kalibata, Jak-Sel 
  • Kantor Depnakertrans, Jl Gatot Subroto, Kuningan Jak-Sel 
  • Pusdiklat Nakertrans, Jl Pusdiklat Kp. Makasar, Jak-Tim 
  • Pusat K3 Naker, Jl Yos Sudarso, Jak-Utara 
Sekretariat Kegiatan
  • Kantor PPSDM Consultant. 

RUANG LINGKUP KEGIATAN ASSOSIATE
  1. Diluar pertemuan sosialisasi tanggal 6 – 8 April 2009, Assosiate wajib mengikuti Workshop Teknis pelaksanaan dan penyegaran konsep JA JE, yang akan diselenggarakan sekitar tanggal 8 April 2009. 
  2. Mempelajari seluruh konsep dan teknis pelaksanaan yang berkaitan dengan pemenuhan standar kwalitas hasil Analisa Jabatan. 
  3. Menguasai Teknis pengambilan data berupa kegiatan wawancara Analisa Jabatan dan observasi lapangan (bila diperlukan) 
  4. Merencanakan dengan cermat, kegiatan pengambilan data dengan menghubungi pejabat nara sumber, untuk membuat janji wawancara atau observasi. 
  5. Membangun pola hubungan dan komunikasi yang efektif dan profesional dengan para pejabat yang di wawancarai. 
  6. Melaksanakan kegiatan Wawancara dan Obeservasi sesuai dengan Daftar Pertanyaan/Bentuk Laporan Uraian Jabatan dan Petunjuk Teknis yang diberikan. Dikerjakan secara cermat dan Profesional sehingga memberikan hasil yang optimal. 
  7. Dalam proses pengambilan data, berlaku ukuran ukuran teknis sebagai berikut :
    - Satu Job Title, data dan informasinya di ambil paling tidak dari 2 pejabat yaitu : (1) Pemangku Jabatan, dan (2) Atasan.
    - Lama waktu wawancara 1 (satu) job title diperkirakan 4 jam kerja.
    - Untuk mendapatkan seluruh informasi sampai dengan tersusunnya Draft Laporan Analisa Jabatan berupa Uraian Jabatan, sangat mungkin perlu melakukan dua kali pertemuan wawancara pada setiap nara sumber.
    - Assosiate WAJIB, melakukan konfirmasi tentang Draft Laporan JA, kepada para pejabat yang di wawancara, melakukan perbaikan perbaikan yang diperlukan sampai pada akhirnya para pejabat tersebut menerima dan menyetujui Draft Laporan JA yang ditandai dengan memberikan Tanda Tangan serta Nama jelas pada formulir persetujuan yang telah disediakan. 
  8. Menyerahkan seluruh berkas kerja, form persetujuan dan Draft Laporan JA kepada Sekretariat. 

HAK DAN KEWAJIBAN ASSOSIATE

Kewajiban Assosiate :
  1. Diperkirakan setiap Assosiate bertanggung jawab atas proses penyusunan JA untuk minimal 8 (Delapan) Job Title 
  2. Setiap Assosiate, diwajibkan menampilkan kemampuan terbaiknya untuk menyelesaikan seluruh tuntutan tugas yang ada 
  3. Setiap Assosiate, diwajibkan bertindak dan berperilaku profesional dalam bekerja, menyelesaikan permasalahan kerja yang ada dan memenuhi semua tuntutan pekerjaan yang telah ditetapkan. 
  4. Setiap Assosiate, diwajibkan mematuhi semua SOP (Standart Operating Procedur) yang telah ditetapkan. 
  5. Setiap Assosiate, diwajibkan menjaga kerahasiaan Data yang diperoleh dari dan selama proses kegiatan ini. 
  6. Setiap Assosiate, diwajibkan disiplin dan menepati jadwal kerja yang telah disepakati baik jadwal pertemuan wawancara dengan para pejabat maupun jadwal penyerahan laporan hasil JA. 
  7. Setiap Assosiate, diwajibkan memakai ID Card PPSDM Consultant, pada setiap melaksanakan tugas / wawancara. 

Hak Assosiate :
  1. Jasa dan honor untuk kegiatan ini, dihitung berdasarkan jumlah Job Title yang menjadi tanggung jawabnya dan telah diselesaikan dengan Baik. 
  2. Besaran Biaya jasa / Fee kegiatan yang diberikan, sudah termasuk di dalamnya biaya Transportasi dalam kota Jakarta. 
  3. Dalam melaksanakan tugas, pada setiap unit kerja yang dikunjungi akan diberikan Konsumsi, berupa makan siang dan snack. 
  4. Pembayaran Honor akan dilakukan secara segera dan maksimum 3 minggu setelah Laporan selesai dan seluruh berkas diserahkan ke Sekretariat.. 

