10 Langkah Menuju Pelatihan Yang Efektif Menurut Ahli
Blog Psikologi - 10 Langkah Menuju Pelatihan Yang Efektif Menurut Ahli - Meskipun belum ada pendekatan perancangan pelatihan yang diterima secara universal, model perancangan yang dikembangkan oleh Industrial training board adalah model yang paling popular (Davis, 2005).
Model yang ditunjukkan di bawah ini adalah model yang telah diuji coba dalam praktik selama bertahun-tahun. Model ini juga merupakan penerapan dari teori pembelajaran yang telah diuji secara cermat di banyak tempat kerja.
Adapun kesepuluh langkah menunju pelatihan efektif sebagai model desain pelatihan adalah sebagai berikut:
Untuk memberi gambaran yang lebih jelas, berikut ini akan dijelaskan masing-masing tahapan secara singkat.
1. Tahap satu-mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
Mengidentifikasi kesenjangan, melakukan penelitian, menentukan prioritas.
Ini merupakan langkah pertama yang menjadi acuan langkah-langkah berikutnya. Kebutuhan pelatihan bisa muncul karena anda mendeteksi tuntutanyang akan dihadapi di masa depan. Kebutuhan pelatihan juga bisa datang dari masalah yang muncul saat ini karena ada sesuatu yang tidak beres dalam organisasi anda.
Pada kasus tertentu, untuk mengetahui penyebab suatu masalah anda tidak perlu melakukan penelitian. Misalnya saja, sebagai pelatih anda tahu kalau angka ketidakhadiran meningkat, jumlah produksi turun. Apakah masalah ini bisa diselesaikan dengan pelatihan ? proses semacam ini akan membantu anda mengidentifikasi apa yang sebenarnya terjadi dan apa yang seharusnya terjadi baik pada level organisasi, tim, maupun individu.
Anda tidak bisa langsung melompat mengambil kesimpulan bahwa masalah yang muncul bisa diselesaikan dengan pelatihan. Anda perlu menyelidiki terlebih dahulu. Dengan cara ini anda bisa memutuskan apakah masalah tersebut bisa diselesaikan dengan pelatihan atau dengan tindakan perbaikan. Sebagai contoh dalam kasus menurunnya jumlah produksi, mungkin anda bisa mengubah pola shift, memastikan pasokan material diterima tepat waktu, atau menyediakan bus antar jemput untuk karyawan.
Setelah ditentukan bahwa masalah anda adalah masalah pelatihan, selanjutnya anda memutuskan bidang kritis yang menjadi prioritas. Ketika mengidentifikasi prioritas, faktor yang dipertimbangkan adalah kemendesakan dan tingkat pentingnya. Apakah masalah tersebut mendesak, dan apabila tidak dibereskan segera akan berakibat fatal ? apakah masalah tersebut penting sehingga berdampak besar pada keseluruhan organisasi ? selain itu, faktor lain yang perlu dipertimbangkan untuk membantu membuat keputusan adalah struktural, legal, dan keuangan.
2. Tahap dua –mengklarifikasi sasaran pelatihan
Kriteria, perilaku yang diharapkan, dan peningkatan nyata
Dengan mengidentifikasi kesenjangan antara kinerja saat ini dan kinerja yang diharapkan atau diantisipasi,anda bisa menentukan sasara pelatihan yang akan diselenggarakan. Sasaran pelatihan adalah perilaku yang diharapkan dari para peserta. Untuk bisa mencapai perilaku ini, para peserta harus bisa menutup kesenjangan yang telah diidentifikasi pada tahap pertama.
Sasaran pelatihan anda harus menspesifikasi kemampuan peserta untuk melakukan pekerjaan tertentu, dengan tingkat kemampuan tertentu, pada kondisi tertentu.
Pelatihan yang efektif tidak berhenti di ruang kelas. Anda juga harus mampu menetapkan apa yang bisa mereka lakukan setelah kembali ke tempat kerja dan manfaat apa yang diperoleh organisasi dengan meningkatnya kinerja mereka.
3. Tahap tiga – mempertimbangkan peserta sasaran
Level keterampilan dan pengetahuan saat ini, motivasi, dan gaya belajar
Orang bukanlah mesin. Mereka tidak netral. Setiap peserta akan membawa tingkat keterampilan dan akumulasi pengalaman ke tempat pelatihan. Oleh karena itu, anda harus memahami populasi sasaran dan mengidentifikasi kesenjangan antara pengetahuan dan keterampilan yang mereka miliki saat ini dengan keterampilan dan pengetahuan yang diinginkan untuk dikuasai setelah pelatihan. Semakin tepat anda mengidentifikasi kesenjangan tersebut, semakin tepat pula rancangan pelatihan untuk menutup kesenjangan tersebut.
Orang bukan sekadar akumulasi keterampilan dan pengetahuan. Pengalaman pembelajaran mereka sebelumnya dan perlakuan yang diterima dalam organisasinya, memiliki dampak besar terhadap motivasi mengikuti pelatihan. Motivasi pada gilirannya akan berdampak pada seberapa cepat mereka mengakumulasi bahan pembelajaran baru.
Setiap orang dewasa memiliki gaya dan preferensi pembelajaran sendiri-sendiri. Pemahaman anda terhadap gaya pembelajaran mereka berdampak pada rancangan pelatihan yang anda kembangkan. Sebagai contoh, sekelompok insinyur yang memiliki praktis, tidak akan betah duduk berlama-lama mendengarkan pelatih menjelaskan latar belakang teori tanpa mencapai kesimpulan yang jelas.
