Presentasi dan Alat Bantu Dalam Pelatihan dan Pengembangan

Presentasi dan Alat Bantu Dalam Pelatihan dan Pengembangan - Membahas tentang keterampilan persuasi dan pengaruh, alas an-alasan untuk presentasi, merencanakan presentasi, proses pembelajaran dan komunikasi, memilih alat-alat bantu, penggunaan alat bantu secara efektif, dan checklist penyelenggaraan pelatihan. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami proses pembelajaran dan komunikasi, memilih alat-alat bantu, penggunaan alat bantu secara efektif, dan checklist penyelenggaraan pelatihan.

1. Keterampilan Persuasi dan Pengaruh

Keterampilan persuasi dan memengaruhi merupakan hal yang perlu diperhatikan dalam presentasi. Berikut ini adalah kata-kata kunci dalam persuasi dan memengaruhi:

a. Sikap :
Keberhasilan komunikasi tidak hanya tergantung pada sikap terhadap situasi dan orang yang diajak berkomunikasi, tetapi juga pada kesan terbuka dari sikap ini. Jika instruktur mempunyai motivasi tinggi dan antusias dalam menghadapi materi, maka akan lebih mudah proses pentransmisikan pada para pendengar. Dengan demikian akan lebih besar kemungkinan para pendengar dapat dipengaruhi dan dibujuk.

b. Nilai-nilai :
Nilai-nilai pribadi (misalnya bagaimana memperlakukan orang lain) akat sangat memengaruhi sikap orang lain terhadap presenter. Sikap ini akan memengaruhi hubungan selanjutnya, apakah akan menjadi baik atau buruk.

c. Arti penting :
Betapa penting instruktur menunjukkan situasi atau materi akan mempunyai efek yang kuat pada para pendengar. Jika pendengar mengembangkan sikap bahwa materi itu penting, maka instruktur akan mempunyai peluang besar untuk meyakinkan para pendengar tentang arti penting materi yang disampaikan.

d. Kredibilitas :
Kejujuran, ketulusan, dan keinginan nyata untuk membantu para peserta untuk belajar adalah indikator penting dari kredibilitas instruktur. Instruktur tidak boleh memanfaatkan peserta untuk memuaskan tuntutan-tuntutan ego akan kekuasaan dan kinerja. Instruktur tidak bisa menjadi pakar dalam segala hal, tetapi harus:

1. Mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai materi yang yang disampaikan sehingga memungkinkan para peserta belajar
2. Lebih baik (sekalipun tidak mutlak penting) bila instruktur memiliki keterampilan personal ketika memberikan pelatihan di bidang – bidang keterampilan
3. Mempunyai dan secara efektif bisa menggunakan kemampuan fasilitator yang sesuai.

image source: www.training.com

baca juga: Pengertian dan Metode Outbound Management Training + Contoh

2. Alasan – alasan untuk Presentasi

Ada beberapa alasan yang dikemukakan mengapa presentasi dilakukan:

• memberikan informasi mengenai suatu pokok materi
• melaporkan tindakan-tindakan dan kemajuan dalam menjalankan suatu tugas atau proyek
• memotivasi orang agar mengambil suatu tindakan
• memengaruhi orang agar menerima usulan atau ide-ide yang disampaikan atau untuk menciptakan perubahan-perubahan
• mengajar orang dalam suatu proses baru atau tindakan lain

3. Pertanyaan-pertanyaan yang Harus Diajukan oleh Fasilitator sebelum Pelatihan

• Kapan presentasi diselenggarakan ?
• Dimana tempat penyelenggaraan pelatihan tersebut ?
• Apa yang menjadi topik pembahasan pelatihan ?
• Mengapa topik pelatihan tersebut penting dipresentasikan ?
• Bagaimana presentasi dilakukan ?
• Siapa yang akan hadir ? : Bagaimana level, senioritas, kekuasaan yang dipunyai peserta ?, Bagaimana kedudukan instruktur di diantara para peserta ?
• Bagaimana latar belakang peserta ?
• Seberapa banyak jumlah peserta ?
• Apa yang sudah diketahui oleh peserta tentang pokok bahasan (materi) presentasi?
• Apakah peserta akan benar-benar tertarik pada apa yang akan disampaikan ?
• Apakah peserta hadir dalam acara presentasi karena wajib ? Dapatkah fasilitattor membangun minat para peserta ?
• Apa yang diharapkan peserta dari fasilitator dalam sejumlah aspek ?
• Bagaimana nilai-nilai dan prasangka-prasangka peserta dalam presentasi yang akan diberikan ?
• Dapatkah saya menyajikan apa yang diharapkan oleh para peserta ?
• Dan beberapa pertanyaan lainnya.

