Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Elemen-Elemen Analisa Jabatan Menurut Para Ahli

Elemen-Elemen Analisa Jabatan Menurut Para Ahli - Pada artikel sebelumnya yaitu Pengertian, Manfaat, dan Tujuan Analisis Jabatan, telah dibahas beberapa hal mendasar tentang analisa jabatan yang meliputi pengertian analisa jabatan, luaran analisa jabatan, manfaat analisa jabatan bagi aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya manusia lainnya, serta permasalahan yang biasa ditemukan dalam proses pelaksanaan analisa jabatan.

Pada artikel kali ini akan dibahas secara mendalam tentang elemen-elemen analisa jabatan yang meliputi; (1) aktivitas kerja (work activity), (2) kompetensi, yang terdiri dari pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan serta karakteristik lainnya (knowledge, skill and ability) yang harus dimiliki oleh seorang karyawan dengan jabatan tertentu untuk dapat menghasilkan kinerja unggul, (3) standar kinerja (level of job performance), serta (4) karakteristik tempat kerja (workplace characteristics). Pada dasarnya elemen-elemen ini merupakan informasi penting yang harus ada di dalam setiap deskripsi jabatan.

Elemen-Elemen Analisa Jabatan Menurut Para Ahli_
image source: en.blog.zyncro.com

Aktivitas Kerja (Work Activity)

Proses analisa jabatan pada umumnya di awali dengan gambaran tentang fungsi utama dari sebuah jabatan. Fungsi utama sebuah jabatan merupakan seluruh aktivitas penting yang harus dilakukan oleh petahana suatu jabatan. Aktivitas-aktivitas ini merupakan alasan mengapa suatu jabatan perlu ada di dalam sebuah perusahaan.

Permasalahan utama yang sering dihadapi dalam menganalisa aktivitas kerja suatu jabatan adalah menentukan tingkat di mana aktivitas tersebut dapat digambarkan, atau dengan kata lain menentukan elemen jabatan (job elements). Menurut Cascio (1987) elemen jabatan merupakan unit terkecil di mana pekerjaan dapat dibagi tanpa menganalisis secara terpisah gerakan-gerakan, pergerakan, dan proses mental yang menjadi bagian dari jabatan tersebut. (Prien, Goodstein, Goodstein & Gamble, Jr.,2009).

Pendekatan yang juga dapat digunakan dalam menganalisa aktivitas kerja adalah analisa jabatan fungsional (functional job analysis) yang dikemukakan oleh Fine (1989) dan Fine & Cronshaw, (1999 dalam Prien, Goodstein, Goodstein & Gamble, Jr.,2009). Dalam pendekatan ini suatu jabatan dapat dispesifikasi menjadi; (1) sebuah kata kerja (action verb) yang menggambarkan bagaimana suatu pekerjaan dalam sebuah jabatan, (2) hasil atau luaran dari pekerjaan yang dilakukan, (3) perlengkapan atau peralatan kerja yang digunakan, serta (4) kewenangan untuk mengambil keputusan terkait dengan pekerjaan.

Ada dua aspek penting yang harus diperhatikan pada saat seorang analis jabatan melakukan pengumpulan informasi tentang aktivitas kerja, maupun pada saat menuliskannya menjadi deskripsi jabatan. Kedua aspek tersebut adalah frekuensi dan tingkat kepentingan. Analis jabatan harus dapat menentukan aktivitas-aktivitas yang sering dikerjakan oleh suatu jabatan dan aktivitas yang jarang dilakukan namun memiliki kontribusi yang signifikan terhadap kerberhasilan kinerja suatu jabatan. Aktivitas kerja yang jarang dilakukan namun memiliki kontribusi signifikan terhadap keberhasilan kinerja suatu jabatan harus dituliskan juga dalam deskripsi jabatan.

Kompetensi (Knowledge, Skill, dan Ability)

Kejelasan gambaran mengenai kompetensi yang dibutuhkan untuk dapat mengerjakan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik, merupakan suatu aspek kritis yang menentukan baik atau tidaknya deskripsi jabatan. Gambaran kompetensi ini akan dibutuhkan dalam rekruitmen dan seleksi, orientasi, pelatihan dan pengembangan, manajemen karir, penentuan imbal jasa dan lain sebagainya.

