Pengertian, Manfaat, dan Tujuan Analisis Jabatan Menurut Para Ahli

Untuk dapat menjadi sumber daya yang kompeten manusia perlu dikelola agar terorganisasi dengan baik sehingga mampu mencapai tujuan strategis perusahaan. Aktivitas pengelolaan sumber daya manusia atau yang lebih dikenal dengan sebutan manajemen sumber daya manusia, merupakan kebijakan-kebijakan dan aktivitas-aktivitas pengelolaan aspek “manusia” atau “sumber daya manusia” dalam suatu organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan. Kebijakan dan aktivitas-aktivitas tersebut meliputi perencanaan dan pengadaan SDM, pelatihan dan pengembangan SDM, penilaian kinerja dan balas jasa, manajemen karir, pengelolaan hubungan industrial dan pengelolaan sistem kesehatan dan keselamatan kerja (Dessler, 2014).

Gambar 1.1 Human Resource Management Process Sumber : Robbins dan Coulter (2009)

Seluruh kebijakan dan aktivitas dalam manajemen sumber daya manusia saling berkaitan satu sama lain, di mana ketidak efektifan dalam pengelolaan satu aktivitas akan mengakibatkan timbulnya dampak negatif pada aktivitas yang lain. Luaran dari kebijakan-kebijakan dan aktivitas-aktivitas ini adalah kompetensi dan perilaku karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan strategisnya, serta terciptanya sistem kerja yang mendukung timbulnya budaya kinerja unggul (high performance working culture) (Dessler, 2014)

Manajemen SDM di suatu perusahaan selalu diawali dengan aktivitas perencanaan dan pengadaan SDM. Di dalam aktivitas perencanaan dan pengadaan SDM terdapat suatu sub-aktivitas yang disebut analisa jabatan. Meskipun hanya merupakan sebuah sub-aktivitas yang seolah-olah terlihat kecil, analisa jabatan memiliki peran yang sangat penting bagi manajemen SDM secara khusus dan juga bagi perusahaan secara umum. Prein, Goodstein, Goodstein dan Gamble, Jr. (2009) menyebutkan bahwa analisa jabatan yang efektif merupakan dasar dari seluruh aktivitas manajemen SDM lainnya. Tanpa adanya analisa jabatan yang efektif perusahaan tidak akan dapat melakukan seleksi karyawan dengan baik. Tidak hanya itu, perusahaan juga akan menemukan kesulitan dalam melakukan penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan karyawan, serta dalam menentukan imbal jasa yang tepat bagi jabatan tertentu di dalam suatu perusahaan.

Apa yang dimaksud dengan analisa jabatan? Luaran apa yang dihasilkan oleh aktivitas analisa jabatan? Apa manfaat analisa jabatan bagi perusahaan? Bagaimana kaitan antara analisa jabatan dengan aktivitas-aktivitas manajemen SDM lainnya? Paparan pada bagian-bagian selajutnya akan menjawab beberapa pertanyaan tersebut.

Pengertian Analisa Jabatan

Untuk memahami pentingnya analisa jabatan, harus dipahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan analisa jabatan. Berikut ini beberapa pengertian dari analisa jabatan:


Menurut Harvei (1991) (dalam Prein, Goodstein, Goodstein dan Gamble, Jr., 2009) :

Analisa jabatan adalah proses pengumpulan data mengenai:

• Perilaku jabatan yang meliputi tugas-tugas dalam pekerjaan dan prosedur kerja.
• Perilaku dan sikap yang diinginkan dalam bekerja oleh suatu jabatan seperti mengambil keputusan, membuat perencanaan, melakukan pengawasan, mengevaluasi hasil kerja, ataupun mendengarkan dan menindaklanjuti keluhan pelanggan, dan lain sebagainya.
• Perilaku yang dibutuhkan dalam berinteraksi dengan mesin-mesin dan peralatan yang dibutuhkan dalam bekerja 
• Metode evaluasi kinerja seperti produktifitas dan tingkat kesalahan karyawan
• Konteks pekerjaan (job context) yang meliputi kondisi fisik serta psikologis lingkungan kerja 
• Spesifikasi jabatan yang meliputi ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan yang harus dimiliki oleh seseorang yang menduduki suatu jabatan. 