LAPORAN URAIAN JABATAN
  1. Laporan Uraian Jabatan diserahkan oleh Assosiate dalam bentuk Soft copy dan Hard Copy yang sudah ditanda tangani pejabat serta atasan pejabat tersebut. 
  2. Laporan ditulis dalam format dan font (huruf dan besar huruf) yang sudah di contohkan. 
  3. Penyerahan laporan paling ahir pada tanggal 13 Juni 2009. 
  4. Assosiate diwajibkan mematuhi jadwal dan rencana kerja yang telah ditetapkan. 
  5. Dalam waktu yang hampir bersamaan juga akan dilaksanakan kegiatan yang sama pada salah satu Direktorat Jenderal yang ada di lingkungan Depnakertrans. Insya Allah Kegiatan akan dimulai pada awal Mei 2009 dan berakhir ahir Juli 2009 

PENUTUP

Hal hal yang belum jelas dan belum tercantum dalam Panduan Kerja ini, akan disampaikan menyusul dan dapat ditanyakan kepada sekretariat kegiatan. Semoga dapat dipahami dan dapat menjadi perhatian adanya.


Jakarta, 6 April 2009



Contoh Format Penulisan Uraian Jabatan


Untuk Format Penulisan Uraian Jabatan selengkapnya, Anda bisa mengunduhnya dalam bentuk file .doc di sini

PENJELASAN PENGISIAN SETIAP DIMENSI / ASPEK URAIAN JABATAN

A. IDENTITAS JABATAN / IDENTITAS PEJABAT

(Sudah cukup Jelas)

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
  • Dikotak atas, tulis nama jabatan atasan langsung ybs 
  • Pada kotak tengah tulis jabatan Ybs dan diberi cetak tebal atau arsiran 
  • Pada kotak tengah lainnya tulis nama jabatan yang selevel 
  • Pada kotak terbawah tulis nama nama jabatan bawahan 

C. TUJUAN / FUNGSI POKOK JABATAN
  • Permenaker nomor 5 dan nomor 38 tentang Tujuan / Fungsi Pokok dan Uraian Tugas / jabatan di lingkungan Sekjen Depnakertran, dapat dijadikan acuan untuk menuliskan Tugas / Fungsi Pokok. Namun perlu ditanyakan dan di dalami kembali apakah belum berubah/ ada tambahan/ pengurangan di kondisi saat ini. 
  • Dalami dan pahami tugas/fungsi pokok itu pada out put/keluaran/hasil jabatan ini. 
  • Dalami dan pahami konstelasi/hubungan kerja dalam satu struktur organisasi 

D. RINCIAN TUGAS UNTUK MENCAPAI FUNGSI POKOK
  • Tujuan / Fungsi Pokok tersebut, dalam kenyataan tugas sehari hari. Ditampilkan dalam bentuk beberapa Tugas Pokok, Tugas Tambahan (bila ada) dan Tugas Lain Lain (bila nyata nyata memang ada) 
  • Tugas Pokok dapat juga di lihat dari Permenaker nomor 5 dan nomor 38 tentang Tujuan / Fungsi Pokok dan Uraian Tugas / jabatan di lingkungan Sekjen Depnakertran 
  • Pada Umumnya, makin tinggi suatu jabatan, karena memiliki funsgi yang semakin luas dan strategik maka akan memiliki Tugas Pokok yang makin banyak, misalnya level Kabiro ada 9 Tupok, 5 Tubahan, 2 Tulain. Di level Kabag ada 7 Tupok, 3 Tubahan, 1 Taulain dan di level Kasubag ada 4 Tupok, 1 Tubahan, 0 Tulain 
  • Tugas Pokok adalah Seluruh rangkaian kegiatan yang di dalamnya mengandung RRAA (Role, Responsibility, Authority dan Autonomy) ditampilkan / dilaksanakan dan dikerjakan secara rutin (harian, mingguan, bulanan dst nya) yang secara nyata berhubungan dengan pencapaian kinerja dirinya maupun unit kerja, yang biasanya ditandai dengan adanya perintah / instruksi / catatan / disposisi dari atasan, tercantum dalam DIPA (Daftar Isian Proyek dan Anggaran) dsj nya. 
  • Tugas Tambahan adalah Seluruh rangkaian kegiatan yang acap kali tidak berkaitan dengan RRAA yang ada namun secara rutin (harian, mingguan, bulanan dst nya) dilaksanakan. Namun TIDAK secara nyata berhubungan dengan pencapaian kinerja diri dan unit kerjanya. 
  • Tugas Lain lain adalah Seluruh rangkaian kegiatan yang tidak berhubungan dengan RRAA nya dan tidak secara rutin di kerjakan, sehingga pada dasarnya tidak berhubungan langsung dengan pencapaian kinerja diri apa lagi unit kerjanya. Contoh umum misalnya : Sekali sekali diminta mengajar di Pusdiklat. Mewakili Atasan untuk menghadiri Rapat Pimpinan, dsjnya. 
  • Tahapan Pelaksanaan Tugas. Isilah dengan uraian perilaku kerja yang lebih detil untuk mejelaskan uraian tugas yang ada, baik itu untuk Tugas Pokok, Tugas Tambahan maupun Tugas Lain lain. Bila suatu uraian tugas sudah cukup jelas, maka tahapan Pelaksanaan Tugas tidak perlu di tuliskan. 
  • Wewenang adalah suatu rangkaian kegiatan atau perilaku yang menyangkut Hak, Kekhususan dan Keistimewaan seseorang berkaitan dengan jabatannya. Yang dapat digunakan atau tidak digunakan untuk memperlancar dan meningkatkan efektifitas kinerjanya. 
  • Indikator Prestasi adalah Ukuran ukuran yang menunjukan telah tercapainya suatu kesuksesan sehingga membuat dirinya maupun unit kerjanya menjadi lebih efektif. 
  • Berikut diberikan ”Kata Bantu” untuk mengawali suatu penulisan uraian jabatan berkaitan dengan tugas tugas atau pekerjaan yang menyangkut : 