Kompetensi merupakan pengetahuan, ketrampilan, kemampuan dan karakteristik lainnya yang diperlukan oleh seseorang agar dapat meyelesaikan tugas-tugas dalam jabatannya dengan baik dan menghasilkan kinerja yang unggul. (Dessler, 2014). Berikut ini akan dijelaskan masing-masing elemen dari kompetensi.

Pengetahuan

Pengetahuan merupakan informasi-informasi yang bersifat faktual dan prosedural, terorganisir dan sitematis mengenai suatu obyek atau fenomena tertentu, yang apabila diaplikasikan dalam suatu pekerjaan dapat menyebabkan munculnya kinerja yang unggul. Pengetahuan biasanya tidak ditampilkan dalam aktivitas kerja namun mendasari aktivitas tersebut. Pengetahuan biasanya tercermin melalui latar belakang pendidikan, pelatihan maupun tes tertentu yang pernah diikuti oleh seseorang.

Contoh :
  • Untuk dapat dapat mendesain sebuah program training yang efektif seorang learning & development specialist di sebuah perusahaan paling tidak harus memiliki pengetahuan tentang Manajemen SDM Strategis, Psikologi Belajar, serta Pelatihan dan Pengembangan.
  • Untuk dapat menyusun rencana pemasaran bagi suatu produk, seorang product brand manager paling tidak harus memiliki pengetahuan tentang Manajemen Pemasaran, Perilaku Konsumen dan pengetahuan tentang produk itu sendiri (Product Knowledge).

Tentukan ketrampilan apa yang harus dimiliki oleh jabatan-jabatan berikut ini:
  • HSE Specialist di sebuah perusahaan manufacturing produsen cat dan bahan kimia 
  • Kepala Perawat di sebuah RSIA 
  • Kanit Serse di sebuah Polsek 

Ketrampilan

Ketrampilan merupakan kemampuan motorik untuk melakukan suatu aktivitas yang berkaitan dengan aspek verbal atau non-verbal terhadap orang lain, ide atau benda-benda tertentu. Serupa halnya dengan pengetahuan, ketrampilan seseorang dapat ditingkatkan melalui program intervensi yang tepat seperti pelatihan dan pengulangan. Berbeda dengan pengetahuan,ketrampilan seorang dapat diobservasi, sehingga lebih mudah untuk diukur dan dikembangkan.

Contoh :
  • Untuk dapat dapat mendesain sebuah program training yang efektif seorang learning & development specialist di sebuah perusahaan paling tidak harus memiliki keterampilan komunikasi, observasi dan wawancara, ketrampilan untuk menulis dan presentasi, dan ketrampilan untuk menggunakan Microsoft Office. 
  • Untuk dapat menyusun rencana pemasaran bagi suatu produk, seorang product brand manager paling tidak harus memiliki keterampilan untuk menggunakan Microsoft Office, keterampilan untuk komunikasi dan presentasi 

Tentukan ketrampilan apa yang harus dimiliki oleh jabatan-jabatan berikut ini:
  • HSE Specialist di sebuah perusahaan manufacturing produsen cat dan bahan kimia 
  • Kepala Perawat di sebuah RSIA 
  • Kanit Serse di sebuah Polsek 

Kemampuan
Kemampuan adalah kapasitas yang saat ini dimiliki oleh seseorang untuk menyelesaikan suatu tugas dengan menggunakan pengetahuan dan ketrampilan yang dimilikinya secara simultan. Seperti halnya pengetahuan, kemampuan merupakan elemen kompetensi yang sulit untuk diamati secara langsung. Meskipun demikian, keberadaannya dapat diketahui melalui aktivitas dan tindakan yang dilakukan oleh seseorang. Contoh kemampuan berpikir analitis, kemampuan menyelesaikan masalah, kemampuan berpikir kreatif, dan lain sebagainya.

