Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Analisa Pekerjaan

image source: pexels.com

A. Perencanaan sumber daya manusia

1. Definisi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Coyle – Shapiro et al (dalam Ian Rothmann & Cory Cooper, 2008) mengemukakan bahwa perencanaan sumber daya manusia adalah suatu analisa perencanaan akan kebutuhan sumber daya manusia dari suatu organisasi di masa sekarang dan masa depan (kuantitatif dan kualitatif) dan pelaksanaan dari rencana-rencana tindakan yang akan dilakukan untuk menjamin persediaan yang memadai dari sumber daya manusia. Ini adalah proses yang berkelanjutan yang terkait dengan banyak kegiatan lain yang terjadi di dalam sebuah organisasi, terutama kegiatan kegiatan pengelolaan sumber daya manusia, seperti rekrutmen, penilaian kinerja dan pelatihan.

2. Alasan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Alasan-alasan dalam perencanaan sumber daya manusia dapat diringkas sebagai berikut :

• Melalui perencanaan sumber daya manusia memungkinan untuk menempatkan sumber daya manusia dalam penggunaan yang strategis. Ini berarti bahwa perencanaan strategis dari suatu organisasi dapat dilakukan pada lebih banyak basis yang lebih pasti dari sebelumnya.
• Melalui perencanaan sumber daya manusia, risiko yang tidak perlu dapat dihindari ketika perencanaan strategis organisasi dilakukan. Dengan cara ini, perencanaan sumber daya manusia diperlukan agar sebuah organisasi dapat beradaptasi dengan perubahan-perubahan di dalam lingkungan. Perubahan-perubahan ini dapat terjadi dari berbagai macam aspek, seperti perubahan dalam undang-undang, di pasar, dalam produk atau jasa, dalam pembukaan pasar baru, dalam teknologi dan persaingan dari organisasi lain.
• Karena organisasi biasanya menggunakan model visual dalam sistem sumber daya manusia mereka ketika melakukan perencanaan sumber daya manusia, hal ini memudahkan untuk melihat ketika masalah-masalah akan dihadapi. Dengan cara ini penyesuaian yang diperlukan dalam rencana dapat dibuat sesegera mungkin setelah masalah-masalah tersebut divisualisasikan. Masalah-masalah ini mungkin dalam bentuk kelebihan atau kekurangan persediaan pekerja tertentu pada tahap tertentu di masa depan.
• Melalui perencanaan sumber daya manusia, penggunaan yang lebih efektif antara perencanaan dalam jangka pendek dan dalam jangka panjang dapat dibuat dari sumber daya manusia yang tersedia didalam organisasi. Ketika sumber daya manusia dimanfaatkan secara efektif, itu juga berarti bahwa sumber daya lainnya, seperti waktu, mesin dan uang, juga dapat dimanfaatkan lebih efektif.
• Perencanaan sumber daya manusia memberikan kesempatan kepada sebuah organisasi untuk mengembangkan personil yang memiliki tingkatan performa yang tinggi untuk mengambil posisi yang telah meninggalkan tingkat senior dan pekerjaan manajemen. Organisasi yang menggunakan sejumlah besar pekerja teknis atau profesional atau manajer dengan keterampilan tinggi perlu tahu kapan jenis pekerjaan ini harus diganti di masa depan, karena seringnya keterbatasan persediaan pada jenis pekerjaan tersebut.
• Perencanaan sumber daya manusia memungkinkan organisasi untuk terus meningkatkan keterampilan dan kemampuan dari seluruh tenaga kerja dengan berkonsentrasi pada kegiatan seperti rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan dan manajemen karir.
• Kegiatan perencanaan sumber daya manusia memastikan bahwa tim manajemen teratas dari suatu organisasi mampu mendapatkan pandangan ilmiah, dan juga wawasan yang diperlukan ke dalam interaksi antara perencanaan strategis organisasi dan sumber daya manusia yang kompleks dan mahal.
• Perencanaan sumber daya manusia menempatkan manajemen suatu organisasi dalam posisi untuk mengelola sumber daya manusia dengan cara yang sesuai dengan semua persyaratan hukum dan untuk secara efektif melawan setiap tindakan yang dilembagakan oleh pekerja atau serikat buruh.
• Schabrarq (dalam Ian Rothmann & Cory Cooper, 2008) mengemukakan bahwa perencanaan sumber daya manusia memiliki pengaruh langsung terhadap kualitas kehidupan kerja yang dihadapi pekerja. Ini memberikan pekerja rasa aman dan membangun rasa percaya dalam suatu organisasi sebagai seorang pegawai. Hal ini biasanya mengurangi absensi pekerja, terlibat dalam kecelakaan lebih sedikit, melakukan pekerjaan dengan kualitas yang lebih baik dan menjadi tidak rentan untuk meninggalkan organisasi.

3. Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Selanjutnya, akan diberikan suatu gambaran mengenai langkah-langkah utama yang harus diikuti dalam melakukan perencanaan sumber daya manusia.

a. Analisa Situasi / Pengamatan Lingkungan

Tahap pertama dalam perencanaan sumber daya manusia adalah menghubungkan antara fungsi sumber daya manusia dalam sebuah organisasi dengan rencana strategisnya. Rencana strategis harus sejalan dengan kondisi lingkungan saat ini, dan juga dengan perubahan-perubahan kondisi jangka panjang. Sumber daya manusia dari suatu organisasi adalah salah satu mekanisme yang dapat digunakan untuk mengatur suatu organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan. Itulah sebabnya manajer sumber daya manusia sebaiknya menjadi anggota tim yang melakukan perencanaan strategis bagi suatu organisasi.