4. Tahap empat – mengembangkan garis besar sesi pelatihan
Hirarkis, sekuensial, sasaran untuk memampukan
Setelah mengidentifikasi sasaransecara keseluruhan, selanjutnya anda harus menyusun rencana induk pelatihan. Sasaran keseluruhan dipecah menjadi komponen-komponen utama pelatihan. Masing-masing komponen, apabila dikombinasikan akan memungkinkan pelatih menunjukkan perilaku yang anda harapkan. Masing-masing komponen bisa diterjemahkan menjadi sesi atau tahapan dalam pelatihan.
Anda perlu mempertimbangkan susunan atau urutanyang paling efektif dari komponen-komponen tersebut sehingga materi yang disampaikan mudah dipahami dan dikuasai.metode yang umumdigunakan adalah dimulai dari keterampilan yang paling sederhana menuju ke yang lebih rumit. Dalam latihan bermain teknis, misalnya latihan ground strokes, diberikan sebelum cross-court,backhand drop-shot.
Metode lain adalah urutan secara mekanis.artinya, trainee atau pembelajar tidak bisa menguasi tingkat keterampilan diatasnya sebelum menguasai tingkat keterampilan di bawahnya. Inilah yang disebut sebagai urutan mekanis. Sebagai contoh, dalam olah raga voli, sebelum bisa main harus menguasai teknik memberi servis terlebih dahulu. Jika anda tidak menguasai keterampilan yang pertama, anda tidak bisa melakukan yang kedua.
Pada akhir pelatihan, anda bisa melihat pencapaian sasaran hierarkis. Apabila digambarkan, bentuknya seperti bagan organisasi. Setiap sesi pelatihan memiliki sasaran sendiri. Bangunan secara bertahap ini akan memungkinkan pelatih menampilkan kemampuan hasil keseluruhan sasaran pelatihan tersebut. (oleh karena itu, sasaran ini sering disebut sebagai sasaran yang memungkinkan / enabling objective).
Sekarang anda sudah bisa membuat konsep garis besar masing-masing sesi yang akan membentuk keseluruhan sesi pelatihan.
5. Tahap lima – memilih metode dan media
Pengaruh, metode, pertimbangan
Pada saat mendesain penyelenggaraan pelatihan, manajer pelatihan harus mempertimbangkan sejumlah faktor yang rumit. Media dan metode yang dipilih pada masing-masing sesi harus menyeimbangkan berbagai faktor tersebut. Untuk bisa mendapatkan keseimbangan yang tepat, harus dipertimbangkan diantaranya adalah keterampilan pelatih. Berikut ini model yang bisa dijadikan sebagai pengingat untuk mempertimbangkan berbagai faktor yang mempengaruhi efektivitas jalannya pelatihan.
Pada saat anda memilih rancangan, anda harus hidup di dunia nyata. Sebagai contoh, anda tidak bisa merancang pelatihan yang di dalamnya mencakup pertunjukan melalui film jika anda tidak memiliki proyektor, atau bahkan belum tersedia jaringan listrik di tempat pelatihan. Anda juga tidak bisa melakukan pelatihan dengan metode experiental learning dengan berbagai teori canggih seperti analisis transaksional apabila tidak tersedia instruktur yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai. Selain itu, metode pelatihan yang anda pilih juga harus bisa diterima oleh (sesuai dengan budaya) organisasi.
Pertimbangan
Banyak metode pelatihan yang bisa dimanfaatkan oleh pelatih pada saat menyelenggarakan pelatihan. Pada saat memilih metode mana yang akan digunakan, ada tiga faktor yang perlu dipertimbangkan :
6. Tahap enam – menyiapkan panduan bagi pimpinan
Rencana kelas, handouts, storyboards
Setelah mempertimbangkan berbagai metode yang bisa digunakan untuk mencapai sasaran pelatihan, anda siap menulis rencana tertulis secara rinci untuk pelatihan.
Anda mungkin sudah memiliki begitu banyak bahan yang ada di kepala. Penulisan rencana ini akan memungkinkan anda untuk melihat apakah urutannya efektif dan ekonomis. Menuliskan pemikiran anda mengenai rencana pelatihan juga penting untuk menyampaikan gagasan anda pada pelatih lain, membuat anda yakin bahwa mereka bisa memahami dan menyampaikannya dalam pelatihan secara efektif.
Perencanaan pelatihan ini dibuat dalam bentuk panduan bagi pemimpin pelatihan, yang pada akhirnya akan menjalankan pelatihan tersebut. Panduan bagi pemimpi pelatihan terdiri dari dokumen berikut ini yang paling berkaitan :
1. Rencana sesi
Setiap sesi harus dibuat perencanaannya sendiri, yang apabila digabungkan akan membentuk keseluruhan rencana pelatihan. Rencana sesi merupakan peta jalan yang paling penting yang memungkinkan semua pelatih mengetahui materi apa saja yang dicakup, dan bagaimana urutan penyampaiannya. Rencana ini harus dikembangkan sedemikian rupa sehingga setiap pelatih bisa memahami falsafah pelatihan tersebut dan tahu posisi masing-masing sesi dalam pencapaian sasaran pelatihan keseluruhan. Rencana sesi biasanya berisi panduan umum untuk pelatih. Dengan demikian, isinya tidak terlalu rinci, dan bukan merupakan skenario yang kaku. Isinya hanya poin-poin penting untuk pengajaran.
2. Handouts
Perencanaan sesi menunjukkan pada tahap yang mana suatu handouts harus digunakan / dikeluarkan. Umumnya, hanya ada dua jenis handouts, yaitu :
3. Storyboard
Pendekatan ini dipinjam dari dunia televisi dan periklanan. Pendekatan ini menggunakan kotak-kotak berisi alat bantu visual yang digunakan pada tahap penyampaian materi. Dengan memberikan ikhtisar visual akan memungkinkan pelatih memahami alat bantuvisual yang harus digunakan pada tahap tertentu. Dalam tahap perencanaan, pendekatan ini akan membantu anda membuat kaitan dan rancangan visual yang sesuai untuk memenuhi pesan pelatihan anda.