Contoh :
  1. Untuk dapat dapat mendesain sebuah program training yang efektif seorang learning & development specialist di sebuah perusahaan paling tidak harus memiliki kemampuan untuk melakukan analisa kebutuhan pelatihan (di dalamnya termasuk kemampuan pemecahan masalah dan berpikir analitis), kemampuan memberikan pelatihan (di dalamnya termasuk ketrampilan komunikasi, ketrampilan mengelola dinamika kelompok, pengetahuan tentang pelatihan dan pengembangan, pengetahuan tentang proses pembelajaran orang dewasa (andragogi) dan lain sebagainya)
  2. Untuk dapat menyusun rencana pemasaran bagi suatu produk, seorang product brand manager paling tidak harus memiliki kemampuan untuk melakukan riset pemasaran (di dalamnya termasuk pengetahuan tentang tahapan riset pemasaran, pengetahuan tentang perilaku konsumen, kemampuan pemecahan masalah, kemampuan berpikir analisis, dan lain sebagainya).

Tentukan kemampuan apa yang harus dimiliki oleh jabatan-jabatan berikut ini:
  • HSE Specialist di sebuah perusahaan manufacturing produsen cat dan bahan kimia 
  • Kepala Perawat di sebuah RSIA 
  • Kanit Serse di sebuah Polsek 

Karakteristik lainnya
Selain pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang bersifat teknis, seorang karyawan juga membutuhkan karakteristik lain untuk dapat menyelesaikan tugas-tugas dari suatu jabatan dan menghasilkan kinerja unggul. Karakteristik tersebut bersifat personal maupun interpersonal, serta berada lebih menetap dalam diri seseorang. Mengingat karakteristik personal ini turut berperan penting dalam kesuksesan kinerja seseorang maka beberapa ahli diantaranya Prien, Goodstein, Goodstein & Gamble, Jr., (2009) menyarankan agar karakteristik personal dimasukkan ke dalam gambaran kompetensi maupun persyaratan jabatan.

Contoh :
  1. Untuk dapat menjadi seorang learning & development specialist yang baik seorang karyawan membutuhkan karakteristik personal conscientiousness (dapat diandalkan, bertanggung jawab, rapi, teratur dan teliti) 
  2. Untuk seorang product brand manager yang baik seorang karyawan membutuhkan karakteristik personal achievement oriented (berorientasi pada keberhasilan)

Tentukan karakteristik personal apa yang harus dimiliki oleh jabatan-jabatan berikut ini:
  • HSE Specialist di sebuah perusahaan manufacturing produsen cat dan bahan kimia 
  • Kepala Perawat di sebuah RSIA 
  • Kanit Serse di sebuah Polsek 

Contoh Karakteristik Personal :
  • Achievement Orientation : Concern for working well or for competing against a standard of excellence 
  • Interpersonal Understanding : Wanting to understand other people and the ability to hear accurately and understand the unspoken or partly expressed thoughts, feelings, and concern of others 
  • Developing Others: The ability to teach or to foster the development of one or several other people 
  • Dirrectiveness : Individual’s intent to make other people comply with his/her wishes 
  • Team work and cooperation : Genuine intention to work cooperatively with others, to be part of team, to work together as opposed to working separately or competitively 
  • Self Control : The ability to keep emotion under control and to restrain negative actions when tempted, when faced with opposition or hostility from others or when working under condition of stress 
  • Flexibility : The ability to adapt and work effectively with a variety of situation and others 
  • Self Confidence : Person belief in her/his own capability to accomplish a task includes person’s ability to deal with increasingly challenging circumstances in reaching decisions or forming opinions and in handling failures constructively 
  • Concern for Order, Quality and Accuracy : Underlying drive to reduce uncertainty in the surrounding environment 
  • Initiative : Preferences for taking action, doing more than is required or expected in the jobs which will improve or enhance job results and avoiding problems or directively monitoring people’s performance 
  • Customer Service Orientation : Desire to help or serve others, to meet their needs 
  • Impact & Influence : Intention to persuade, convince, influence, or impress other people in order to get them support agendas 
  • Analytical Thinking: Understanding a situation by breaking it apart into smaller pieces, or tracing the implication of situation in a step by step causal way. Analytical thinking includes organizing parts of problems or situation in a systematic way, making comparison between situations, understanding causal relationship and setting priorities 

Sumber : Spencer & Spencer (1993)

Kompetensi sesungguhnya tidak hanya dapat dimiliki oleh individu namun juga oleh tim dan organisasi/perusahaan. Melalui proses analisa jabatan, perusahaan dapat menentukan kompetensi apa yang dibutuhkan oleh suatu jabatan. Kompetensi yang tergambarkan dengan jelas akan memudahkan bagian SDM dalam menentukan desain rekruitmen dan seleksi yang efektif (metode dan prosesnya), desain orientasi yang efektif, dapat dijadikan sumber informasi dalam analisa kebutuhan training, dapat menjadi acuan dalam penilaian kinerja, evaluasi jabatan dan lain sebagainya. Komptensi seseorang tidak bersifat tetap (fixed). Ia dapat berkembang dengan intervensi-intervensi tertentu yang diberikan kepada karyawan.