Luaran dari Analisa Jabatan

Proses analisa jabatan menghasilkan luaran berupa deksripsi jabatan. Deskripsi jabatan merupakan dokumen yang berisi informasi tentang aktivitas kerja (tugas-tugas) yang harus diselesaikan oleh suatu jabatan, perilaku spesifik yang diharapkan dari suatu jabatan, mesin, peralatan, alat bantu yang digunakan, bahan/ material yang diproses, standar kinerja (baik secara kualitas & kuantitas), konteks pekerjaan (kondisi fisik, jadwal kerja, posisi dalam organisasi serta konteks sosial) serta persyaratan SDM (kompetensi) yang dibutuhkan untuk menduduki suatu jabatan (Dessler, 2014). Tanpa adanya analisa jabatan akan sulit bagi siapapun untuk menghadirkan penjelasan yang tepat mengenai sebuah pekerjaan dan spesifikasi karyawan yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.

Gambar 1.2. Luaran Proses Analisa Jabatan

Gambar 1.3 Contoh Dokumen Deskripsi Jabatan Sumber : Dessler (2014)

Penggunaan Informasi Analisa Jabatan

Informasi-informasi yang didapatkan dalam proses analisa jabatan (deskipsi jabatan dan spesifikasi jabatan) akan digunakan dalam berbagai aktivitas pengelolaan SDM lainnya di suatu perusahaan, yaitu misalnya dalam rekruitmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, dan dalam menentukan imbal jasa yang tepat bagi suatu jabatan di dalam perusahaan.

Rekruitmen
Informasi tentang tugas-tugas pokok suatu jabatan, konteks pekerjaan dan spesifikasi jabatan yang menjelasan tentang kompetensi (ketrampilan, pengetahuan, kemampuan serta karakteristik lainnya) yang harus dimiliki oleh karyawan pada suatu jabatan akan sangat membantu bidang SDM dalam menentukan kriteria karyawan yang akan direkrut. Informasi ini juga membantu bidang SDM dalam menetukan metode rekruitmen yang paling tepat, sehingga proses rekruitmen dapat berlangsung dengan efektif dan efisien.

Seleksi
Selain untuk keperluan rekruitmen, informasi tentang tugas-tugas pokok suatu jabatan, konteks pekerjaan dan spesifikasi jabatan juga dapat digunakan oleh bidang SDM untuk merancang desain seleksi yang paling tepat. Desain tersebut meliputi metode seleksi maupun tahapan-tahapan seleksi yang harus dilalui oleh seorang calon karyawan. Dengan adanya informasi yang akurat serta desain yang tepat proses seleksi dapat berlangsung dengan efektif dan efisien serta meminimalisir potensi terjadinya tindakan diskriminatif yang dilakukan oleh perusahaan kepada kandidat pelamar.

Orientasi, Pelatihan dan Pengembangan
Informasi tentang tugas-tugas pokok suatu jabatan, konteks pekerjaan dan spesifikasi jabatan serta standar kinerja yang diharapkan dari suatu jabatan akan sangat dibutuhkan oleh bidang SDM dalam merancang desain program orientasi bagi karyawan baru maupun karyawan lama yang membutuhkan re-orientasi. Selain itu, informasi-informasi tersebut juga dibutuhkan dalam menganalisa kebutuhan pelatihan dan pengembangan dan dalam melakukan evaluasi terhadap program-program yang telah dilaksanakan. Seringkali terjadi, program orientasi, training dan pengembangan tidak berjalan dengan efektif sehingga hasilnya tidak berdampak pada peningkatan kompetensi dan kinerja karyawan. Salah satu dari sekian banyak penyebab dari permasalahan ini adalah adanya ketidak jelasan dari kompetensi apa yang ingin dikembangkan atau dicapai ketiga program tersebut dan ketidak sesuaian antara desain program dan evaluasinya dengan kompetensi tersebut.

Penilaian Kinerja
Informasi tentang tugas-tugas pokok suatu jabatan, konteks pekerjaan dan spesifikasi jabatan serta standar kinerja suatu jabatan, dibutuhkan oleh bidang SDM dalam menentukan metode dan desain format penilaian kinerja yang tepat. Adanya deskripsi jabatan yang akurat dapat membantu memastikan terciptanya metode dan desain format penilaian kerja yang tepat, efektif dan efisien sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan strategisnya.

Manajemen Karir
Informasi tentang tugas-tugas pokok suatu jabatan, konteks pekerjaan dan spesifikasi jabatan serta standar kinerja suatu jabatan, juga dibutuhkan oleh bidang SDM sebagai informasi tambahan dalam mengambil keputusan untuk melakukan promosi, rotasi, pengayaan maupun demosi bagi karyawan. Hal ini tentunya sangat penting bagi perusahaan untuk dapat memastikan dilaksanakannya konsep “the right man on the right place, in the right time and budget”.