7. Tahap tujuh – uji coba
Uji coba, tinjau, revisi
Rancangan yang bagus diatas kertas sreing tidak jalan di lapangan. Sebabnya bisa bermacam-macam. Seperti kami sebutkan sebelumnya, pelatihan melibatkan intraksi antara peserta dengan pelatih. Oleh karena itu, pengaturan waktu sering melesat dari rencana. Informasi yang kita peroleh mengenai peserta bisa kurang akurat. Instruksi yang dibuat di bahan tertulis bisa ditafsirkan lain oleh peserta.
Oleh karena itu, rancangan pelatihan harus mengikuti tahapan yang sama dengan proses pelatihan keseluruhan dan mencakup setiap tahapan dalam sikus pembelajaran.
Gabungan semua bahan yang dicakup dalam panduan pemimpin pelatihan. Diskusi rancangan anda dengan tim kecil. Tim tersebut bisa terdiri dari pelatih lain, anggota perancang pelatihan, dan pengguna (klien atau departemen lain). Semua bahan yang digunakan harus didiskusikan dan dievaluasi. Segala hal yang tampak akan menimbulkan masalah harus diperbaiki sebelum proyek uji coba dijalankan.
Pada saat proyek uji coba, semua sampel materi harus disampaikan kepada peserta. Sampaikan kepada mereka bahwa semua sesi akan dilakukan persis sama dengan sesi dalam pelatihan yang sesungguhnya. Namun, mereka diminta melakukan pekerjaan tambahan berupa mengevaluasi materi belajar, urutan penyampaian, dan sebagainya.
Jangan persulit diri anda dengan memilih peserta yang suka mengkritik secara berlebihan, mereka adalah orang yang mengkritik rancangan pelatihan, namun tujuannya adalah mengkritik kebijakan pelatihan dan organisasi. Oleh karena itu, pilihlah orang yang memiliki pengetahuan dan pengalaman luas dan yang kritiknya penting bagi klien atau peserta.
Sebagai perancang, mungkin anda merasa perlu melakukan uji coba materi sendiri. Namun apabila anda tidak akan terlibat dalam penyampaian materi, ini merupakan kesempatan ideal bagi pelatih untuk mencobanya. Akan lebih baik apabila pelatih tersebut tidak terlibat dalam prose perancangan atau tahap pengembangan.
Setelah uji coba, sekali lagi anda perlu mempertimbangkan umpan balik dari pelatih yang menyampaikan materi ataupun dari peserta. Setelah melakukan revisi hasil uji coba, anda siap meluncurkan program.
8. Tahap delapan – melaksanakan pelatihan
Luncurkan, terlibatlah, tinjau ulang
Apabila proyek uji coba anda berhasil, beri tahukan kepada semua orang. Sebaliknya, apabila proyek uji coba anda gagal total, lakukan kajian untuk menemukan penyebab dan lakukan uji coba kembali.
Apabila anda berhasil dan proyeknya bisa dijalankan, pastikan program pelatihan yang telah diuji coba dalam organisasi anda. Tulis artikel dalam majalah perusahaan atau mintalah kepada peserta untuk menyebarkan kabar keberhasilan uji coba tersebut.
Selanjutnya, manajer senior harus melindungi program tersebut. Untuk mendapatkan penerimaan yang luas, selain dukungan chief executive officer, anda juga memerlukan kehadiran para manajer senior pada awal sesi pelatihan. Apabila mereka enggan datang, bisa ditafsirkan oleh para peserta sebagai pesan tidak adanya komitmen terhadap program pelatihan.
Selain mendapatkan komitmen nyata dari manajer senior, anda juga membutuhkan keterlibatan dari para manajer lini. Para manajer lini memiliki peran besar dalam membentuk harapan dari para pembelajar sebelum datang ke sesi pelatihan. Para manajer lini juga akan meminta penjelasan mengenai hasil yang diperoleh para pemeblajar setelah kembali ke tempat kerja. Diskusi antara pembelajar dengan manajer lini selanjutnya harus difokuskan pada apakah hasil pembelajaran yang diperoleh bisa diterapkan di tempat kerja untuk membuat perbedaan nyata, baik bagi organisasi maupun individu yang bersangkutan.
Program pelatihan harus ditinjau secara terus menerus serta dibandingkan dengan panduan dan keseluruhan sasaran pembelajaran. Proyek uji coba kemungkinan tidak benar-benar mewakili keadaan yang akan terjadi dalam pelatihan yang sesungguhnya. Anda tidak harus mengadopsi respons dari pengkritik yang ngawur atau mengubah program hanya karena kritik kecil. Namun, apabila ada kritik yang sifatnya berulang-ulang dan membentuk pola, atau ada sesuatu yang membuat prosesnya tidak berjalan mulus, anda harus melakukan perubahan.
9. Tahap kesembilan-tindak lanjut pelatihan
Rencana tindakan, proyek, lokakarya
Pelatihan tidak berakhir di ruang pelatihan. Banyak dilaporkan bahwa pembelajar yang di kelas menerjemahkan hasil yang diperoleh di empat kerja. (Ini sering disebut sebagai “kapsulisasi”, hasil pembelajaran disimpan dalam kapsul dan tidak pernah dipraktekkan di tempat kerja). Keterlibatan manajer senior dan manajer lini akan bisa mengatasi masalah ini. Sebagai manajer pelatihan, anda juga harus memikirkan pentransferan keterampilanini. Oleh karena itu, akhir seni pelatihan harus ditutup dengan perenungan hasil pembelajaran yang diperoleh oleh peserta dan rencana tindakan yang akan dilakukan sekembalinya ke tempat kerja. Mereka bisa berdiskusi dengan manajernya untuk menerapkan hasil pembelajaran yang telah diperoleh.
