Inisiasi, Integrasi, dan Ruang Lingkup Manajemen Proyek

Inisiasi, Integrasi, dan Ruang Lingkup Manajemen Proyek - Artikel ini akan membahas mengenai batasan dan keterkaitan serta inisial awal dalam membangun proyek. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami dan mengetahui bahwa dalam pembuatan proyek harus memiliki initiation, integration, and scope manajement.

PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK)

PMBOK dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI) sebuah organisasi di Amerika yang mengkhususkan diri pada pengembangan manajemen proyek. PMBOK merupakan panduan yang berisi mengenai pengetahuan dalam suatu manajemen proyek dan selalu diperbaharui dalam jangka waktu tertentu.

image source: www.wrike.com

baca juga: Pengertian Integrasi dan Koordinasi dalam Manajemen Proyek

PMBOK mengembangkan aktivitas pada manajemen proyek dan dikelompokkan pada 9 (sembilan) knowledge area sebagai berikut

[Project Management Institute, 2000, 39] :

Gambar. Bagan Project Management Knowledge Area

1. Manajemen integrasi proyek (Project Integration Management)

Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge area pada manajemen proyek melalui Proses proyek. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang tepat. Berikut ini adalah aktivitas utama pada manajemen integrasi :

1. Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh rencana proyek sehingga terbentuk dokumen yang sesuai dan konsisten
2. Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana proyek dengan melaksanakan aktivitas – aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut
3. Pengendalian perubahan yang terintegrasi, mengkoordinasikan perubahan– perubahan keseluruhan proyek

Tujuan utama dari rencana proyek adalah menfasilitasi tindakan. Rencana proyek akan memberikan pengenalan atau sedikit ulasan mengenai proyek, deskripsi mengenai bagaimana proyek diorganisir, manajemen dan proses – proses teknis yang digunakan pada proyek, serta bagian – bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan, informasi jadwal, dan informasi anggaran.

2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project Scope Management)

Lingkup mengacu pada seluruh pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk suatu proyek dan aktivitas – aktivitas yang digunakan dalam pembuatan produk tersebut. Manajemen ruang lingkup proyek terlibat dalam pendefinisian dan pengendalian mengenai apa yang harus ada dan tidak ada dalam proyek selain itu memastikan bahwa tim proyek dan para Stakeholder memiliki pemahaman yang sama mengenai produk yang dihasilkan oleh proyek serta aktivitas - aktivitas yang dilakukan pd proses nanti. Aktivitas yg termasuk dlm manajemen ruang lingkup proyek adalah :

1. Inisiasi, melakukan otorisasi pada organisasi untuk memulai proyek atau beralih pada fase proyek selanjutnya. Output dari proses inisiasi adalah perjanjian kontrak yg merupakan dokumen kunci yang secara formal mengakui keberadaan dan menyediakan ulasan luas mengenai sebuah proyek.
2. Perencanaan ruang lingkup, mengembangkan dokumen yang berguna sebagai basis pengambilan keputusan di masa mendatang, termasuk kriteria dalam menentukan apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Tim proyek akan membuat pernyataan mengenai ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil aktivitas perencanaan ruang lingkup.
3. Definisi ruang lingkup, pembagaian deliverables (produk yang dibuat sebagai bagian dari proyek) proyek utama menjadi komponen – komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola
4. Verifikasi ruang lingkup, menyusun penerimaan dari ruang lingkup proyek. Para Stakeholder kunci sebuah proyek, seperti customer dan sponsor, secara formal menerima deliverables proyek selama aktivitas ini.
5. Pengendalian perubahan ruang lingkup, mengendalikan perubahan yang terjadi pada ruang lingkup. Perubahan ruang lingkup, tindakan koreksi, dan refleksi atau pelejaran yang dipelajari merupakan output dari aktivitas ini.

3. Manajemen jadwal proyek (Project Time Management)

Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan rencana mengenai ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan bahwa menyelesaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan besar bagi mereka.

Para manajer juga menyebutkan isu mengenai jadwal yang merupakan alas an utama sehingga terjadi konflik dalam proyek pada keseluruhan Proses. Tim proyek sering membandingkan waktu penyelesaian yang terencana dengan yang nyata terjadi tanpa meminta persetujuan perubahan rencana proyek padahal waktu merupakan satu variable yang memiliki fleksibilitas paling sedikit. Karena waktu terus berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi pada proyek.

Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah yang harus ada pada manajemen jadwal proyek, dan bagaimana manajer proyek meningkatkan performa pada area ini?. Manajemen waktu proyek, meliputi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek tepat pada waktunya.

Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal proyek adalah :

1. Pendefinisian aktivitas, mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara spesifik yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga menghasilkan produk-produk proyek.
2. Rangkaian aktivitas, mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan antara aktivitas-aktivitas proyek.
3. Perkiraan durasi aktivitas, memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.
4. Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan durasi aktivitas, dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk jadwal proyek.
5. Pengendalian jadwal, mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada jadwal proyek.