Sebuah organisasi harus mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang relevan tentang lingkungannya. Organisasi juga harus mengatur (atau menyesuaikan) tujuannya dalam hal pemasaran, produksi dan keuangan atas dasar pemindaian lingkungan tersebut. Tujuan dari perencanaan sumber daya manusia adalah untuk memberikan kontribusi terhadap efisiensi organisasi. Untuk alasan itu harus diintegrasikan dengan rencana-rencana dan tujuan-tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang organisasi tersebut.

Panjangnya periode perencanaan juga harus dipertimbangkan. Organisasi cenderung melakukan perencanaan sumber daya manusia jangka pendek, mungkin dikarenakan resiko bahaya yang lebih sedikit ketika melakukan kesalahan memprediksi seseorang jika menggunakan periode perencanaan tidak lebih dari satu tahun, atau setidaknya tidak lebih dari dua tahun. Sebuah periode perencanaan hingga dua tahun biasanya disebut periode jangka pendek. Sebuah periode perencanaan 2-5 tahun biasanya disebut periode menengah atau jarak menengah. Ketika telah melampaui periode lima tahun, hal ini telah menjadi perencanaan jangka panjang. Semakin lama jangka waktu yang digunakan, semakin sulit untuk mengantisipasi berbagai faktor yang akan mempengaruhi proses perencanaan.

Menjadi hal yang sangat penting bahwa manajer sumber daya manusia dan manajer lini bekerja sama untuk mengembangkan rencana bisnis dan untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia. Mereka juga harus menentukan karakteristik tenaga kerja yang bagaimana yang akan cocok untuk masa depan strategi bisnis. Dan hal ini juga akan sangat mungkin memerlukan pengembangan program-program untuk memastikan bahwa strategi dapat dilakukan.

b. Sebuah Analisa Situasi SDM Saat Ini

Biasanya langkah berikutnya dalam proses perencanaan sumber daya manusia adalah menentukan karakteristik para pekerja yang dipekerjakan oleh organisasi pada saat ini. Ini berarti bahwa sebuah inventaris bagi karyawan saat ini harus dikembangkan. Kadang-kadang inventaris tersebut juga disebut sebuah inventaris keterampilan atau sebuah sistem informasi sumber daya manusia. Agar berguna, sistem informasi sumber daya manusia harus terkomputerisasi. Kadang-kadang organisasi meminta seorang programmer untuk mengembangkan sebuah sistem informasi sumber daya manusia atau sebuah inventaris karyawan yang sesuai dengan tujuan organisasi tertentu.

Jenis informasi yang ditemukan dalam sistem informasi sumber daya manusia tergantung pada kebutuhan organisasi tertentu. Setidaknya, itu harus berisi informasi dasar tentang setiap karyawan. Ketika berbicara mengenai sebuah inventaris keterampilan, hal ini harus berisi informasi pribadi (misalnya nama dan usia pekerja), riwayat pekerjaan, pekerjaan sekarang atau posisi dan pekerjaan kelas, gaji sekarang dan skala gaji, keterampilan, pendidikan, pengalaman kerja, dan pelatihan, kualifikasi khusus atau prestasi, hasil penilaian kinerja atau indikator lainnya yang sangat potensial, dan tujuan karir pribadi. Dari informasi yang ditemukan dalam sebuah persediaan keterampilan, tingkat keterampilan karyawan dan sejauh mana mereka dapat dikembangkan dapat dinilai.

c. Analisa Permintaan dan Persediaan Sumber Daya Manusia

Langkah kedua dalam perencanaan sumber daya manusia adalah untuk menganalisa kebutuhan masa depan dan persediaan sumber daya manusia. Permintaan dalam kasus sumber daya manusia perencanaan mengacu pada jumlah pekerja yang dibutuhkan pada waktu dan tempat tertentu dan karakteristik-karakteristik yang harus mereka miliki. Karakteristik mengacu pada kemampuan, keterampilan dan pengalaman pekerja untuk mengisi posisi tertentu. Persediaan dalam kasus perencanaan sumber daya manusia mengacu pada jumlah pekerja dan karakteristiknya yang tersedia untuk mengisi posisi tertentu. Pertanyaan-pertanyaan berikut harus dijawab untuk menentukan permintaan dan persediaan sumber daya manusia :