Pertimbangan kegiatan tindak lanjut apa saja yang bisa digunakan untuk memastikan bahwa pelatihan diterapkan. Salah satunya, pada awal sesi anda bisa meminta peserta, baik secara individual maupun kelompok untuk mengidentifikasi masalah nyata yang mereka hadadapi yang relevan dengan materi pelatihan. Pada akhir sesi, salah satu tugas peserta materi pelatihan. Pada akhir sesi, salah satu tugas peserta adalah menerapkan hasil pelatihan untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi.
Anda juga bisa membuat suatu lokakarya evaluasi formal. Dalam lokakarya tersebut peserta yang telah kembali ke tempat kerja diminta mendiskusikan hasil implementasi pembelajarannya. Dalam forum ini mereka bisa mendiskusikan masalah saat ini, mengidentifikasi solusi yang mungkin. Pada kesempatan tersebut, peserta bisa meminta diberi keterampilan yang baru untuk menghadapi masalah baru tersebut, atau diberi keterampilan dan pengetahuan yang lebih tinggi yang belum diberikan pada tahapan pelatihan sebelumnya.
10. Mengevaluasi hasil
Biaya, manfaat, dan hasil
Tahapan akhir ini akan membawa anda ke tahap awal siklus pelatihan. Proses pelatihan dimulai adanya kebutuhan yang paling baik dipenuhi melalui pelatihan. Untuk bisa bertahan hidup atau memperoleh keuntungan, bagian pelatihan harus bisa memenuhi kebutuhan pelatihan tersebut secara efisien, efektif, dan ekonomis.
Menganalisis biaya
Dalam analisis biaya, anda harus mengestimasi besarnya biaya untuk keseluruhan program pelatihan. Masing-masing tahapan mulai dari analisis kebutuhan, mendesain program, menjalankan sesi pelatihan, dan tindak lanjut pasca pelatihan serta evaluasi semuanya harus dipertimbangkan biayanya.
Mengidentifikasi manfaat
Anda perlu mengidentifikasi sejumlah indikator kinerja organisasi untuk mengukur dampak pelatihan. Pada beberapa bidang, indikator kinerja organisasi mudah diidentifikasi. Namun, yang sulit adalah mengukur dampak pelatihan terhadap kinerja pada bidang tertentu. Sebagai contoh adalah peningkatan penjualan. Apakah peningkatan penjualan disebabkan oleh meningkatnya keterampilan tenaga penjualan atau karena banyak pelanggan baru yang pindah dari pesaing karena perusahaan menawarkan harga yang lebih murah dengan mutu yang lebih baik?
Mengevaluasi hasil
Meskipun pembelajar sangat menikmati proes pembelajaran dalam pelatihan, yang dipertimbangkan oleh manajer adalah perbandingan antara biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh organisasi ataupun individu. Apabila anda memonitor keseluruhan hasil, anda bisa menganalisis hasil yang berbentuk “soft” (hasil yang sulit diukur seperti perubahan sikapa atau kepuasan pelanggan) ataupun “hard” (hasil yagn mudah diukur seperti peningkatan penjualan)
Untuk menjadi manajer pelatihan yang efektif, anda harus menguasai sejumlah pendekatan untuk mengevaluasi pelatihan. Agaimanapun, pekerjaan anda sangat bergantung pada penguasaan pendekatan tersebut.
Butir Kegiatan
Luangkan waktu untuk memikirkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap anda terhadap masing-masing dari kesepuluh tahap yang dibahas di atas. Beri nilai tingkat kompetensi anda pada masing-masing tahapan.
Skala nilai
Setelah menyelesaikan penilaian kompetensi anda sendiri, diskusikan nilai anda dengan orang lain yang menurut anda gagasannya bisa dipercaya. Cari bukti penyebab mengapa anda mendapat nilai kompetensi seperti saat ini.
Sekarang, tentukan prioritas kebutuhan pelatihan anda dan buat rencana tindakan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan agar lebih mahir pada masing-masing tahapan.
Daftar Periksa
Ingat bahwa rancangan pelatihan adalah kegiatan pemecahan masalah yang hasilnya tidak memberikan satu jawaban untuk pemenuhan kebutuhan pelatihan.
Sekian artikel tentang 10 Langkah Menuju Pelatihan Yang Efektif Menurut Ahli.
Daftar Pustaka
Model yang ditunjukkan di bawah ini adalah model yang telah diuji coba dalam praktik selama bertahun-tahun. Model ini juga merupakan penerapan dari teori pembelajaran yang telah diuji secara cermat di banyak tempat kerja.
Adapun kesepuluh langkah menunju pelatihan efektif sebagai model desain pelatihan adalah sebagai berikut:
- Tahap satu – mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
- Tahap dua – mengklarifikasi sasaran pelatihan
- Tahap tiga – mempertimbangkan peserta sasaran
- Tahap empat – mengembangkan garis besar kursus (sesi pelatihan)
- Tahap lima – memilih metode dan media
- Tahap enam – menyiapkan panduan bagi pimpinan
- Tahap tujuh – melakukan uji coba sesi pelatihan
- Tahap delapan – melaksanakan sesi pelatihan
- Tahap sembilan – melakukan tindak lanjut pelatihan
- Tahap sepuluh – mengevaluasi hasil
|
| image source: |
baca juga: Rancangan (Desain) Pelatihan dan Siklus Pelatihan Menurut Ahli
Untuk memberi gambaran yang lebih jelas, berikut ini akan dijelaskan masing-masing tahapan secara singkat.
1. Tahap satu-mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
Mengidentifikasi kesenjangan, melakukan penelitian, menentukan prioritas.