4. Hal-hal Utama mengenai Sasaran Presentasi Pelatihan dan pengembangan

• Pahami betul sasaran-sasaran presentasi
• Apakah sasaran-sasaran itu berkorelasi dengan kebutuhan-kebutuhan pelatihan yang sudah diidentifikasi ?
• Apakah sasaran-sasaran itu terfokus pada masalah-masalah nyata yang terlibat dan cakupan apa yang seharusnya ada dalam presentasi ?
• Apakah penyusunan kata-kata mengenai sasaran-sasaran itu jelas dan bias dipahami secara umum ?
• Apakah sasaran-sasaran yang ditetapkan bias dicapai dalam presentasi yang akan diberikan ?
• Apakah pendekatan-pendekatan yang disarankan dalam desai dan perencanaan adalah pendekatan-pendekatan yang paling efektif dan sesuai ?
• Apakah respon-respons pra-program dari pembelajar berkorelasi dengan tujuan resmi ?
• Bersiaplah memodifikasi atau bahkan membuang tujuan-tujuan pribadi jika tidak sejalan dengan tujuan-tujuan yang sudah disepakati.

5. Merencanakan Presentasi

Dalam merencanakan presentasi perlu mempertimbangkan hal-hal berikut :

• Mempertimbangkan metode-metode untuk menyita perhatian peserta
• Mengidentifikasi masalah-masalah ingatan dan retensi materi presentasi
• Menyodorkan berbagai teknik untuk mengatasi masalah-masalah komunikasi
• Menguraikan struktur yang efektif untuk merencanakan dan menyiapkan presentasi
• Menguraikan cara memutuskan materi utama yang akan dicantumkan dan proses logis presentasinya
• Memberikan panduan mengenai pendekatan-pendekatan dan gaya-gaya presentasi efektif
• Beberapa strategi yang digunakan dalam memperkuat ingatan dan recall pembelajaran, yakni : pengaruh, struktur, butir-butir terkait, ulasan kemajuan, dan rangkuman, serta pengingat pasca-presentasi.
• Gunakan alat bantu memori secara efektif, yaitu :

1. Akronim : sebuah kata yang dibentuk dari huruf-huruf awal dari kata-kata, yang biasanya merupakan serangkaian ide, dan sebagainya. Salah satu akronim yang relevan dalam presentasi adalah KISS : Keep It Short and Simple.
2. Aliterasi : pendekatan ini bias digunakan jika akronim tidak cocok. Berikut ini adalah salah satu contoh yang akan digunakan, disingkat 4-P:
   - Project –proyeksikan suara
   - Pronounce – ucapkan kata-kata dengan cermat
   - Pause – sering-seringlah berhenti sejenak
   - Pace – variasikan kecepatan bicara
3. Frasa : penggunan kalimat yang mudah diingat-ingat, dimana huruf –huruf pertama dari masing-masing kata berfungsi sebagai pemicu apa yang harus diingat. Contoh : mengingat daftar tipe-tipe bintang: O, B, A, F, G, K, M, R, N, S – dengan frasa : Oh Be A Girl, Kiss Me Right Now, Smack !
4. Rima : adalah sajak yang muda diingat bias membantu retensi dan recall. Contoh : aku tidak memilih menjadi insan biasa membantu menjelaskan hal penting dalam motivasi intrinsic.
5. Gambar/Kartun : pada dasarnya orang akan mengingat lebih pada gambar/kartun ketimbang dari kata-kata. Penggunaan alat bantu visual sangat dianjurkan. Kartun-kartun- terutama yang lucu sangat menarik ditampilkan.
6. Membuat cerita : menggunakan cerita-cerita kecil untuk lebih membantu retensi dan recall (misalnya cerita tentang “APEL”). Selain cerita kecil, juga cerita-cerita inspiratif untuk membangkitkan motivasi peserta.
7. Humor : bantulah orang untuk bias tertawa, sehingga menjadi lebih rileks dan menikmati suasana pelatihan, sehingga akan meolong proses mengingat dan recall.
8. Repetisi : menyodorkan poin yang sama secara berulang-ulang.