Manajemen Imbal Jasa
Untuk dapat mendesain sistem imbal jasa yang strategis, perusahaan perlu melakukan evaluasi jabatan. Evaluasi jabatan adalah proses membandingkan satu jabatan dengan jabatan-jabatan lainnya di dalam suatu perusahaan berdasarkan kriteria tertentu yang disebut sebagai compensable factor. Untuk dapat menentukan compensable factor membutuhkan informasi yang akuran mengenai tugas pokok, spesifikasi jabatan serta standar kinerja suatu jabatan. Nilai jabatan inilah yang kemudian dijadikan sebagai acuan dalam menentukan besaran imbal jasa yang akan diterima oleh seorang karyawan pada jabatan tertentu.

Manajemen Organisasi dan Perencanaan
Setiap organisasi tidak akan dapat melepaskan diri dari proses perubahan. Perubahan teknologi, perubahan pasar/konsumen, aturan pemerintah, kondisi sosial dan ekonomi, dan lain sebagainya, merupakan hal-hal di luar perusahaan yang dapat mendorong terjadi perubahan. Berbagai macam perubahan di lingkungan eksternal ini menuntut perusahaan dengan berbagai sistem, perangkat dan sumber daya yang ada di dalamnya termasuk karyawannya ikut berubah dan menyesuaikan diri. Ada kalanya perusahaan harus merubah struktur organisasinya, proses bisnis dan teknologinya, budaya kerjanya, dan lain sebagainya. Hal-hal tersebut pada akhirnya menuntut pula terjadinya perubahan kompetensi dan perilaku dari karyawan dan dengan sendirinya harus merubah deskripsi jabatan yang dimiliki oleh perusahaan. Hal ini karena deskripsi jabatan tersebut menjadi tidak lagi akurat dan harus diperbaiki. Pada saat itulah perusahaan membutuhkan dilakukannya analisa jabatan untuk menelaah dan memperbaiki deskripsi jabatan yang ada, yang mungkin tidak lagi sesuai dengan kondisi perusahaan.

Perlindungan Hukum
Informasi akurat di dalam deskripsi jabatan dapat membantu perusahaan untuk mencegah atau paling tidak mengurangi terjadinya permasalahan yang mungkin dihadapi oleh perusahaan, khususnya yang terkait dengan aspek hukum. Permasalahan tersebut misalnya perilaku diskriminatif dalam proses rekrutmen dan seleksi, penilaian kinerja, manajemen karir maupun dalam pengelolaan sistem imbal jasa.

Gambar 1.4 Pemanfaatan Hasil Analisa Jabatan dalam Aktivitas Manajemen Sumber Daya Manusia Sumber : Dessler, 2014

Permasalahan-Permasalahan dalam Analisa Jabatan

Berikut ini terdapat beberapa kutipan yang seringkali menjadi keluhan manajer lini terkait dengan proses analisa jabatan dan deskripsi jabatan:

• "Apaa… analisa jabatan?? Menghabiskan waktu saja…"
• "Buat apa repot-repot bikin deskripsi jabatan, anak buah saya tau kok apa yang mesti dikerjakan.."
• "Pekerjaan yang harus kami kerjakan berubah-ubah terus…, susah untuk menulis deskripsi jabatan…"
• "Deskripsi jabatan itu terlalu kaku…perusahaan ini membutuhkan karyawan yang fleksibel dan mampu bekerja apa saja…"

Terlepas dari adanya keluhan-keluhan tersebut, Prein, Goodstein, Goodstein dan Gamble, Jr. (2009) mengemukakan bahwa analisa jabatan yang efektif tetap diperlukan oleh setiap perusahaan dalam situasi dan kondisi apapun. Manajer yang tidak memiliki waktu untuk membantu bidang SDM dalam melakukan analisa jabatan pada akhirnya akan menemui kesulitan pada saat harus melakukan rekruitmen dan seleksi ketika ada karyawan kunci di perusahaan tersebut yang pindah kerja ke perusahaan lain. Manajer tersebut juga bisa saja mengalami kesulitan jika pada suatu saat keputusannya untuk memberikan promosi kepada seorang karyawan dipertanyakan dasarnya oleh karyawan lainnya. Adanya deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan yang akurat membantu sang manajer untuk mengatasi dan mencegah terjadinya hal-hal tersebut.