Ini merupakan langkah pertama yang menjadi acuan langkah-langkah berikutnya. Kebutuhan pelatihan bisa muncul karena anda mendeteksi tuntutanyang akan dihadapi di masa depan. Kebutuhan pelatihan juga bisa datang dari masalah yang muncul saat ini karena ada sesuatu yang tidak beres dalam organisasi anda.
Pada kasus tertentu, untuk mengetahui penyebab suatu masalah anda tidak perlu melakukan penelitian. Misalnya saja, sebagai pelatih anda tahu kalau angka ketidakhadiran meningkat, jumlah produksi turun. Apakah masalah ini bisa diselesaikan dengan pelatihan ? proses semacam ini akan membantu anda mengidentifikasi apa yang sebenarnya terjadi dan apa yang seharusnya terjadi baik pada level organisasi, tim, maupun individu.
Anda tidak bisa langsung melompat mengambil kesimpulan bahwa masalah yang muncul bisa diselesaikan dengan pelatihan. Anda perlu menyelidiki terlebih dahulu. Dengan cara ini anda bisa memutuskan apakah masalah tersebut bisa diselesaikan dengan pelatihan atau dengan tindakan perbaikan. Sebagai contoh dalam kasus menurunnya jumlah produksi, mungkin anda bisa mengubah pola shift, memastikan pasokan material diterima tepat waktu, atau menyediakan bus antar jemput untuk karyawan.
Setelah ditentukan bahwa masalah anda adalah masalah pelatihan, selanjutnya anda memutuskan bidang kritis yang menjadi prioritas. Ketika mengidentifikasi prioritas, faktor yang dipertimbangkan adalah kemendesakan dan tingkat pentingnya. Apakah masalah tersebut mendesak, dan apabila tidak dibereskan segera akan berakibat fatal ? apakah masalah tersebut penting sehingga berdampak besar pada keseluruhan organisasi ? selain itu, faktor lain yang perlu dipertimbangkan untuk membantu membuat keputusan adalah struktural, legal, dan keuangan.
2. Tahap dua –mengklarifikasi sasaran pelatihan
Kriteria, perilaku yang diharapkan, dan peningkatan nyata
Dengan mengidentifikasi kesenjangan antara kinerja saat ini dan kinerja yang diharapkan atau diantisipasi,anda bisa menentukan sasara pelatihan yang akan diselenggarakan. Sasaran pelatihan adalah perilaku yang diharapkan dari para peserta. Untuk bisa mencapai perilaku ini, para peserta harus bisa menutup kesenjangan yang telah diidentifikasi pada tahap pertama.
Sasaran pelatihan anda harus menspesifikasi kemampuan peserta untuk melakukan pekerjaan tertentu, dengan tingkat kemampuan tertentu, pada kondisi tertentu.
Pelatihan yang efektif tidak berhenti di ruang kelas. Anda juga harus mampu menetapkan apa yang bisa mereka lakukan setelah kembali ke tempat kerja dan manfaat apa yang diperoleh organisasi dengan meningkatnya kinerja mereka.
3. Tahap tiga – mempertimbangkan peserta sasaran
Level keterampilan dan pengetahuan saat ini, motivasi, dan gaya belajar
Orang bukanlah mesin. Mereka tidak netral. Setiap peserta akan membawa tingkat keterampilan dan akumulasi pengalaman ke tempat pelatihan. Oleh karena itu, anda harus memahami populasi sasaran dan mengidentifikasi kesenjangan antara pengetahuan dan keterampilan yang mereka miliki saat ini dengan keterampilan dan pengetahuan yang diinginkan untuk dikuasai setelah pelatihan. Semakin tepat anda mengidentifikasi kesenjangan tersebut, semakin tepat pula rancangan pelatihan untuk menutup kesenjangan tersebut.
Orang bukan sekadar akumulasi keterampilan dan pengetahuan. Pengalaman pembelajaran mereka sebelumnya dan perlakuan yang diterima dalam organisasinya, memiliki dampak besar terhadap motivasi mengikuti pelatihan. Motivasi pada gilirannya akan berdampak pada seberapa cepat mereka mengakumulasi bahan pembelajaran baru.
Setiap orang dewasa memiliki gaya dan preferensi pembelajaran sendiri-sendiri. Pemahaman anda terhadap gaya pembelajaran mereka berdampak pada rancangan pelatihan yang anda kembangkan. Sebagai contoh, sekelompok insinyur yang memiliki praktis, tidak akan betah duduk berlama-lama mendengarkan pelatih menjelaskan latar belakang teori tanpa mencapai kesimpulan yang jelas.
4. Tahap empat – mengembangkan garis besar sesi pelatihan
Hirarkis, sekuensial, sasaran untuk memampukan
Setelah mengidentifikasi sasaransecara keseluruhan, selanjutnya anda harus menyusun rencana induk pelatihan. Sasaran keseluruhan dipecah menjadi komponen-komponen utama pelatihan. Masing-masing komponen, apabila dikombinasikan akan memungkinkan pelatih menunjukkan perilaku yang anda harapkan. Masing-masing komponen bisa diterjemahkan menjadi sesi atau tahapan dalam pelatihan.
Anda perlu mempertimbangkan susunan atau urutanyang paling efektif dari komponen-komponen tersebut sehingga materi yang disampaikan mudah dipahami dan dikuasai.metode yang umumdigunakan adalah dimulai dari keterampilan yang paling sederhana menuju ke yang lebih rumit. Dalam latihan bermain teknis, misalnya latihan ground strokes, diberikan sebelum cross-court,backhand drop-shot.