1. Posisi-posisi apa yang akan perlu diisi selama periode perencanaan sumber daya manusia sedang dilakukan? Perencana sumber daya manusia harus memperkirakan berapa banyak pekerja yang mungkin akan mengundurkan diri, berapa banyak posisi yang berlebihan dan berapa banyak posisi baru yang akan dibuat. Kecenderungan masa lalu tentang pengunduran diri, posisi yang berlebih dan pembentukan posisi baru dapat dianalisa. Survei sikap sebelumnya dapat juga dihubungkan dengan perputaran tenaga kerja untuk mendapatkan ide mengenai jumlah lowongan yang mungkin terjadi. Rencana bisnis dapat juga digunakan untuk mendapatkan ide mengenai jumlah posisi yang akan dibuat berlebihan atau posisi baru.
2. Bagaimana dan di mana kita akan menemukan sumber daya manusia yang diperlukan untuk mengisi posisi yang telah teridentifikasi? Disini adalah penting untuk menentukan karakteristik sumber daya manusia yang seharusnya. Setelahnya, karakteristik tenaga kerja yang ada, dan juga orang-orang yang direkrut dari luar organisasi dapat dipertimbangkan. Organisasi harus memiliki data terkini mengenai pensiun, kemajuan dan perjanjian yang telah terjadi di masa lalu. Ketika melihat karakteristik tenaga kerja saat ini,adalah penting untuk mengembangkan sebuah inventaris keterampilan. Ketika menentukan permintaan dan persediaan sumber daya manusia, metode kuantitatif yang berbeda dapat digunakan, tetapi metode perkiraan yang biasanya digunakan lebih tergantung pada penilaian manusia. Berbagai teknik yang dapat digunakan selama proses ini adalah sebagai berikut : Seorang ahli dapat melakukan perkiraan. Kadang-kadang sebuah panel ahli dapat digunakan untuk tujuan ini. Kecenderungan di masa lalu dapat digunakan untuk membuat proyeksi masa depan. Teknik pemodelan yang canggih dan beberapa teknik peramalan dapat digunakan, di mana faktor-faktor yang berbeda (seperti volume penjualan atau produk nasional bruto) dapat dikorelasikan dengan angka tenaga kerja. Teknik-teknik yang lebih canggih ini yaitu termasuk model matematika, simulasi dan teknik statistik analisa regresi.

Perencanaan sumber daya manusia berlangsung pada dua tingkat, yaitu pada tingkat kuantitatif dan kualitatif tingkat. Tingkat kuantitatif berhubungan dengan memastikan bahwa jumlah yang tepat dari orang yang memiliki kualifikasi yang tepat tersedia pada waktu yang tepat pula. Faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan SDM masa depan suatu organisasi termasuk tingkat pergantian staf, tingkat absensi, pensiun, perubahan jam kerja hukum dan karyawan perempuan yang menikah atau yang hamil. Ini berarti bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi pergantian karyawan dan absensi harus dipelajari lebih dalam ketika melakukan perencanaan sumber daya manusia. Tingkat kualitatif berhubungan dengan memiliki ketersediaan orang yang tepat, yaitu, orang-orang yang mampu berkomunikasi pada tingkat individual maupun kelompok, yang termotivasi, cukup puas dan loyal.

Hough dan Furnham (dalam Ian Rothmann & Cory Cooper, 2008) mengemukakan bahwa motivasi para pekerja juga harus dipertimbangkan. Hal ini dapat dicapai dengan memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sedemikian rupa dan lingkungan kerja sedemikian natural sehingga orang dapat memanfaatkan keterampilan dan kemampuan mereka. Orang harus dilatih untuk berkomunikasi efektif. Organisasi harus menentukan apakah karyawan cukup puas dengan pekerjaan mereka. Ketika memilih karyawan, organisasi harus menentukan apakah kandidat memiliki kualitas yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dan cocok dengan 'budaya' organisasi.

d. Menentukan Tujuan Sumber Daya Manusia

Setelah persediaan, dan permintaan, sumber daya manusia untuk jangka waktu tertentu telah ditentukan, adalah mungkin untuk membandingkan permintaan dengan persediaan. Jika ada perbedaan antara perkiraan permintaan dan persediaan, organisasi perlu menentukan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk menghilangkan perbedaan ini. Jika sebuah organisasi terlibat dalam perencanaan jangka pendek, dimungkinkan untuk mengukur tujuan.

Berikut ini adalah contoh tujuan sumber daya manusia jangka pendek :

• Meningkatkan jumlah pelamar kerja mungkin dengan cara kampanye rekrutmen
• Menarik calon yang memiliki kualifikasi yang diperlukan
• Meningkatkan kualifikasi orang-orang yang dipilih dan ditunjuk
• Memastikan bahwa mereka yang telah ditunjuk akan tetap bekerja didalam organisasi selama mungkin.

e. Desain dan Implementasi Dari Rencana Sumber Daya Manusia

Ini adalah fase dimana rencana yang dapat mengarahkan organisasi mencapai tujuan sumber daya manusia harus dirancang dan diimplementasikan. Dalam kasus permintaan diperkirakan menjadi lebih besar dari persediaan dalam hal sumber daya manusia, rencana-rencana ini dapat mencakup rekrutmen, seleksi, penilaian kinerja, pelatihan, memperhatikan remunerasi (gaji dan upah), kemajuan dan kegiatan pengembangan karir dan melembagakan sistem kerja lembur. Di sini terlihat bahwa sangat penting semua kegiatan departemen sumber daya manusia harus dilakukan secara terkoordinasi dan secara terpadu. Dalam kasus permintaan diperkirakan lebih kecil dari persediaan sumber daya manusia, berikut ini adalah kemungkinan strategi yang dapat diterapkan : pensiun dini, PHK, memanfaatkan proses yang disebut berbagi pekerjaan (misalnya di mana dua karyawan masing-masing melakukan setengah dari pekerjaan), bekerja minggu kerja yang lebih pendek dan tidak mengisi posisi yang ditinggalkan oleh orang-orang yang pensiun atau mengundurkan diri.