6. Tahap-tahap Perencanaan dalam Presentasi

Ada 12 tahap dalam persiapan dan perencanaan presentasi. Ke-12 tahap tersebuta adalah sebagai berikut :

1. Mendefinisikan atau menegaskan sifat dan tujuan / sasaran presentasi
2. Menganalisis peserta potensial
3. Memutuskan materi utama dan proses logis presentasinya
4. Memutuskan pendekatan dan gaya presentasi
5. Merencanakan presentasi dan menyiapkan brief
6. Memutuskan dan memproduksi alat-alat bantu yang relevan-VAK (Visual, Audio, Kinestetik)
7. Menyiapkan materi handout
8. Berlatih melakukan presentasi
9. Membuat modifikasi-modifikasi seperlunya
10. Menyiapkan atau mengevaluasi lingkungan
11. Melakukan presentasi
12. Mengulas kinerja

7. Checklist Penutup

Untuk meyakinkan bahwa instruktur mengakhiri presentasi dengan efektif dan lengkap, maka perlu menanyakan kepada diri sendiri beberapa pertanyaan berikut :

• Apakah saya telah menyampaikan poin-poin kunci secara efektif ?
• Apakah bagian utama presentasi sudah saya sampaikan dengan efektif ?
• Apakah saya berhasil menjawab pertanyaam audiens ?
• Mungkinkah audiens pulang sambil tetap memikirkan materi presentasi ?
• Apakah isyarat verbal dan nonverbal audiens menunjukkan bahwa mereka mengapresiasi presentasi saya ?
• Apakah saya menjamin mereka bias mengajukan pertanyaan ?
• Apakah saya berhasil menjawab semua pertanyaan dengan memuaskan ?
• Apakah saya berani mengakui bahwa tidak bias menjawab salah satu pertanyaan dan berjanji akan melakukan sesuatu dan menyampaikannya dalam kesempatan lain/khusus ?
• Apakah saya merangkum presentasi dengan efektif dan komprehensif ?
• Apakah saya mengakhiri presentasi dengan tenang dan tidak tergesa-gesa ?
• Apakah audiens merasa bahwa presentasi saya lengkap ?

8. Proses Pembelajaran dan Komunikasi

Pembelajaran merupakan proses perubahan dan dapat digambarkan dengan tangga kompetensi pada gambar berikut.

Gambar 1. Tangga Kompetensi (Rae, 2005)

Program-program pembelajaran dirancang untuk mengatasi perubahan ini, paling tidak di batas antara kemampuan sadar dan kemampuan bawah sadar, namun proses pembelajaran perlu dicapai dengan berbagai cara dan sarana.

Kolb (dalam Rae, 2005) mengemukakan bahwa pembelajaran efektif dapat dicapai dengan menggunakan 4 (empat) tahap dari siklus pembelajaran sebagaimana terlihat dalam gambar berikut.

Gambar 2. Siklus Pembelajaran

Memahami Minat Pembelajaran

Dalam proses pembelajaran, trainer perlu memperhatikan minat pembelajaran yang berbeda-beda dari sejumlah orang. Berikut ini diuraikan berbagai minat pembelajaran.

• Kaum aktivis - suka dan ingin melakukan sesuatu (apa pun ?)
• Kaum perenung – lebih suka diam merenungkan apa yang telah terjadi, oleh siapa, untuk siapa (barangkali mereka lebih suka merenungkan daripada mengambil tindakan nyata)
• Kaum teoretis – lebih suka mempertimbangkan konsep-konsep dan teori di balik apa yang telah terjadi, juga memikirkan model-model aktivitas dan berbagai alternatif yang bias dilakukan.
• Kaum pragmatis – apakah hal itu memiliki aplikasi yang praktis? Apakah cukup bermanfaat untuk dijalani? Bagaimana cara saya menerapkannya dalam pekerjaan? Jika tidak ada satu pun yang bias diterapkan, saya tidak tertarik.

Fungsi Indra dan Proses Pembelajaran Indrawi

• Indra penglihatan : belajar dengan cara membaca, belajar dengan visualisasi, belajar dengan cara melihat, belajar dengan cara menulis.
• Indra pendengaran : belajar dengan cara mendengarkan.
• Indra peraba : belajar dengan cara menyentuh (obyek, orang, mesin), belajar melalui pengalaman dalam melakukannya.
• Indra pencium/ pengecap : belajar dengan cara menciup atau mencicipi produk, situasi, lingkungan dan sebagainya.