Standar Kinerja (Level of Job Performance)

Setelah menentukan aktivitas kerja dan kompetensi yang dibutuhkan oleh suatu jabatan, seorang analis jabatan juga harus dapat menentukan ukuran standar kinerja dari jabatan tersebut. Parameter (indikator) yang jelas berkaitan dengan standar kinerja dibutuhkan dalam menilai suatu jabatan, menentukan keputusan promosi, dan dalam melakukan analisa kebutuhan pelatihan dan pengembangan). Contoh balance score card sampai penilaian indvidual.

Karakteristik Tempat Bekerja (Workplace Characteristics)

Tempat bekerja sangat berpengaruh terhadap kinerja karyawan. Karakteristik tempat kerja terdiri dari norma, iklim dan budaya perusahaan. Seringkali perusahaan harus berupaya untuk mencari karyawan yang tidak hanya “fit” dalam aspek kompetensi, namun juga “fit” atau mampu menyesuaikan diri dengan karakteristik tempat di mana Ia ditempatkan.

Contoh Laporan Analisa Jabatan

Job Title: Compensation & Benefits Specialist

Task
  • Ensure company compliance with government labor laws, including reporting requirements. 
  • Evaluate job positions, determining classification, exempt or non-exempt status, and salary. 
  • Plan, develop, evaluate, improve, and communicate methods and techniques for selecting, promoting, compensating, evaluating, and training workers. 
  • Prepare occupational classifications, job descriptions and salary scales. 
  • Provide advice on the resolution of classification and salary complaints. 
  • Advise managers and employees on state and federal employment regulations, collective agreements, benefit and compensation policies, personnel procedures and classification programs. 
  • Prepare reports, such as organization and flow charts, and career path reports, to summarize job analysis and evaluation and compensation analysis information. 
  • Perform multifactor data and cost analyses that may be used in areas such as support of collective bargaining agreements. 
  • Assess need for and develop job analysis instruments and materials. 
  • Observe, interview, and survey employees and conduct focus group meetings to collect job, organizational, and occupational information. 
Tools & Technology
  • Desktop calculator — 10-key calculators 
  • Laser fax machine — Laser facsimile machines 
  • Personal computers 
  • Photocopiers — Photocopying equipment 
  • Data base user interface and query software —Microsoft Access; O*NET OnLine *; Salary.com 
  • Document management software —Document management system software 
  • Enterprise resource planning ERP software —PeopleSoft Enterprise Human Capital Management; SAP ERP Human Capital Management; SAP software 

Knowledge
  • Personnel and Human Resources — Knowledge of principles and procedures for personnel recruitment, selection, training, compensation and benefits, labor relations and negotiation, and personnel information systems. 
  • English Language — Knowledge of the structure and content of the English language including the meaning and spelling of words, rules of composition, and grammar. 
  • Administration and Management — Knowledge of business and management principles involved in strategic planning, resource allocation, human resources modeling, leadership technique, production methods, and coordination of people and resources. 
  • Mathematics — Knowledge of arithmetic, algebra, geometry, calculus, statistics, and their applications. 
  • Law and Government — Knowledge of laws, legal codes, court procedures, precedents, government regulations, executive orders, agency rules, and the democratic political process. 
  • Customer and Personal Service — Knowledge of principles and processes for providing customer and personal services. This includes customer needs assessment, meeting quality standards for services, and evaluation of customer satisfaction. 