Sementara itu untuk kasus pekerjaan yang berubah dengan cepat, adanya analisa jabatan justru membantu mereka untuk menentukan kompetensi yang dibutuhkan. Meskipun struktur organisasi maupun jabatan-jabatan yang ada di dalam perusahaan sering berubah, namun kewajiban perusahaan untuk melakukan rekruitmen dan pengembangan, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja dan memberikan imbal jasa kepada karyawan akan selalu ada. Dengan demikian kebutuhan perusahaan akan adanya informasi-infomasi yang terdapat di dalam deskripsi jabatan tidak akan pernah hilang.

Kesimpulan

• Setiap organisasi (perusahaan) tidak akan berhasil mencapai tujuan strategisnya tanpa didukung sumber daya manusia yang kompeten. 
• SDM perlu dikelola agar terorganisasi dengan baik sehingga mampu mencapai tujuan strategis perusahaan. 
• Aktivitas pengelolaan SDM merupakan kebijakan-kebijakan dan aktivitas-aktivitas pengelolaan aspek “manusia” atau “sumber daya manusia” dalam suatu organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan
• Kebijakan dan aktivitas-aktivitas SDM meliputi perencanaan dan pengadaan SDM, pelatihan dan pengembangan SDM, penilaian kinerja dan balas jasa, manajemen karir, pengelolaan hubungan industrial dan pengelolaan sistem kesehatan dan keselamatan kerja.
• Di dalam aktivitas perencanaan dan pengadaan SDM terdapat suatu sub-aktivitas yang memiliki peran penting dan dapat mempengaruhi efektifitas aktivitas-aktivitas SDM lainnya. 
• Analisa jabatan adalah prosedur yang dilakukan untuk menentukan tugas-tugas dari suatu jabatan, serta spesifikasi SDM yang tepat untuk mengisi jabatan tersebut.
• Analisa jabatan menghasilkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Informasi seputar jabatan yang ada dalam dokumen tersebut akan dimanfaatkan dalam rekruitmen dan seleksi, orientasi, pelatihan dan pengembangan, manajemen karir, manajemen organisasi dan ruang, perlindungan hukum. Analisa jabatan adalah prosedur sistematis yang dilakukan untuk mengumpulkan dan 

Studi Kasus

John bekerja di sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang Tour and Travel. Perusahaan tersebut mempekerjakan 60 (enam puluh) karyawan yang terbagi dalam 5 (lima) divisi. Dia sudah bekerja di perusahaan tersebut selama 6 (enam) bulan. Sebelumnya, dia bekerja di sebuah perusahaan penerbangan International yang sangat terkenal dengan jabatan sebagai "Reservation & Ticketing Supervisor". Tergiur oleh gaji yang tinggi, John tanpa pikir panjang langsung menerima tawaran untuk bekerja di perusahaan tersebut dengan jabatan sebagai "Sales Supervisor". Apa yang dialaminya kemudian membuat dia berada dalam kegundahan yang mendalam karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai nama jabatan dan apa yang dibicarakan pada waktu wawancara kerja. Selain itu ia merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya. Sampai sekarang dia tidak mengetahui secara pasti apa ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakannya, sehingga evaluasi kinerjanya menunjukkan hasil yang tidak menggembirakan. Setiap kali ia mempertanyakan uraian jabatan kepada atasannya, maka jawaban yang diterima adalah perusahaan tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena mengganggap bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang harus dikerjakan. Kondisi ini terasa sangat kontras dengan apa yang pernah dijalani oleh John di perusahaan sebelumnya, dimana segala sesuatu sudah dijabarkan secara tertulis dan sangat jelas ruang lingkup pekerjaannya. Karena merasa sangat sulit untuk menyesuaikan diri dengan kondisi tersebut maka John dengan berat hati akhirnya mengundurkan diri dari perusahaan setelah bekerja selama 7 (tujuh) bulan

Pengalaman John mungkin tidak asing bagi kita. Hal ini mungkin dianggap wajar mengingat bahwa di masa krisis seperti ini banyak perusahaan yang melakukan efisiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus, sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan seringkali tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Perdebatan tentang perlu tidaknya uraian jabatan, terutama pada perusahaan-perusahaan yang memerlukan akselerasi tinggi, semakin membuat pihak manajemen merasa bahwa uraian jabatan bukanlah hal yang perlu dipusingkan. Apalagi ditambah dengan fakta yang menunjukkan bahwa perusahaan masih tetap bisa survive meskipun tanpa uraian jabatan secara tertulis (formal).