Model Komunikasi

Hambatan-Hambatan dalam Komunikasi

Hambatan-hambatan dalam komunikasi dapat diidentifikasi menjadi empat kelompok besar; ucapan (jargon), aspek-aspek internal atau kejiwaan (mood), aspek-aspek nonverbal (sikap mental), dan lingkungan (suhu udara). Hambatan-hambatn dimaksud diuraikan berikut ini.

a. Cara berbicara : meliputi: kosakata, pendekatan yang tidak jelas dan melantur, jargon, ambiguitas, pendekatan yang tidak jelas/melantur (gunakan metode KISS: Keep It Short and Simple = bicaralah singkat dan sederhana), kata-kata yang tidak lazim, kurang mahir bicara, kurang pengetahuan, aksen, serba tahu.

b. Dukungan alat : banyak hambatan yang menyangkut cara berbicara dapat diatasi bahkan dilenyapkan sama sekali apabila ditunjang dengan alat bantu tertentu.

c. Aspek-aspek internal dan psikologis : tekanan, mood, keterpaksaan, ogah-ogahan, ketakutan, rasa malu, agresi, keengganan belajar dan melakukan perubahan, sikap sok tahu, merasa terlalu tua untuk belajar atau melakukan perubahan, perbedaan status.

Manakala hambatan-hambatan internal dan psikologis muncul, alat-alat bantu pelatihan dapat memberikan pengaruh secara tidak langsung. Kunci untuk mengatasi hambatan-hambatan ini adalah kemampuan instruktur atau pelatih dalam menggunakan alat-alat bantu pelatihan. Penggunaan alat-alat bantu akan membantu presentasi trainer tampil lebih komprehensif, lebih menarik dan terfokus, serta meningkatkan rasa ketertarikan peserta.

Aspek-aspek nonverbal

Aspek-aspek nonverbal dalam komunikasi perlu diperhatikan, diantaranya: perilaku, sikap : mudah curiga, suka menilai orang, terlalu menggurui. Penggunaan alat bantu menjadi penting karena pada dasarnya alat bantu merupakan komunikasi nonverbal. Apabila alat bantu tersebut diimbangi dengan komunikasi verbal yang positif, maka hasilnya akan sangat besar dalam proses pembelajaran.

Lingkungan

LIngkungan juga berpengaruh dalam proses komunikasi, diantaranya: suara, suhu yang panas, dingin, ventilasi udara dan ruang yang tersedia, interupsi/gangguan pekerjaan, dan waktu yang terbatas.

9. Memilih Alat-alat Bantu untuk Pelatihan dan Pembelajaran

Manfaat penggunaan alat-alat bantu pelatihan adalah berikut ini:

• Keragaman alat bantu (VAK: Visual, Audio, Kinestetik)
• Alat bantu lebih berdampak besar ketimbang kata-kata
• Membantu ingatan peserta dengan prinsip pengulangan
• Alat bantu yang cepat dan tepat membantu kejelasan dan ketepatan
• Alat bantu bersifat konsisten satu sama lain terhadap sasaran utama

Alat Bantu Pelatihan

Alat-alat bantu pelatihan , diantaranya:

• Aktivitas
• Papan tulis (White Board)
• Gabungan audio dan slide presentasi
• Komputer (PC, Laptop, dll)
• Flipchart
• Handouts
• Video
• LCD
• Obyek
• Instruktur itu sendiri (kendati tanpa disadari)

Proses Seleksi

Pertanyaan yang patut dilontarkan dalam proses memilih alat bantu :

• Apa yang ingin saya capai dalam sesi atau presentasi ini? Apa sasaran saya?
• Dapatkah sasaran pelatihan itu dicapai tanpa menggunakan alat-alat bantu?
• Kendati sasaran pelatihan dapat dicapai tanpa bantuan alat, apakah proses pembelajaran menjadi terkesan lebih gampang dan/ atau berkembang apabila presentasi lisan disertai dengan penggunaan alat visual?
• Apakah sasaran, isi, dan gaya pelatihan menuntut digunakannya alat-alat bantu pelatihan?
• Apakah alat-alat bantu pelatihan akan memperbaiki presentasi?
• Alat-alat bantu apakah yang paling tepat digunakan?
• Berapa banyak yang saya butuhkan?
• Apakah memungkinkan mempergunakan sejumlah alat bantu yang telah ditentukan?
• Apakah saya memiliki sumber penunjang- waktu, dukungan staf, uang- untuk menghasilkan atau memperoleh alat-alat bantu tersebut?