Abilities
  • Oral Comprehension - The ability to listen to and understand information and ideas presented through spoken words and sentences. 
  • Oral Expression - The ability to communicate information and ideas in speaking so others will understand. 
  • Written Comprehension - The ability to read and understand information and ideas presented in writing. 
  • Deductive Reasoning - The ability to apply general rules to specific problems to produce answers that make sense. 
  • Problem Sensitivity - The ability to tell when something is wrong or is likely to go wrong. It does not involve solving the problem, only recognizing there is a problem. 
  • Speech Clarity - The ability to speak clearly so others can understand you. 
  • Inductive Reasoning - The ability to combine pieces of information to form general rules or conclusions (includes finding a relationship among seemingly unrelated events). 
  • Information Ordering - The ability to arrange things or actions in a certain order or pattern according to a specific rule or set of rules (e.g., patterns of numbers, letters, words, pictures, mathematical operations). 
  • Speech Recognition - The ability to identify and understand the speech of another person. 
Skills
  • Active Listening — Giving full attention to what other people are saying, taking time to understand the points being made, asking questions as appropriate, and not interrupting at inappropriate times. 
  • Critical Thinking — Using logic and reasoning to identify the strengths and weaknesses of alternative solutions, conclusions or approaches to problems. 
  • Reading Comprehension — Understanding written sentences and paragraphs in work related documents. 
  • Speaking — Talking to others to convey information effectively. 
  • Complex Problem Solving — Identifying complex problems and reviewing related information to develop and evaluate options and implement solutions. 
  • Systems Analysis — Determining how a system should work and how changes in conditions, operations, and the environment will affect outcomes. 
  • Writing — Communicating effectively in writing as appropriate for the needs of the audience. 
  • Active Learning — Understanding the implications of new information for both current and future problem-solving and decision-making. 
  • Judgment and Decision Making — Considering the relative costs and benefits of potential actions to choose the most appropriate one. 
  • Monitoring — Monitoring/Assessing performance of yourself, other individuals, or organizations to make improvements or take corrective action. 

Work Activities
  • Getting Information — Observing, receiving, and otherwise obtaining information from all relevant sources. 
  • Analyzing Data or Information — Identifying the underlying principles, reasons, or facts of information by breaking down information or data into separate parts. 
  • Communicating with Supervisors, Peers, or Subordinates — Providing information to supervisors, co-workers, and subordinates by telephone, in written form, e-mail, or in person. 
  • Interacting With Computers — Using computers and computer systems (including hardware and software) to program, write software, set up functions, enter data, or process information. 
  • Evaluating Information to Determine Compliance with Standards — Using relevant information and individual judgment to determine whether events or processes comply with laws, regulations, or standards. 
  • Processing Information — Compiling, coding, categorizing, calculating, tabulating, auditing, or verifying information or data. 
  • Establishing and Maintaining Interpersonal Relationships — Developing constructive and cooperative working relationships with others, and maintaining them over time. 
  • Making Decisions and Solving Problems — Analyzing information and evaluating results to choose the best solution and solve problems. 
  • Updating and Using Relevant Knowledge — Keeping up-to-date technically and applying new knowledge to your job. 
  • Organizing, Planning, and Prioritizing Work — Developing specific goals and plans to prioritize, organize, and accomplish your work. 
Work Context
  • Electronic Mail — 100% responded “Every day.” 
  • Telephone — 90% responded “Every day.” 
  • Indoors, Environmentally Controlled — 95% responded “Every day.” 
  • Spend Time Sitting — 80% responded “Continually or almost continually.” 
  • Face-to-Face Discussions — 70% responded “Every day.” 
  • Structured versus Unstructured Work — 50% responded “A lot of freedom.” 
  • Contact With Others — 45% responded “Constant contact with others.” 
  • Freedom to Make Decisions — 60% responded “Some freedom.” 
  • Duration of Typical Work Week — 60% responded “More than 40 hours.” 
  • Frequency of Decision Making — 45% responded “Every day.” 
Sumber : O*net Online (http://www.onetonline.org/link/summary/13-1141.00)

Kesimpulan

Elemen-elemen analisa jabatan terdiri dari; (1) aktivitas kerja (work activity), (2) kompetensi, yang terdiri dari pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan serta karakteristik lainnya (knowledge, skill and ability) yang harus dimiliki oleh seorang karyawan dengan jabatan tertentu untuk dapat menghasilkan kinerja unggul, (3) standar kinerja (level of job performance), serta (4) karakteristik tempat kerja (workplace characteristics).


Posting Komentar untuk "Elemen-Elemen Analisa Jabatan Menurut Para Ahli"

Klik gambar berikut untuk mengunduh artikel ini:

Berlangganan via Email