f. Mengumpulkan dan Menganalisa Informasi Yang Dapat Digunakan Sebagai Umpan Balik

Perencanaan sumber daya manusia tidak berhenti dengan pelaksanaan strategi untuk mencapai tujuan sumber daya manusia. Sebelumnya dinyatakan bahwa perencanaan sumber daya manusia adalah proses yang berkelanjutan. Ini berarti bahwa perencanaan sumber daya manusia tidak harus dilihat sebagai sesuatu yang mungkin dilakukan setahun sekali dan kemudian diabaikan dan dilupakan. Selama periode perencanaan sumber daya manusia telah dilakukan, fungsi perencanaan sumber daya manusia yaitu harus mencari umpan balik tentang kemajuan mengenai tujuan yang telah ditentukan. Berdasarkan umpan balik yang diterima, penyesuaian perlu dibuat mengenai rencana sumber daya manusia. Karena tujuan sumber daya manusia jangka pendek biasanya ditetapkan secara kuantitatif (misalnya, jumlah perajin perlu direkrut pada akhir periode tertentu), biasanya cukup mudah untuk menentukan sejauh mana tujuan-tujuan tersebut telah tercapai.

Faktor lingkungan dapat berubah selama periode perencanaan dilakukan. Inventaris keterampilan juga harus diperbarui. Ini mungkin bahwa program pelatihan tidak membawa perubahan yang diperlukan dalam tingkat keterampilan yang telah diperkirakan. Bisa juga karena ekonomi sulit, lebih sedikit pekerja memilih untuk pensiun dini. Dari apa yang baru saja dikatakan, menjadi jelas mengapa perencanaan sumber daya manusia harus dilakukan secara terus menerus.

B. Analisa Pekerjaan

1. Definisi Analisa Pekerjaan

Analisa pekerjaan didefinisikan sebagai proses pengumpulan informasi pekerjaan dengan memecah pekerjaan menjadi elemen-elemen dari komponennya, dengan tujuan untuk mengidentifikasi apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab pekerjaan tersebut, keterampilan-keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu, dan kondisi lingkungan yang bagaimana yang mengelilingi pekerjaan tersebut. Deksripsi pekerjaan merupakan ringkasan tertulis dari bidang kinerja utama (tugas, kewajiban dan/atau tanggung jawab) dari pekerjaan tertentu. Deskripsi pekerjaan berisi presentasi yang jelas tentang apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan dan mengapa hal tersebut dilakukan. Spesifikasi pekerjaan adalah penjelasan tertulis mengenai persyaratan minimum yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif terhadap tugas yang diberikan. Hal ini termasuk pengetahuan, keterampilan, kemampuan, sifat dan karakteristik lainnya yang diperlukan untuk pelaksanaan kerja yang efektif.

2. Langkah-langkah Dalam Analisa Pekerjaan

Proses dalam analisa pekerjaan terdiri dari beberapa langkah:

Langkah 1 : Tentukan siapa yang harus melaksanakan analisa pekerjaan. Jika suatu organisasi hanya memiliki kebutuhan sesekali untuk informasi analisa pekerjaan, maka mereka bisa menyewa seorang analis kerja sementara dari luar. Organisasi yang lain akan mempekerjakan analis yang berpengalaman yang bekerja penuh waktu. Meskipun demikian, organisasi yang lain akan menggunakan pengawas, pejabat yang sudah mapan atau beberapa kombinasi dari ini untuk mengumpulkan informasi mengenai analisa pekerjaan. terlepas dari siapa yang akan mengumpulkan informasi, orang tersebut harus benar-benar memahami orang, pekerjaan dan sistem organisasi secara keseluruhan.

Langkah 2 : Periksa keseluruhan organisasi dan kesesuaian untuk setiap pekerjaan. Langkah ini memberikan pandangan yang luas mengenai bagaimana setiap pekerjaan sesuai dengan struktur organisasi secara menyeluruh. Bagan organisasi dan bagan proses digunakan untuk melengkapi langkah ini.

Langkah 3 : Tentukan bagaimana informasi analisa pekerjaan akan digunakan. Kebutuhan Penggunaan yang berbeda dari informasi analisa pekerjaan untuk pendekatan yang berbeda. Sebagai contoh, jika tujuan manajemen untuk memastikan bahwa tes penyeleksian itu berlaku dengan membuktikan bahwa isi dari tes tersebut mencerminkan isi dari pekerjaan, kemudian analisa pekerjaan akan fokus pada kegiatan kerja dari pekerjaan tersebut. Di sisi lain, tujuan pengembangan sistem evaluasi kinerja yang akan dipertahankan di lapangan mungkin memerlukan pengumpulan informasi mengenai perilaku yang menghasilkan kurang dan lebihnya pelaksanaan kerja yang sukses.

Langkah 4 : Pilihlah pekerjaan yang akan dianalisa. Dikarenakan hal ini biasanya terlalu mahal dan memakan waktu untuk menganalisa setiap pekerjaan, sampel yang mewakili pekerjaan, harus dipilih. Manajer dari departemen terkait harus dihubungi, dan mengenai proses pencapaian tujuan harus didiskusikan dengan dia. Hal ini penting untuk mendapatkan kerjasamanya. Dikarenakan analisa pekerjaan memainkan peranan penting dalam manajemen orang, hal ini harus dilaksanakan ketika suatu pekerjaan baru diperkenalkan dalam suatu organisasi, dan ketika tugas utama pekerjaan itu dan pelaksanaan kerja para pekerja perlu untuk diubah.