Metode-metode yang tepat digunakan sebagai alat bantu, diantaranya: aktivitas, studi kasus, pelatihan berbasis computer, demonstrasi, kelompok diskusi, sesi masukan, video interaktif, petunjuk satu lawan satu, presentasi, proyek-proyek, permainan peran, dan lain-lain.

Memadukan Alat Bantu dengan Metode yang Tepat

• Seleksi alat : berapa alat bantu yang perlu digunakan?
• Biaya : investasi modal yang besar, menyewa alat atau membelinya, mengontrak ahli teknis, menyiapkan hal-hal professional, ketersediaan peralatan di tempat pelatihan

10. Penggunaan Alat Bantu

Papan Tulis/Whiteboard, Flipchart
Pengunaan papan tulis/whiteboard, dan flipchart harus memperhatikan prinsip legibilitas (tulisan yang mudah terbaca), agar apa yang tertulis dengan mudah dapat dibaca oleh peserta pembelajaran. Legibilitas terkait dengan kejelasan tulisan dan kualitas tulisan. Tulisan harus jelas agar mudah dibaca oleh semua peserta pelatihan. Kualitas tulisan akan menentukan legibilitasnya, terutama jika dibaca di deretan belakang dari kelompok peserta.

Selain tulisan, perlu juga penggunaan hal-hal berikut:

• Grafik : dalam kenyataannya, grafik akan lebih mudah dibaca ketimbang tulisan dan orang akan lebih menyukai gambar ketimbang kata-kata tertulis. Gunakan warna, cara ini membuat poster lebih menarik dipandang dan dapat digunakan untuk merakit berbagai gagasan atau menunjukkan bagian-bagian yang menonjol
• Kotal/Lingkaran: kotak/lingkaran di sekeliling kata-kata atau ungkapan diperlukan agar isi kotak terligat lebih menonjol dan penting dibanding bagian tulisan yang lain
• Garis bawah : penggunaan garis bawah akan membuat kata atau ungkapan tampil lebih mononjol dibanding kata-kata lain yang tidak bergaris bawah.

Intinya: segala sesuatu yang terkait dengan legibilitas perlu dibuat secara jelas dan mengesankan dengan menggunakan beragam teknik.

Penggunaan flipchart :

• poster memperlihatkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai
• menyediakan diskusi yang terfokus pada pokok bahasan
• menunjang presentasi instruktur
• merangkum pendapat dari peserta pelatihan
• poster yang telah dipersiapkan terlebih dahulu
• memberikan fokus tambahan
• penunjang presentasi para instruktur
• cara menghimpun pendapat dari kelompok pelatihan

Berbagai manfaat yang diperoleh dari penggunaan flipchart: cukup sederhana, mudah dibawa, tidak membutuhkan tenaga listrik, relatif murah, serba guna, mudah dibalik karena berupa lembaran, mudah digunakan, mudah ditulis,.

Hal-hal yang kurang menguntungkan dengan menggunakan flipchart, diantaranya: penulis harus membelakangi peserta, ukuran lembar terbatas, kesulitan dalam menulis, tampilan yang kurang professional, mudah rusak, -tidak mudah menggunakan efek-efek khusus.

Teknik-Teknik Penyingkapan: tidak dibuka secara serempak, dibuka satu demi satu, disingkap secara luwes.

Manfaat yang diperoleh

• peserta pelatihan tidak dapat membaca terlebih dahulu sebelum sampai pada pembahasan tersebut
• harus membuka penutup secara urut, seperti saat menggunakan teknik lipat, dan dapat memilih bagian mana saja yang akan dibuka sesuai dengan pembahasan dalam sesi pelatihan yang tengah berjalan.