E. HUBUNGAN KERJA

(Sudah cukup Jelas)

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN
  • Penerimaan Pengawasan (Bermakna Ybs diawasi). 
  • Pekerjaan yang diawasi (sudah cukup jelas). 
  • Pengawasan Oleh (diisi dengan nama jabatan dari pejabat yang mengawasi) 
  • Frekwensi Pengawasan (diisi dengan Harian, Mingguan, Bulanan, dstnya) 
  • Pemberian Pengawasan (Bermakna Ybs bertugas mengawasi)
    - Jabatan yang diawasi (diisi dengan nama nama jabatan yang diawasi)
    - Jumlah pejabat (diisi dengan angka jumlah)
    - Pekerjaan yang diawasi (diisi dengan uraian tugas atau pekerjaan yang diawasi)
    - Frekuensi Pengawasan (diisi dengan Harian, Mingguan, Bulanan, dstnya) 
  • Out put Administrasi (Bermakna Hasil Kerja berupa : Dokumen, File, Catatan, disposisi, Tulisan dan sejenisnya, Tulislah nama nama out put tadi) 
  • Keuangan (Pengisian Jumlah dan Untuk keperluan, sdh cukup jelas) 
  • Alat / Mesin / Bahan. Pengisian berdasarkan alat alat bantu kerja yang selama ini memang ada, bukan yang diharapkan ada untuk mengefektifkan kerja.
    - Tulis nama nama alat / Mesin / formulir atau bahan bahan kerja yang biasanya digunakan.
    - Tulis pada kolom akibat kesalahan, kondisi atau situasi kerja yang dirasakan bila alat, mesin dsjnya itu tidak ada atau tidak berfungsi dengan baik. bila
    - Tulis bahan bahan Alat Bantu Kerja, yang berkaitan dengan materi atau dokumen dokumen administrasi spt yang dicontohkan. 
  • Rahasia. Berkaitan dengan dokumen dokumen output kerja dan bahan dokumen penunjang / alat bantu kerja yang dipakai.
    - Jenis Kerahasiaan. Mulai dari Biasa, Confidential, Rahasia dan Sangat Rahasia. Dituliskan bersama Output Dokumennya
    - Akibat jika terjadi kebocoran, dituliskan dampak kebocoran terhadap situasi / kondisi kerja di unit kerja, Departemen atau Negara.
    - Bila Tugas tidak berkaitan dengan hal hal yang bersidat rahasia, tuliskan Tidak Ada 

G. LINGKUNGAN KERJA 

(Sudah cukup Jelas)

H. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

  1. Pendidikan Minimal : (Sudah cukup Jelas)
    Jurusan : (Sudah cukup Jelas) 
  2. Diklat Kedinasan Minimal : (Sudah cukup Jelas) 
  3. Pelatihan Ketrampilan & Pengetahuan Minimal : (Mis : Pelatihan K3, Pengadaan Barang, Bahasa Inggris, IT, Ekspor Impor dsjnya) 
  4. Pengalaman Penugasan pada jabatan tertentu : (Mis : Pernah menjabat di lingkungan Binawas, Binalatas dsBnya) 
  5. Persyaratan Fisik : (Sudah cukup Jelas) 
  6. Persyaratan Jenis Kelamin : (Sudah cukup Jelas) 
  7. Persyaratan Usia Minimal : (Sudah cukup Jelas)
    Maksimal : (Sudah cukup Jelas) 
  8. Persyaratan Kompetensi : (Sudah cukup Jelas) 


Posting Komentar untuk "Metode Wawancara Analisis Jabatan dan Contoh Pertanyaan"

Klik gambar berikut untuk mengunduh artikel ini:

Berlangganan via Email