Langkah 5 : Kumpulkan data dengan menggunakan teknik analisa pekerjaan yang dapat diterima. Teknik-teknik tersebut seperti wawancara, observasi dan kuesioner yang digunakan untuk mengumpulkan data berdasarkan karakteristik pekerjaan tersebut, tingkah laku yang dibutuhkan dan karakteristik pekerja yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Langkah 6 : Siapkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Pengetahuan dan data yang dikumpulkan dalam langkah 1-6 digunakan sebagai landasan untuk kegiatan sumber daya manusia lainnya.

3. Penggunaan Analisa Pekerjaan

Analisa pekerjaan merupakan landasan dari manajemen sumber daya manusia. Analisa pekerjaan dapat digunakan dalam setiap kegiatan sumber daya manusia berikut ini:

• Analisa pekerjaan bisa digunakan untuk mempersiapkan deskripsi kerja. Deksripsi pekerjaan yang lengkap terdiri dari ringkasan kerja, tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan tersebut, dan petunjuk mengenai kondisi kerja.
• Analisa pekerjaan digunakan untuk menuliskan spesifikasi kerja. Spesifikasi kerja menguraikan sifat dan karakteristik individu yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.
• Analisa pekerjaan memungkinkan untuk mengatur dan mengintegrasikan tenaga kerja keseluruhan berdasarkan tugas dan tanggung jawab.
• Program kepegawaian organisasi bersandar pada informasi yang diberikan oleh analis pekerjaan. Informasi analis pekerjaan dapat digunakan untuk membantu perekrut untuk mencari dan menemukan tipe orang yang akan masuk ke organisasi, untuk memberikan informasi tentang sifat dari pekerjaan, untuk menetapkan standar yang pelamar harus penuhi, untuk menentukan teknik seleksi mana yang dapat digunakan, dan untuk menetapkan kriteria untuk proses seleksi.
• Analis dapat menggunakan informasi yang dikumpulkan melalui analisa jabatan untuk tujuan pelatihan dan pengembangan (misalnya kebutuhan pelatihan karyawan, isi dari pelatihan, dan metode pelatihan yang relevan).
• Analisa pekerjaan menyediakan data dasar yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi kerja. Evaluasi kerja adalah suatu proses sistematis untuk menentukan nilai dari pekerjaan yang berhubungan terhadap semua pekerjaan lain dalam suatu organisasi.
• Analisa pekerjaan digunakan untuk menentukan kriteria dan persyaratan untuk penilaian kinerja pemegang jabatan. Tanpa analisa pekerjaan yang memadai, memungkinkan bahwa keberhasilan seorang karyawan yang diberikan tugas tersebut dinilai dari segi perilaku yang mungkin penting, tetapi sebenarnya memiliki sedikit sekali hubungan untuk mengetahui apakah karyawan tersebut telah berhasil.
• Analisis pekerjaan dapat digunakan dalam pengembangan karir. Kepindahan seseorang ke dalam dan keluar dari posisi pekerjaan atau jabatan merupakan prosedur umum dalam organisasi.
• Kondisi kerja dan keamanan dapat ditingkatkan berdasarkan hasil dari analisa pekerjaan. Keamanan suatu pekerjaan bergantung pada tata letak yang tepat, standar, peralatan dan kondisi fisik lainnya.

4. Metode Analisa Pekerjaan

Ada lima metode dasar, yang dapat digunakan secara terpisah atau dikombinasikan dalam pengumpulan data analisis pekerjaan. Metode ini adalah observasi, wawancara, kuesioner, teknik insiden kritis dan buku harian pemegang jabatan.

a. Observasi

Pengamatan langsung digunakan untuk pekerjaan yang memerlukan manual, standarisasi dan kegiatan siklus kerja yang pendek. Pengamatan akan sangat berguna dalam pekerjaan yang menuntut beberapa keterampilan, dimana pekerjaan dikontrol secara mekanis, yang melibatkan kegiatan fisik dan dengan siklus kerja yang pendek. Tugas pekerja perakit mobil, petuga pengajuan di perusahaan asuransi dan pekerja gudang persediaan merupakan contoh dari pekerjaan yang bisa dianalisa dengan menggunakan pengamatan. Sebaliknya, pengamatan tidak layak untuk pekerjaan yang berhubungan dengan sejumlah besar aktivitas mental, seperti ilmuwan peneliti, pengacara atau oakar matematika. Pekerjaan yang berhubungan dengan faktor yang tidak bisa dinyatakan dengan jelas, seperti keputusan, perhitungan dan pengambilan keputusan yang memberikan sedikit peluang untuk memberikan informasi kepada pengamat.