Penggunaan Whiteboard

Manfaat pengunaan whiteboard adalah berikut ini:

• sederhana dalam penggunan
• masukan dapat dengan mudah dihapus dan dituliskan kembali
• tidak butuh tenaga listrik
• dapat menggunakan pelekat magnetis
• serba guna
• lebih bersih daripada papan tulis kapur
• mudah digunakan

Kelemahan Whiteboard

• membelakangi para peserta whiteboard
• kurang mudah digunakan seperti poster permanen
• diperlukan spidol khusus
• agak susah dalam penulisannya
• penampilan yang kurang professional
• mudah terhapus
• tidak mudah meberikan efek-efek khusus
• pada alat bantu elektronik, ada ketergantungan pada arus daya listrik

Audio dan Video

Rekaman Video Selama Pelatihan

• Role play : biasanya digunakan satu kamera yang akan meliput kegiatan wawancara
• Praktik dalam negosiasi : menggunakan lebih dari satu kamera dengan fasilitas mixing karena kedua pihak mempelajari teknik dalam bernegosiasi
• Presentasi nyata : Presenter akan mendapatkan rekaman permanen dari kegiatannya
• Merekam diri sendiri : saat tengah mencoba presentasi atau input baru

Aktivitas pembuatan rekaman video, adalah berikut ini: siapkan peralatan , periksa posisi, pertimbangkan untuk menggunakan lebih dari satu ruang, siapkan para pertisipan yang akan terlibat dalam liputan, sadari kemungkinan terjadinya salah tikah dari para peserta di depan kamera, bersiaplah untuk mengabaikan bagian awal dari rekaman, siapkan para pengamat untuk peran mereka yang berbeda.

Video Interaktif dan CD-I

a. Video interaktif
merupakan sarana yang berguna untuk belajar mandiri, kendati adapula sejumlah stasiun video interaktif untuk intruksi secara kelompok.

b. CD-I
versi terbaru dari video interaktif adalah CD-I, yang menggantikan perlengkapan video yang besar dan makan tempat.

Audio Visual

Komputer sebagai alat bantu pelatihan-computer-assisted learning (CAL/proses pembelajaran yang ditunjang dengan komputer) dan computer-based training (CBT/pelatihan berbasis komputer)

Keuntungan dari Paket CBT

• para peserta pelatihan ikut serta ambil bagian secara aktif dalam pelatihan
• upaya pembelajaran dapat dilakukan sesuai dengan kecepatan dari masing-masing peserta
• evaluasi pemahaman dapat dibuat dengan mudah
• proses pembelajaran tersebut dapat dilakukan di tempat kerja para peserta, bahkan bisa dilakukan di rumah mereka
• waktu dan sumber bahan digunakan secara efektif

Handouts

Cara Menggunakan Handouts
Handouts sebagai alat bantu pelatihan memiliki sejumlah kegunaan, format, waktu penggunaan dan metode yang berlainan. Penggunaan handouts mencakup hal-hal berikut ini :

• sebelum pelatihan, handouts dapat digunakan sebagai alat bantu persiapan
• selama berlangsungnya pelatihan handouts berguna untuk merangkum bahan pelatihan
• handouts dapat pula digunakan sebagai log pembelajaran
• handouts merupakan bahan pengingat setelah pelatihan usai

Penggunaan handouts selama masa pelatihan sebagai alat interaktif

• apa yang terjadi menurut pandangan peserta selama aktivitas berlangsung?
• kegiatan apa yang mendorong terjadinya hal ini?
• siapa yang banyak terlibat dalam proses ini?
• apa yang telah peserta petik dari pengalaman tersebut?
• bagaimana cara peserta menerapkan informasi itu?
• persoalan apa yang barangkali muncul dari tindakan yang diusulkan tersebut?

Selama masa pelatihan handouts digunakan sebagai catatan ringkas untuk kegiatan yang ada

• apa nama kegiatan tersebut
• apa yang diperlukan sebagai hasil dari kegiatan tersebut
• berapa lama para peserta harus melengkapinya
• bagaimana cara peserta dalam memberitahukan hasilnya
• peralatan atau sumber bahan apa saja yang akan dipergunakan

Petunjuk penulisan handouts

• gunakan satu sisi dari kertas ukuran A4
• baca ulang dan suntinglah semaksimal mungkin
• apakah ada format lain yang lebih efektif?
• gunakan lebih banyak “bidang putih”
• gunakan salinan slide
• gunakan daftar dengan bullet
• beritahu para peserta pelatihan bahwa akan ada handouts
• bilamana mungkin gunakan gambar-gambar

Hal-hal lainnya dalam penggunaan alat bantu

• kegiatan mencatat
• kegiatan, permainan, latihan
• kelompok diskusi yang meriah
• studi kasus dan simulasi
• alat-alat observasi

Metode-metode utama dalam membuat catatan

• metode vertikal yang tradisional
• metode headline
• cara horizontal
• catatan-catatan berpola