Metode lain adalah urutan secara mekanis.artinya, trainee atau pembelajar tidak bisa menguasi tingkat keterampilan diatasnya sebelum menguasai tingkat keterampilan di bawahnya. Inilah yang disebut sebagai urutan mekanis. Sebagai contoh, dalam olah raga voli, sebelum bisa main harus menguasai teknik memberi servis terlebih dahulu. Jika anda tidak menguasai keterampilan yang pertama, anda tidak bisa melakukan yang kedua.
Pada akhir pelatihan, anda bisa melihat pencapaian sasaran hierarkis. Apabila digambarkan, bentuknya seperti bagan organisasi. Setiap sesi pelatihan memiliki sasaran sendiri. Bangunan secara bertahap ini akan memungkinkan pelatih menampilkan kemampuan hasil keseluruhan sasaran pelatihan tersebut. (oleh karena itu, sasaran ini sering disebut sebagai sasaran yang memungkinkan / enabling objective).
Sekarang anda sudah bisa membuat konsep garis besar masing-masing sesi yang akan membentuk keseluruhan sesi pelatihan.
5. Tahap lima – memilih metode dan media
Pengaruh, metode, pertimbangan
Pada saat mendesain penyelenggaraan pelatihan, manajer pelatihan harus mempertimbangkan sejumlah faktor yang rumit. Media dan metode yang dipilih pada masing-masing sesi harus menyeimbangkan berbagai faktor tersebut. Untuk bisa mendapatkan keseimbangan yang tepat, harus dipertimbangkan diantaranya adalah keterampilan pelatih. Berikut ini model yang bisa dijadikan sebagai pengingat untuk mempertimbangkan berbagai faktor yang mempengaruhi efektivitas jalannya pelatihan.
Pada saat anda memilih rancangan, anda harus hidup di dunia nyata. Sebagai contoh, anda tidak bisa merancang pelatihan yang di dalamnya mencakup pertunjukan melalui film jika anda tidak memiliki proyektor, atau bahkan belum tersedia jaringan listrik di tempat pelatihan. Anda juga tidak bisa melakukan pelatihan dengan metode experiental learning dengan berbagai teori canggih seperti analisis transaksional apabila tidak tersedia instruktur yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai. Selain itu, metode pelatihan yang anda pilih juga harus bisa diterima oleh (sesuai dengan budaya) organisasi.
Pertimbangan
Banyak metode pelatihan yang bisa dimanfaatkan oleh pelatih pada saat menyelenggarakan pelatihan. Pada saat memilih metode mana yang akan digunakan, ada tiga faktor yang perlu dipertimbangkan :
- Pengetahuan anda mengenai metode yang akan digunakan
- Kemampuan pelatih anda untuk menjalankan metode tersebut secara efisien
- Aplikatif tidaknya untuk mencapai sasaran sesi pelatihan dan acara pelatihan secara keseluruhan.
Rencana kelas, handouts, storyboards
Setelah mempertimbangkan berbagai metode yang bisa digunakan untuk mencapai sasaran pelatihan, anda siap menulis rencana tertulis secara rinci untuk pelatihan.
Anda mungkin sudah memiliki begitu banyak bahan yang ada di kepala. Penulisan rencana ini akan memungkinkan anda untuk melihat apakah urutannya efektif dan ekonomis. Menuliskan pemikiran anda mengenai rencana pelatihan juga penting untuk menyampaikan gagasan anda pada pelatih lain, membuat anda yakin bahwa mereka bisa memahami dan menyampaikannya dalam pelatihan secara efektif.
Perencanaan pelatihan ini dibuat dalam bentuk panduan bagi pemimpin pelatihan, yang pada akhirnya akan menjalankan pelatihan tersebut. Panduan bagi pemimpi pelatihan terdiri dari dokumen berikut ini yang paling berkaitan :
1. Rencana sesi
Setiap sesi harus dibuat perencanaannya sendiri, yang apabila digabungkan akan membentuk keseluruhan rencana pelatihan. Rencana sesi merupakan peta jalan yang paling penting yang memungkinkan semua pelatih mengetahui materi apa saja yang dicakup, dan bagaimana urutan penyampaiannya. Rencana ini harus dikembangkan sedemikian rupa sehingga setiap pelatih bisa memahami falsafah pelatihan tersebut dan tahu posisi masing-masing sesi dalam pencapaian sasaran pelatihan keseluruhan. Rencana sesi biasanya berisi panduan umum untuk pelatih. Dengan demikian, isinya tidak terlalu rinci, dan bukan merupakan skenario yang kaku. Isinya hanya poin-poin penting untuk pengajaran.
2. Handouts
Perencanaan sesi menunjukkan pada tahap yang mana suatu handouts harus digunakan / dikeluarkan. Umumnya, hanya ada dua jenis handouts, yaitu :
- Materi pelatihan. Materi pelatihan diberikan kepada peserta untuk digunakan selama proses pelatihan. Isi handouts mencakup semua informasi yang memungkinkan peserta melaksanakan kegiatan dalam sesi yang telah direncanakan. Bahannya menjelaskan latar belakang pelatihan, prosedur yang harus diikuti oleh peserta, dan peran masing-masing individu dalam pelatihan.
- Bahan pembelajaran. Bahan ini berisi materi yang harus dipelajari oleh peserta yang akan dibahas dalam pelatihan. Cakupan isinya bisa berupa ikhtisar pelajaran, hasil yang mungkin diperoleh jika diterapkan di tempat kerja, pendapat ahli, daftar bacaan atau alat bantu pengingat pelajaran.
3. Storyboard
Pendekatan ini dipinjam dari dunia televisi dan periklanan. Pendekatan ini menggunakan kotak-kotak berisi alat bantu visual yang digunakan pada tahap penyampaian materi. Dengan memberikan ikhtisar visual akan memungkinkan pelatih memahami alat bantuvisual yang harus digunakan pada tahap tertentu. Dalam tahap perencanaan, pendekatan ini akan membantu anda membuat kaitan dan rancangan visual yang sesuai untuk memenuhi pesan pelatihan anda.