Analis mengamati apa yang dilakukan oleh pekerja, mengapa mereka melakukannya, bagaimana mereka melakukannya, keterampilan apa yang digunakan dan tuntutan fisik apa yang dibutuhkan untuk penempatan karyawan tersebut. Agar pengamatan dapat digunakan secara maksimal, sample beberapa karyawan yang memadai dan mewakili dibutuhkan untuk mengamati diberbagai waktu selama periode kerja. Hal ini berguna untuk menjadikannya sesederhana mungkin ketika observasi digunakan. Para karyawan tidak boleh merasa terganggu dalam melaksanakan tugasnya. Analis harus juga mengingat bahwa karyawan bisa saja mengubah perilaku mereka ketika mereka diamati. Karyawan harus memiliki kesempatan untuk mempelajari catatan analisa pekerjaan, dan mengubah pengamatan yang salah.

b. Wawancara

Wawancara mungkin merupakan teknik pengumpulan data yang paling banyak digunakan. Ini memungkinkan Analis untuk berbicara secara langsung dengan pemegang jabatan. Pemegang jabatan bisa menanyakan pertanyaan, dan wawancara ini memberikan kesempatan untuk Analis untuk menjelaskan bagaimana pengetahuan dan informasi analisa jabatan akan digunakan. Informasi yang dapat dipercaya, akurat dan komprehensif dapat dikumpulkan dengan mewawancarai karyawan dan supervisor, wawancara bisa dilaksanakan dengan satu orang pemegang jabatan, sekelompok orang, atau dengan seorang supervisor yang memiliki pengetahuan tentang pekerjaan ini. Biasanya satu set pertanyaan terstruktur akan digunakan dalam wawancara sehingga jawaban dari masing – masing individu bisa dibandingkan.

Kelebihan dari metode wawancara :

1. Memungkinkan Analis untuk mengumpulkan informasi tugas yang lengkap dan akurat, memberikan perhatian yang diperlukan bahwa pekerjaan tersebut tidak sengaja meningkat. Analis juga harus mengkonfirmasikan informasi dengan pemegang jabatan lainnya dan atasan langsung mereka.
2. Dengan mewawancarai karyawan menyelamatkan mereka dari hal-hal yang mengharuskan mereka memberikan penjelasan mengenai pekerjaan mereka, sesuatu hal yang biasanya mengakibatkan sakit kepala bagi karyawan.
3. Wawancara memberikan karyawan kesempatan untuk menerima informasi secara langsung mengenai alasan untuk menganalisa pekerjaan dari Analis.

Mewawancarai seseorang untuk menganalisa pekerjaan memiliki kelemahan sebagai berikut :

1. Membutuhkan banyak waktu jika banyak pekerjaan yang harus dianalisa.
2. Ini adalah metode yang mahal, karena organisasi harus membayar gaji analis, dan orang yang diwawancara kehilangan jam kerjanya.
3. Tidak mungkin untuk melibatkan semua pekerja. Jika kuesioner yang digunakan akan memungkinkan untuk melibatkan banyak karyawan.
4. Informasi yang tidak akurat bisa saja dikumpulkan. Sebagai contoh, jika pemegang jabatan percaya bahwa wawancara analisa pekerjaan akan digunakan untuk mengatur tingkat kompensasi pekerjaan tersebut, dia mungkin saja memberikan informasi yang salah. Untuk itu perlu untuk mewawancarai lebih dari satu orang, untuk merencanakan wawancara dengan baik, untuk menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang relevan dan untuk menjalin hubungan dengan orang yang diwawancarai.

c. Kuesioner

Para Analis pekerjaan dapat menyusun kuesioner untuk dikirimkan kepada karyawan dan supervisor. Informasi yang dikumpulkan dengan menggunakan kuesioner harus diperiksa untuk memastikan bahwa data tersebut akurat dan lengkap. Pemegang jabatan dengan atasannya biasanya akan diminta untuk melengkapi kuesioner. Kuesioner mencakup pertanyaan spesifik tentang pekerjaan, persyaratan kerja, kondisi kerja dan peralatan. Format dan derajat dari struktur yang dipertanyakan memiliki masalah yang diperdebatkan. Sebenarnya tidak ada format terbaik untuk kuesioner. Kuesioner harus sesingkat dan sesederhana mungkin, tujuan dan kegunaannya harus dijelaskan, sebagai pengetahuan mengapa kuesioner tersebutharus diisi, dan harus diuji coba terlebih dahulu sebelum digunakan.

Kuesioner memiliki keuntungan sebagai berikut :

1. Membuat ketentuan untuk partisipan dengan jumlah maksimal, karena setiap karyawan dan supervisor dapat mengisi kuesioner.
2. Mempersiapkan karyawan untuk wawancara tindak lanjut (jika wawancara yang digunakan), karena hal ini memberikan mereka waktu untuk memikirkan tentang aspek yang berbeda dari pekerjaan mereka.
3. Menghemat waktu dan uang jika kuesioner lengkap dan akurat.

Namun, kuesioner memiliki kelemahan sebagai berikut :

1. Sulit untuk menyusun kuesioner yang baik.
2. Sangat sulit dan memakan waktu untuk menafsirkan jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan.
3. Karyawan kadang merasa terganggu oleh kuesioner. Hal ini dapat menyebabkan ketidakpedulian dalam mengisi kuesioner.