Sarana Observasi

• observasi bebas
• laporan diri
• pengamatan tugas
• analisis proses
• analisis perilaku interaktif
• perekaman video

Contoh Laporan Diri

• seberapa baik anda memahami sasaran dari sidang tersebut?
• seberapa baik anda telah memberi penjelasan mengenai sasaran tersebut kepada para anggota?
• apakah anda seharusnya mengorganisasi sidang tersebut dengan cara tertentu, dan bagaimana anda melakukannya?
• seberapa jauh anda telah mencari dan memanfaatkan berbagai keahlian yang dimiliki para anggota?
• seberapa baik anda memberi kesempatan kepada semua anggota untuk menyatakan pandangan-pandangan mereka?
• seberapa jauh anda mampu membangun keterlibatan para anggota, terutama orang-orang yang amat pendiam?
• seberapa baik anda mengendalikan interaksi antaranggota?
• gaya kepemimpinan semacam apa yang anda pergunakan? Apakah gaya tersebut efektif? Apakah itu merupakan satu-satunya gaya yang paling efektif?
• apakah tindakan anda dirasakan sangat membantu?
• apa tindakan anda dirasakan kurang begitu membantu?
  - bagaimana cara anda mengidentifikasi masalah?
  - bagaimana cara anda mengelola untuk memperoleh usulan lain bagi langkah pemecahan yang diharapkan?
  - bagaimana cara anda mengidentifikasi dan menyetujui solusi atau proposal akhir yang diajukan?
  - seberapa jauh anda melakukan kesimpulan selama berlangsungnya sidang?

Catatan:

• Gunakan skala dari 1 (sangat baik ) hingga 10 (sangat buruk) untuk mengisi pertanyaan/pernyataan di atas (bagaimana perasaaan anda sewaktu memimpin sidang ?
• Catat hal-hal lain sebagai tambahan sejauh anda pikir relavan

11. Checklist Penyelenggaraan Pelatihan

1) Cek lingkungan

• memesan ruang pelatihan
• cek akses
• pencahayaan
• kelayakan ruang
• bidang tembok untuk poster
• kebersihan ruang
• pemesanan hidangan/konsumsi
• fasilitas parker
• pengaturan kursi
• akses telepon
• ada mesin faks
• sekretariat untuk kontak

2) Perlengkapan

• audio recorder atau tape
• video recorder, monitor
• soket tiga pin
• peralatan listrik
• flipchart dan dudukannya
• proyektor slide/LCD dan layar
• podium
• tempat air minum dan gelas
• lodong permen dan sebagainya

3) Bahan-bahan

• handout
• kartu nama
• pensil berujung runcing
• spidol berbagai ukuran
• pena stabile
• pensil
• blutack (penempel flipchart)
• gunting
• pelubang kertas
• kertas A4 polos/bergaris
• papan penjepit
• alat-alat bantu visual

Pemeriksaan Terakhir Sesaat sebelum Berlangsungnya Sesi Pelatihan

1. periksa kursi, meja, dan tempat duduk tambahan
2. periksa semua ruang dan kesiapan ruang tersebut
3. periksa peralatan dalam setiap ruang apakah bias bekerja dengan baik atau tidak
4. periksa waktu yang diperlukan untuk persiapan hidangan, dan sebagainya
5. periksa apakah catatan dan bahan-bahan sudah siap dan tertata
6. periksa apakah salinan sudah lengkap berikut cadangan
7. periksa daftar peserta
8. apakah jam dinding sudah ada dan tepat menunjuk waktunya

Petunjuk Alat-Alat Bantu Lain

1. jangan membuat bahan terlalu penuh dengan pesan
2. gunakan gambar sebanyak mungkin daripada tulisan
3. buatlah alat bantu itu sesederhana mungkin
4. pastikan bahan itu akurat
5. buatlah bahan itu menarik sekaligus informative (yang paling penting, bahan tersebut harus praktis dan dapat dipraktikkan pula)

Sekian artikel tentang Presentasi dan Alat Bantu Dalam Pelatihan dan Pengembangan.

Daftar Pustaka

• Davis, E. (2008). ‘The art of training and development’ : the training managers: a handbook. Ensiklopedi. (terjemahan), Jakarta: Gramedia
• Rae, L. (2005). ‘The art of training and development’ : effective planning.Ensiklopedi. (terjemahan), Jakarta: Gramedia