7. Tahap tujuh – uji coba
Uji coba, tinjau, revisi
Rancangan yang bagus diatas kertas sreing tidak jalan di lapangan. Sebabnya bisa bermacam-macam. Seperti kami sebutkan sebelumnya, pelatihan melibatkan intraksi antara peserta dengan pelatih. Oleh karena itu, pengaturan waktu sering melesat dari rencana. Informasi yang kita peroleh mengenai peserta bisa kurang akurat. Instruksi yang dibuat di bahan tertulis bisa ditafsirkan lain oleh peserta.
Oleh karena itu, rancangan pelatihan harus mengikuti tahapan yang sama dengan proses pelatihan keseluruhan dan mencakup setiap tahapan dalam sikus pembelajaran.
Gabungan semua bahan yang dicakup dalam panduan pemimpin pelatihan. Diskusi rancangan anda dengan tim kecil. Tim tersebut bisa terdiri dari pelatih lain, anggota perancang pelatihan, dan pengguna (klien atau departemen lain). Semua bahan yang digunakan harus didiskusikan dan dievaluasi. Segala hal yang tampak akan menimbulkan masalah harus diperbaiki sebelum proyek uji coba dijalankan.
Pada saat proyek uji coba, semua sampel materi harus disampaikan kepada peserta. Sampaikan kepada mereka bahwa semua sesi akan dilakukan persis sama dengan sesi dalam pelatihan yang sesungguhnya. Namun, mereka diminta melakukan pekerjaan tambahan berupa mengevaluasi materi belajar, urutan penyampaian, dan sebagainya.
Jangan persulit diri anda dengan memilih peserta yang suka mengkritik secara berlebihan, mereka adalah orang yang mengkritik rancangan pelatihan, namun tujuannya adalah mengkritik kebijakan pelatihan dan organisasi. Oleh karena itu, pilihlah orang yang memiliki pengetahuan dan pengalaman luas dan yang kritiknya penting bagi klien atau peserta.
Sebagai perancang, mungkin anda merasa perlu melakukan uji coba materi sendiri. Namun apabila anda tidak akan terlibat dalam penyampaian materi, ini merupakan kesempatan ideal bagi pelatih untuk mencobanya. Akan lebih baik apabila pelatih tersebut tidak terlibat dalam prose perancangan atau tahap pengembangan.
Setelah uji coba, sekali lagi anda perlu mempertimbangkan umpan balik dari pelatih yang menyampaikan materi ataupun dari peserta. Setelah melakukan revisi hasil uji coba, anda siap meluncurkan program.
8. Tahap delapan – melaksanakan pelatihan
Luncurkan, terlibatlah, tinjau ulang
Apabila proyek uji coba anda berhasil, beri tahukan kepada semua orang. Sebaliknya, apabila proyek uji coba anda gagal total, lakukan kajian untuk menemukan penyebab dan lakukan uji coba kembali.
Apabila anda berhasil dan proyeknya bisa dijalankan, pastikan program pelatihan yang telah diuji coba dalam organisasi anda. Tulis artikel dalam majalah perusahaan atau mintalah kepada peserta untuk menyebarkan kabar keberhasilan uji coba tersebut.
Selanjutnya, manajer senior harus melindungi program tersebut. Untuk mendapatkan penerimaan yang luas, selain dukungan chief executive officer, anda juga memerlukan kehadiran para manajer senior pada awal sesi pelatihan. Apabila mereka enggan datang, bisa ditafsirkan oleh para peserta sebagai pesan tidak adanya komitmen terhadap program pelatihan.
Selain mendapatkan komitmen nyata dari manajer senior, anda juga membutuhkan keterlibatan dari para manajer lini. Para manajer lini memiliki peran besar dalam membentuk harapan dari para pembelajar sebelum datang ke sesi pelatihan. Para manajer lini juga akan meminta penjelasan mengenai hasil yang diperoleh para pemeblajar setelah kembali ke tempat kerja. Diskusi antara pembelajar dengan manajer lini selanjutnya harus difokuskan pada apakah hasil pembelajaran yang diperoleh bisa diterapkan di tempat kerja untuk membuat perbedaan nyata, baik bagi organisasi maupun individu yang bersangkutan.
Program pelatihan harus ditinjau secara terus menerus serta dibandingkan dengan panduan dan keseluruhan sasaran pembelajaran. Proyek uji coba kemungkinan tidak benar-benar mewakili keadaan yang akan terjadi dalam pelatihan yang sesungguhnya. Anda tidak harus mengadopsi respons dari pengkritik yang ngawur atau mengubah program hanya karena kritik kecil. Namun, apabila ada kritik yang sifatnya berulang-ulang dan membentuk pola, atau ada sesuatu yang membuat prosesnya tidak berjalan mulus, anda harus melakukan perubahan.
9. Tahap kesembilan-tindak lanjut pelatihan
Rencana tindakan, proyek, lokakarya
Pelatihan tidak berakhir di ruang pelatihan. Banyak dilaporkan bahwa pembelajar yang di kelas menerjemahkan hasil yang diperoleh di empat kerja. (Ini sering disebut sebagai “kapsulisasi”, hasil pembelajaran disimpan dalam kapsul dan tidak pernah dipraktekkan di tempat kerja). Keterlibatan manajer senior dan manajer lini akan bisa mengatasi masalah ini. Sebagai manajer pelatihan, anda juga harus memikirkan pentransferan keterampilanini. Oleh karena itu, akhir seni pelatihan harus ditutup dengan perenungan hasil pembelajaran yang diperoleh oleh peserta dan rencana tindakan yang akan dilakukan sekembalinya ke tempat kerja. Mereka bisa berdiskusi dengan manajernya untuk menerapkan hasil pembelajaran yang telah diperoleh.