Motivasi karyawan untuk mengisi kuesioner lengkap terkadang bermasalah. Banyak Analis menggunakan perpaduan antara wawancara dan kuesioner untuk menganalisa pekerjaan. Perpaduan dari kuesioner dan wawancara akan memberikan informasi yang lebih akurat, memberikan karyawan kesempatan untuk menguraikan jawaban yang diberikan dalam kuesioner, dan memberikan Analis kesempatan untuk memberikan informasi pertama mengenai alasan untuk menganalisa pekerjaan.

d. Teknik Insiden Kritis

Dalam metode ini karyawan dan supervisor diminta untuk melaporkan kejadian penting dalam perilaku kerja mereka yang efektif dan tidak efektif dalam mencapai tujuan pekerjaan mereka. Unsur-unsur, situasi di mana itu terjadi, apa yang dilakukan karyawan itu efektif atau tidak efektif, dan efek dari perilaku yang ditunjukkan dalam setiap kejadian. Keuntungan dari metode ini adalah bahwa perilaku nyata, bukan pendapat atau terkesan subyektif, digunakan sebagai tolak ukur untuk mengetahui bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan. Kelemahannya adalah bahwa dibutuhkan banyak waktu untuk mengumpulkan, menganalisa dan mengklasifikasikan insiden. Dengan menggunakan metode insiden kritis, perilaku pekerja 'rata-rata' sulit sekali untuk membedakan dan tidak mungkin untuk menyusun deskripsi pekerjaan yang lengkap.

e. Buku Harian Pemegang Jabatan

Buku harian tersebut dicatat oleh pemegang jabatan yang menguraikan kewajiban tugas, frekuensi pekerjaan tersebut dan kapan pekerjaan tersebut dilakukan. Teknik ini membutuhkan pemegang jabatan untuk menulis buku harian setiap hari. Sayangnya, banyak individu tidak cukup disiplin untuk menulis buku harian tersebut. Jika buku harian tersebut selalu tepat waktu, hal ini dapat memberikan informasi yang baik tentang pekerjaan. Perbandingan pada tugas harian, mingguan, atau bulanan dapat dilakukan. Buku harian ini sangat berguna ketika mencoba untuk menganalisa pekerjaan yang sulit untuk diamati, seperti yang dilakukan oleh para insinyur, ilmuwan dan eksekutif senior.

5. Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan adalah salah satu hasil utama yang diberikan untuk analisa pekerjaan yang sistematis. Ini adalah deskripsi tertulis tentang apa saja yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Meskipun tidak ada format standar untuk sebuah deskripsi pekerjaan, tetapi ini telah mencakup informasi mengenai aspek-aspek tersebut :

• Jabatan. Suatu gelar dari pekerjaan dan informasi lainnya yang mengidentikasikan upah dan juga manfaat klasifikasi.
• Ringkasan. Pernyataan yang terdiri dari dua kalimat singkat yang menjelaskan tujuan dari pekerjaan dan hasil yang diharapkan dari pemegang jabatan.
• Bidang kinerja utama. Penjelasan mengenai tugas pekerjaan dan tanggung jawab utama dalam hal apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan dan mengapa hal tersebut dilakukan.
• Peralatan. Pernyataan yang jelas mengenai peralatan, perlengkapan dan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif.
• Lingkungan. Penjelasan mengenai kondisi kerja dari pekerjaan itu, lokasi pekerjaan dan karakteristik lain yang relevan dari lingkungan kerja langsung seperti tingkat bahaya dan kebisingan.

Pedoman untuk menulis deskripsi pekerjaan :

1. Tulis tentang pekerjaannya, bukan orangnya.
2. Jelaskan hanya pada apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.
3. Jelaskan tentang apa dan bagaimana tugas masing-masing setiap pekerjaan.
4. Mulailah menulis setiap kalimat dengan kalimat aktif masa sekarang. Cobalah untuk tidak menggunakan kata sifat.
5. Buat secara singkat, tidak memberikan rincian yang tidak relevan, pernyataan subyektif atau pendapat.
6. Gunakan contoh-contoh konkrit untuk menjelaskan tanggung jawab yang asing atau luas.
7. Sampaikan tugas dalam urutan yang logis.

6. Spesifikasi pekeraan

Spesifikasi pekerjaan merupakan pengembangan dari deskripsi pekerjaan. Hal ini menunjukkan kompetensi (kualifikasi, sifat-sifat pribadi dan pengalaman) yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan efektif. Spesifikasi pekerjaan ini sangat berguna sebagai penawaran bimbingan untuk perekrutan dan penyeleksian.

Spesifikasi pekerjaan dapat disusun dalam tiga cara :

a. Analis menilai mana kompetensi yang penting untuk kinerja yang baik. Pendekatan ini dapat menghemat waktu, tetapi bersifat subyektif. Meskipun metode ini menunjukkan kompetensi yang sangat penting untuk keberhasilan pekerjaan, tetapi tidak mengindikasikan kepentingan relatif dari kompetensi ini untuk kesuksesan bekerja.

b. Sekelompok spesialis yang mengetahui tujuan pekerjaan, menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk pekerjaan yang berhubungan dengan perilaku. Pendekatan ini dimulai dengan daftar kompetensi (pengetahuan, bakat, keterampilan dan karakteristik kepribadian) yang ditetapkankan dan dinilai oleh spesialis setelah mereka mempelajari deskripsi pekerjaan. Dengan cara ini kita akan mendapatkan profil untuk setiap pekerjaan. Pendekatan ini lebih obyektif, tetapi membutuhkan lebih banyak waktu.