4. Manajemen biaya proyek (Project Cost Management)

Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek teknologi informasi juga memiliki kesulitan dalam manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan sering melampaui batas anggaran ketika proyek berakhir.

Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-kebutuhan proyek, sehingga diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya. Perkiraan lain terjadinya pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek teknologi informasi menggunakan teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan belum teruji dan beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik.Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui. Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat.

Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek:

1. Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia, perlengkapan, atau material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan aktivitas proyek.
2. Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
3. Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja untuk membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa.
4. Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan-perubahan pada anggaran proyek.

5. Manajemen kualitas proyek (Project Quality Management)

Manajemen kualitas proyek merupakan knowledge area yang sulit untuk didefinisikan. ISO mendefinisikan kualitas sebagai “totalitas karakteristik dari sebuah kesatuan yang berhubungan dengan kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan”. Para ahli lainnya mendefinisikan kualitas berdasarkan keselarasan terhadap kebutuhan dan kesesuaian untuk digunakan. Keselarasan terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan produk proyek tersebut sesuai dengan spesifikasi tertulis. Sedangkan kesesuaian untuk digunakan berarti produk dapat digunakan sebagiamana mestinya.

Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah memastikan bahwa proyek akan memuaskan kebutuhan. Kualitas hendaknya dipandang sejajar dengan ruang lingkup, waktu dan biaya proyek. Jika para Stakeholder tidak puas dengan kualitas manajemen proyek atau produk yang dihasilkan, tim proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang lingkup, waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan dan harapan Stakeholder.

Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek harus mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka baik yang diungkapkan maupun tertulis.

Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen kualitas proyek:

1. Perencanaan kualitas, mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai dengan disain proyek dan bagaimana memuaskannya.
2. Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek untuk memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan.
3. Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil tersebut sesuai denga standard kualitas relevan serta mengidentifikasikan cara untuk meningkatkan kualitas keseluruhan.

6. Manajemen sumber daya manusia proyek (Project Human Resource Management)

Organisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah jam kerja dan insentif, serta mencari pekerja untuk masa depan.

Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek : sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, pemasok(supplier) yang mendukung proyek, dan sebagainya.

Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber daya manusia suatu proyek:

1. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian peran, tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu proyek.
2. Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja dalam proyek.
3. Pengembangan tim, membangun keahlian individu maupun kelompokn untuk memantapkan performa proyek.

7. Manajemen komunikasi proyek (Project Communications Management)

Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek, terutama pada proyek teknologi informasi, adalah kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti keterlibatan pelanggan, dukungan manajemen eksekutif, dan pernyataan kebutuhan yang jelas, sangat tergantung pada keahlian komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain teknologi informasi.

Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk memastikan ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi, penyebaran, penyimpanan, dan penyusunan informasi proyek.

Aktivitas-aktivitas dalam manajemen komunikasi sebagai berikut :

1. Perencanaan komunikasi, memperkirakan kebutuhan informasi dan komunikasi Stakeholder : siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka membutuhkannya, dan bagaimana informasi diberikan.
2. Distribusi informasi, menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Stakeholder proyek pada waktu tertentu.
3. Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa, termasuk laporan status, pengukuran kemajuan dan peramalan.
4. Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan, dan menyebarkan informasi untuk menyusun fase atau kelengkapan proyek.

8. Manajemen resiko proyek (Project Risk Management)

Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi, analisis, dan penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek, menetapkan ruang lingkup proyek, dan mengembangkan jadwal realistis serta memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu juga membantu Stakeholder proyek memahami sifat proyek, membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada, serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen proyek.

Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian. Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko. Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana permasalahan tersebut menghalangi kesuksesan proyek.

Sasaran manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan meminimalkan resiko-resiko yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih.

Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah:

1. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-aktivitas manajemen resiko bagi proyek.
2. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.
3. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis resiko serta memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek.
4. Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi resiko serta memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.
5. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.
6. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui, mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi efektifitas pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.

9. Manajemen pengadaan proyek (Project Procurement Management)

Pengadaan adalah usaha mendapatkan barang-barang dan/atau jasa dari sumber luar. Istilah pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan; kebanyakan perusahaan swasta menggunakan istilah pembelian atau purchasing; dan para profesional teknologi informasi menyebutnya Outsourcing.

Kesuksesan proyek teknologi informasi yang menggunakan sumber daya dari luar biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah proyek. Manajemen pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang dan jasa bagi proyek dari luar organisasi terkait.

Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah :

1. Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan
2. Perencanaan permohonan, mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan produk dan mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.
3. Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada
4. Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan pemasok
5. Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.

Sekian artikel Modul Makalah tentang Inisiasi, Integrasi, dan Ruang Lingkup Manajemen Proyek.