Pertimbangan kegiatan tindak lanjut apa saja yang bisa digunakan untuk memastikan bahwa pelatihan diterapkan. Salah satunya, pada awal sesi anda bisa meminta peserta, baik secara individual maupun kelompok untuk mengidentifikasi masalah nyata yang mereka hadadapi yang relevan dengan materi pelatihan. Pada akhir sesi, salah satu tugas peserta materi pelatihan. Pada akhir sesi, salah satu tugas peserta adalah menerapkan hasil pelatihan untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi.
Anda juga bisa membuat suatu lokakarya evaluasi formal. Dalam lokakarya tersebut peserta yang telah kembali ke tempat kerja diminta mendiskusikan hasil implementasi pembelajarannya. Dalam forum ini mereka bisa mendiskusikan masalah saat ini, mengidentifikasi solusi yang mungkin. Pada kesempatan tersebut, peserta bisa meminta diberi keterampilan yang baru untuk menghadapi masalah baru tersebut, atau diberi keterampilan dan pengetahuan yang lebih tinggi yang belum diberikan pada tahapan pelatihan sebelumnya.
10. Mengevaluasi hasil
Biaya, manfaat, dan hasil
Tahapan akhir ini akan membawa anda ke tahap awal siklus pelatihan. Proses pelatihan dimulai adanya kebutuhan yang paling baik dipenuhi melalui pelatihan. Untuk bisa bertahan hidup atau memperoleh keuntungan, bagian pelatihan harus bisa memenuhi kebutuhan pelatihan tersebut secara efisien, efektif, dan ekonomis.
Menganalisis biaya
Dalam analisis biaya, anda harus mengestimasi besarnya biaya untuk keseluruhan program pelatihan. Masing-masing tahapan mulai dari analisis kebutuhan, mendesain program, menjalankan sesi pelatihan, dan tindak lanjut pasca pelatihan serta evaluasi semuanya harus dipertimbangkan biayanya.
Mengidentifikasi manfaat
Anda perlu mengidentifikasi sejumlah indikator kinerja organisasi untuk mengukur dampak pelatihan. Pada beberapa bidang, indikator kinerja organisasi mudah diidentifikasi. Namun, yang sulit adalah mengukur dampak pelatihan terhadap kinerja pada bidang tertentu. Sebagai contoh adalah peningkatan penjualan. Apakah peningkatan penjualan disebabkan oleh meningkatnya keterampilan tenaga penjualan atau karena banyak pelanggan baru yang pindah dari pesaing karena perusahaan menawarkan harga yang lebih murah dengan mutu yang lebih baik?
Mengevaluasi hasil
Meskipun pembelajar sangat menikmati proes pembelajaran dalam pelatihan, yang dipertimbangkan oleh manajer adalah perbandingan antara biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh organisasi ataupun individu. Apabila anda memonitor keseluruhan hasil, anda bisa menganalisis hasil yang berbentuk “soft” (hasil yang sulit diukur seperti perubahan sikapa atau kepuasan pelanggan) ataupun “hard” (hasil yagn mudah diukur seperti peningkatan penjualan)
Untuk menjadi manajer pelatihan yang efektif, anda harus menguasai sejumlah pendekatan untuk mengevaluasi pelatihan. Agaimanapun, pekerjaan anda sangat bergantung pada penguasaan pendekatan tersebut.
Butir Kegiatan
Luangkan waktu untuk memikirkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap anda terhadap masing-masing dari kesepuluh tahap yang dibahas di atas. Beri nilai tingkat kompetensi anda pada masing-masing tahapan.
|
| Tabel 10. Sepuluh Langkah Pelatihan yang Efektif |
- 1 = sangat baik, 2 = baik, 3 = sedang, 4 = hampir memenuhi standar, 5 = tidak memenuhi standar.
Setelah menyelesaikan penilaian kompetensi anda sendiri, diskusikan nilai anda dengan orang lain yang menurut anda gagasannya bisa dipercaya. Cari bukti penyebab mengapa anda mendapat nilai kompetensi seperti saat ini.
Sekarang, tentukan prioritas kebutuhan pelatihan anda dan buat rencana tindakan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan agar lebih mahir pada masing-masing tahapan.
Daftar Periksa
Ingat bahwa rancangan pelatihan adalah kegiatan pemecahan masalah yang hasilnya tidak memberikan satu jawaban untuk pemenuhan kebutuhan pelatihan.
- Proses perancangan pelatihan yang efektif melewati proses siklus sepuluh tahapan utama.
- Untuk setiap intervensi pelatihan, pastikan bahwa anda :
- Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
- Menklasifikasi sasaran pelatihan
- Mempertimbangkan target peserta anda
- Mengembangkan garis besar sesi pelatihan
- Memilih metode dan media
- Menyiapkan panduan
- Melakukan uji coba
- Mengimplementasikan setelah direvisi
- Tindak lanjut pelatihan
- Mengevaluasi hasil - Secara terus-menerus meninjau dan memperbarui kompetensi anda pada setiap tahapan.
Sekian artikel tentang 10 Langkah Menuju Pelatihan Yang Efektif Menurut Ahli.
Daftar Pustaka
- Davis, E. (2008). Ensiklopedi ‘The Art of Training and Development’ (9 Buku) (2008), Jakarta: Gramedia
- Saks,M.A. & Haccoun, R.R. (2008), Managing performance through training and development, Fourth Edition, USA: Nelson Education Ltd.
Posting Komentar untuk "10 Langkah Menuju Pelatihan Yang Efektif Menurut Ahli"