Contoh Spesifikasi Pekerjaan:

• Nama pekerjaan : Sekretaris
• Pengalaman sebelumnya : Pengalaman di kantor selama dua tahun
• Ketangkasan :Ketepatan gerakan tangan dan jari diharuskan untuk mengoperasikan komputer. Minimal kecepatan mengetik 60 kpm.
• Ketentuan penglihatan : Diharuskan memiliki konsentrasi visual sebesar 50% untuk membaca email yang masuk, mengetik, dan mengingat.
• Ketentuan fisik : Mengangkat atau membawa barang dibawah 5 kg. Posisi kerja yaitu duduk.

Aspek pertimbangan : Diharuskan memliki pertimbangan dalam memutuskan tindakan, menentukan waktu yang tepat untuk menyela rapat atasan.
Kondisi kerja : Kondisi lingkungan yang nyaman dan kantor dengan pendingin ruangan.
Resiko bahaya : Tidak ada kemungkinan resiko cedera atau yang membahayakan kesehatan
Syarat lainnya : Harus memiliki kemampuan berbahasa Inggris yang baik, lisan dan tulisan, dan mengetahui ketentuan ejaan dan tata bahasa yang baik dan benar.

c. Tes psikometri digunakan untuk menentukan spesifikasi pekerjaan. Pertama, karyawan diuji dengan berbagai tes psikometri. Kedua, kinerja mereka dinilai untuk menentukan siapa yang lebih sukses dan kurang berhasil pada pekerjaan. Selanjutnya, perbedaan antara tes psikometri kelompok berhasil dan kurang berhasil dianalisa untuk menentukan spesifikasi pekerjaan.

Apapun metode yang digunakan untuk menentukan spesifikasi pekerjaan, dua aspek harus dipertimbangkan, yaitu bahwa :

1. Standar minimum harus ditentukan, dan
2. Fleksibilitas harus ditampilkan dalam penerapan spesifikasi pekerjaan. Ini berfungsi sebagai pedoman dan juga dapat disesuaikan jika calon yang tersedia terbatas untuk suatu lowongan pekerjaan.

Spesifikasi pekerjaan meliputi aspek-aspek berikut:

• Pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan,
• Pengalaman yang diperlukan,
• Keterampilan khusus yang dibutuhkan,
• Kemampuan fisik dan mental yang diperlukan,
• Karakteristik emosional diperlukan.

C. Ringkasan

1. Perencanaan sumber daya manusia didefinisikan sebagai suatu hal untuk memastikan suatu organisasi memiliki jumlah dan waktu yang tepat dalam hal menyediakan para pekerja yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Dalam rangka untuk mencapai hal ini, perencanaan sumber daya manusia harus dikaitkan dengan proses perencanaan strategis dan rencana bisnis organisasi. Alasan untuk perencanaan sumber daya manusia dijelaskan. Proses perencanaan sumber daya manusia dapat diambil dari berbagai macam bentuk, salah satunya dijelaskan. Hal ini terdiri dari menganalisa situasi (mengamati lingkungan), menentukan karakteristik dari tenaga kerja saat ini, menganalisa permintaan, menyediakan sumber daya manusia, dan menentukan tujuan sumber daya manusia. Lebih lanjut hal ini akan terdiri dari merancang dan menerapkan rencana sumber daya manusia untuk mencapai semua tujuan, kemudian mengumpulkan dan menganalisa informasi yang dapat digunakan sebagai umpan balik untuk memperbarui proses perencanaan sumber daya manusia.

2. Analisa pekerjaan didefinisikan sebagai proses pengumpulan informasi pekerjaan dengan memecah pekerjaan menjadi elemen-elemen komponennya, dengan tujuan untuk mengidentifikasi apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab pekerjaan tersebut, keterampilan-keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu, dan kondisi lingkungan yang bagaimana yang mengelilingi pekerjaan tersebut. Ada enam langkah dalam analisa pekerjaan, dimulai dengan memeriksa keseluruhan organisasi dan kecocokannya dengan pekerjaan, dan diakhiri dengan penyusunan spesifikasi pekerjaan. Penggunaan analisa pekerjaan meliputi perencanaan strategis, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, kompensasi dan perancangan kerja. Hal ini jelas dari pembahasan di atas bahwa tingkat pemula tidak harus melakukan analisa pekerjaan. Pelatihan sangat penting sebelum seseorang dapat menganalisa pekerjaan. Sebelum melakukan analisa pekerjaan, struktur organisasi harus dipelajari untuk memperoleh gambaran organisasi. Teknik-teknik yang dapat digunakan untuk menganalisis pekerjaan meliputi observasi, wawancara, kuesioner, buku harian atau kombinasi dari ini.

3. Deskripsi pekerjaan berkonsentrasi pada pekerjaan. Ini menjelaskan apakah pekerjaan itu dan apa tugas-tugasnya, tanggung jawabnya dan kondisi kerjanya secara umum. Spesifikasi pekerjaan berkonsentrasi pada karakteristik yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu. Ini menggambarkan kualifikasi yang harus dimiliki pemegang jabatan untuk melakukan pekerjaan. Perekrutan didefinisikan sebagai proses menarik kandidat yang cocok untuk melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu organisasi.

Sekian artikel Blog Psikologi tentang Perencanaan Sumber Daya Manusia dan Analisa Pekerjaan.

Daftar Pustaka

• Rothmann, I. & Cooper, C. (2008). Organizational Psychology and Work Psychology : Topics in Applied Psychology. London : Hodder Education