Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Perilaku Manajemen Proyek dan Pengelolaannya Menurut Ahli

Perilaku Manajemen Proyek dan Pengelolaannya Menurut Ahli - Artikel ini akan membahas mengenai perilaku proyek dan pengelolaannya. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami perilaku proyek dan pengelolaannya dalam proses pembuatan proyek Sistem Informasi.

A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek

Kegiatan dimulai dari tahap konseptual, kemudian dilanjutkan dengan tahap definisi dan diakhiri dengan tahap implementasi fisik. Setiap tahap mempunyai kegiatan yang bersifat dominan dengan intensitas yang pada awalnya menanjak dan berangsur turun menjelang akhir tahap yang bersangkutan. Naik turunnya intensitas kegiatan mengandung arti bahwa disamping memperhatikan kekhususan di setiap tahap, pengelola juga harus cepat tanggap terhadap perubahan yang terjadi. Perencanaan penyediaan sumber daya ataupun prosedur pemakaiannya harus dapat mengikuti irama naik turunnya intensitas ataupun perubahan jenis kegiatan dengan tepat. Di samping mengelola kegiatan jangka pendek dengan intensitas dan jenis kegiatan yang berubah cepat tersebut, dibutuhkan pula metode dan teknik pemantauan, pengawasan dan pengendalian yang cukup peka atau sensitif. Hal ini memungkinkan ditemukannya penyimpangan selagi masih dalam tahap awal sehingga masih tersedia waktu untuk mengadakan perbaikan sebelum berdampak besar.

Perilaku Manajemen Proyek dan Pengelolaannya Menurut Ahli_
image source: raconteur.net
baca juga: Konsep dan Pemikiran Manajemen Menurut Para Ahli

B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan Waktu Terbatas

Kegiatan nonrutin berarti dalam banyak hal belum dikenal. Adanya sasaran yang jelas, jadwal yang ketat dan keberadaannya yang bersifat sementara, sering diartikan sebagai kegiatan yang bercorak program kilat (crash program) yang cenderung memprioritaskan pencapaian jadwal ketimbang sasaran yang lain. Karena keterbatasan waktu maka perencanaan dan keputusan yang diambil hendaknya didasarkan atas analisis yang matang. Analisis yang matang dan keputusan yang tepat dalam waktu terbatas akan dapat terjadi bila ada perhatian khusus terhadap kegiatan tersebut.

C. Sifat Kegiatan yang Bermacam – macam serta Meliputi Berbagai Keahlian

Macam kegiatan proyek beraneka ragam, mulai dari pengkajian aspek ekonomi , masalah dampak lingkungan, design engineering, pembelian, manufaktur, sampai pada inspeksi dan uji coba produk, gedung atau instalasi yahng selesai dibangun. Masing – masing kegiatan memerlukan tenaga ahli atau keahlian dari setiap disiplin ilmu yang bersangkutan. Adanya ”fragmentasi” yang ditandai dengan tersebarnya tenaga ahli ke berbagai loaksi proyek dalam waktu yang relatif lama akan cepat mengurangi kemampuan departemen yang yang bersangkutan dan juga perusahaan untuk menangani proyek yang lain, yang mungkin datang pada waktu bersamaan. Untuk mengatasinya ditempuh jalan mengusahakan penggunaan bersama sumber daya atau tenaga ahli oleh beberapa proyek dari departemen fungsional, dengan membuka arus kegiatan horisontal.

D. Bersifat Multikompleks

Kompleksitas suatu proyek, disamping ditandai oleh banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah hubungan ke dalam dan ke luar dari organisasi – organisai peserta proyek. Hubungan ke dalam adalah hubungan dengan departemen fungsional, sedangkan hubungan ke luar adalah hubungan dengan subkontraktor, rekanan, instansi pemerintah, penyandang dana. Untuk mengatasi masalah tersebut diambil langkah sebagai berikut :
  • Mengadakan rapat koordinasi atau kontak bentuk lain diantara pihak yang berkepentingan.
  • Membentuk panitia ad-hoc dengan anggota yang terdiri dari wakil organisasi yang berkepentingan.
  • Membuat prosedur dan peraturan kerja sama
  • Membuat rencana kerja dengan melibatkan mereka yang bersangkutan

Jika hasil yang diperoleh tidak memuaskan maka dibentuk institusi atau posisi permanent selama proyek berlangsung, yang berfungsi sebagai koordinator dan integrator agar kegiatan itu ditangani sebagai kesatuan utuh oleh individu yang memiliki tanggung jawab atas keberhasilan proyek secara keseluruhan.

E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Resiko Tinggi

Makna dari suatu kegiatan yang berlangsung sekali lewat ialah tidak dikendakinya adanya pengulangan karena akan mengakibatkan penambahan biaya dan melewati jadwal yang ditentukan. Untuk keperluan itu digunakan pendekatan sebagai berikut :
  • Dilakukan pengkajian yang menyoroti semua aspek kelayakan proyek sebelum memasuki tahap implemetasi.
  • Pengkajian dilakukan tahap demi tahap agar dapat dicegah pengeluaran yang sekaligus berjumlah besar, sedangkan resiko kelangsungan proyek dalam arti terus atau dihentikan masih belum jelas benar.
  • Untuk menghindari pengulangan diusahakan membuat perencanaan pekerjaan seteliti mungkin dengan memakai metode sesuai keperluan.

F. Peserta mempunyai Multisasaran yang Seringkali Berbeda

Peserta proyek bisa terdiri dari berbagai bidang, baik dari internal maupun eksternal yang bisa saja mempunyai sasaran yang sama, berbeda atau bahkan berlawanan. Disini pengelola berhadapan dengan gabungan dari berbagai organisasi atau bagian – bagiannya yang relatif mandiri dengan multisasaran. Dalam keadaan ini pengelola hendaknya menggunakan pendekatan sistem agar kegiatan yang bersangkutan dapat terjalin menjadi satu sistem terpadu dengan prioritas tunggal yaitu kepentingan proyek.

G. Waktu Mulai dan Penutupan

Mengingat periode berlangsungnya siklus proyek relatif pendek maka akan selalu ada kegiatan awal yang terjadi pada waktu mulai dan pada waktu penutupan, sehingga perlu suatu pengelolaan spesifik yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Pada konsep manajemen proyek, peristiwa tersebut dijelaskan sebagai berikut :

1. Proyek Inisiasi
Tahap ini menandai dan mengakui proyek mulai berlangsung. Peristiwa ini umumnya didahului oleh kegiatan studi kelayakan dan definisi keperluan lain – lainnya.

2.  Penutupan atau Terminasi Proyek
Tahap ini adalah masa akhir siklus proyek yang ditandai dengan adanya kegiatan penyerahan hasil akhir proyek seperti inspeksi dan testing akhir, prakomisi, start up serta turnover.

Tabel 1.1
Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek
Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan untuk Mengatasinya
a. Bersifat dinamis. Intensitas dan jenis kegiatan berubah dalam waktu relatif pendek
- Cepat tanggap atas adanya perubahan
- Metode pemantauan dan pengendalian harus sensitif
- Perencanaan dan pengendalian terpadu
b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi sasaran telah digunakan dengan jelas dalam waktu terbatas
- Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi di bawah pimpro
c. Kegiatan bermacam ragam meliputi bermacam keahlian dan keterampilan
- Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu pemakaian bersama, digunakan organisasi matriks
d. Bersifat multikompleks. Melibatkan banyak peserta dari luar dan dari dalam organisasi
- Penanggung jawab tunggal, penekanan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi
e. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko relatif tinggi
- Pendekatan pragmatis, setapak demi setapak digunakan analisis sistem dalam perencanaan
f. Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak, bidang atau organisasi
- Untuk memperkecil hambatan birokrasi, diciptakan arus kegiatan dan komunikasi horisontal
g. Organisasi peserta proyek sering mempunyai sasaran yang sama dan berbeda pada waktu yang bersamaan
- Bersifat joint venture
- Pendekatan manajemen sistem

Tabel 1.1 adalah ringkasan dari perilaku dan fenomena kegiatan proyek dengan tanggapan pengelolaan yang diperlukan.


Daftar Pustaka
  • Ani Nur, Manajemen Proyek, modul Universitas Mercu Buana 2008

Posting Komentar untuk "Perilaku Manajemen Proyek dan Pengelolaannya Menurut Ahli"