Pelatihan Sesi, Evaluasi, dan Efektifitas Biaya Pelatihan

Pelatihan Sesi, Evaluasi, dan Efektifitas Biaya Pelatihan - Materi tentang penilaian sesi,evaluasi pada akhir pelatihan 1 dan 2, evaluasi program pelatihan terbuka dan jarak jauh, nilai dan efektivitas biaya pelatihan. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami penilaian sesi,evaluasi pada akhir pelatihan 1 dan 2, evaluasi program pelatihan terbuka dan jarak jauh, nilai dan efektivitas biaya pelatihan.

1. Penilaian Sesi

Para pelatih perlu mengukur kemajuan program dengan cara yang lebih rinci daripada dalam proses pelalatihan dan pembelajaran. Penilaian-penilaian sesi bisa mengunakan bentuk yang memiliki kesamaan dalam beberapa hal dengan penilaian harian, Bentuk-bentuk tersebut, diantaranya adalah:

1. Penilaian Verbal
2. Penilaian Tertulis Sederhana
3. Daftar Reaksi
4. Angket Tick List
5. Angket Justifiable

Penilaian-penilaian verbal
Penilaian ini barangkali yang paling sulit dilaksanakan dimana setiap orang berkesempatan berbicara dan segala sesuatu yang harus dikatakan bisa dikatakan, tapi sering perencanaan dan pelaksanaannya tidak banyak membutuhkan waktu.

image source: pexels.com

Penilaian-penilaian tertulis sederhana
Penilaian ini dilakukan dalam penilaian harian. Pertanyaan-pertanyaan yang relevan yang diajukan akan memancing respons yang sesuai seabanyak mungkin. Jenis-jenis penilaian seperti ini sering didasarkan pada pendekatan reaksioner, yaitu reaksi peserta terhadap pelatihan dibandingkan dengan seberapa besar meraka mampu belajar.

Pendekatan ini biasanya memiliki satu atau dua bentuk, yaitu respons tekstual terhadap pertanyaan-pertanyaan teks dan daftar reaksi yang meminta para peserta untuk memberi tanda centang atau melingkari skala.contoh yang tipikal untuk jenis ini ditunjukkan dalam daftar penilaian berikut.

Sesi : Siklus Manajemen
Tolong perhatikan sesi yang baru saja berakhir dan lingkarilah angka skor yang anda rasa paling tepat mencerminkan jawaban.Anda atas pertanyaan-pertanyaan.

Menarik	6	5	4	3	2	1	Membosankan
Jelas	6	5	4	3	2	1	Membingungkan
Sederhana	6	5	4	3	2	1	Rumit
Waktu terlalu pendek	6	5	4	3	2	1	Waktu terlalu lama
Alat bantu visual bagus	6	5	4	3	2	1	Alat bantu buruk
Sesi harus dipertahankan	6	5	4	3	2	1	Sesi harus dihilangkan
Belajar banyak hal	6	5	4	3	2	1	Belajar sedikit
Konfirmasi banyak	6	5	4	3	2	1	Konfirmasi sedikit

Secara ringkas, argumen-argumen yang menentang penggunaan angket reaksi    “daftar – centang” , diantaranya adalah :

1. Pendekatan itu terlalu sederhana sehingga sangat terbatas;
2. Sedikit saja informasi yang muncul;
3. Scoring seperti ini bisa kelihatan kurang personal bagi para peserta sehingga kurang mendapat tangapan;
4. Skor-skor bisa diberikan tanpa pikir panjang;
5. Respons yang kurang jujur atau kurang akurat bisa saja muncul.

Sesi : Siklus menajamen

Tolong perhatikan sesi yang baru saja berakhir dan berilah tanda centang di tempat yang Anda rasa paling mencerminkan jawaban Anda atas pertanyaan-pertanyaan.tempat-tempat yang ada di bagian tengah menunjukkan tingkat-tingkat di antara ujung kiri dan kanan.

Menarik							Membosankan
Jelas							Membingungkan
Sederhana							Rumit
Waktu terlalu pendek							Waktu terlalu lama
Alat bantu visual bagus							Alat bantu buruk
Sesi harus dipertahankan							Sesi harus dihilangkan
Belajar banyak hal							Belajar sedikit
Konfirmasi banyak							Konfirmasi sedikit

Angket yang beralasan

Isi sama dengan angket reaksi ‘daftar centang’, tetapi bukan Cuma meminta untuk memberi centang atau melingkari, peserta harus memberikan komentar atas penilaian yang mereka berikan. Jelas diperlukan pertimbangan lebih matang oleh peserta tentang penilaiann dan penilaian pasti lebih akurat, penuh pertimbangan, dan lebih komprehensif.

Sesi : Siklus Manajemen
Tolong perhatikan sesi yang baru saja berakhir dan lingkarilah angka skor yang paling tepat mencerminkan jawaban Anda atas pertanyaan-pertanyaan.Selain itu, di bawah setiap penilaian yang diberikan, berikan komentar dengan alasan-alasan mengapa memberi nilai seperti itu. Komentar-komentar itu sama pentingnya dengan penilaian yang Anda berikan.

Menarik

6

5

4

3

2

1

Membosankan

Mengapa Anda memberi penilaian ini?

Jelas

6

5

4

3

2

1

Membingungkan

Mengapa Anda memberi penilaian ini?

Sederhana

6

5

4

3

2

1

Rumit

Mengapa Anda memberi penilaian ini?

Waktu terlalu pendek

6

5

4

3

2

1

Waktu terlalu lama

Mengapa Anda memberi penilaian ini?

Alat bantu visual buruk

6

5

4

3

2

1

Alat bantu buruk

Mengapa Anda memberi penilaian ini?

Sesi harus diperhatikan

6

5

4

3

2

1

Sesi harus dihilangkan

Mengapa Anda memberi penilaian ini?

Belajar banyak hal

6

5

4

3

2

1

Belajar sedikit

Apa yang sudah Anda pelajari ? (rating 6-4)
Mengapa Anda hanya sedikit belajar? (rating 3-1)

Konfirmasi banyak

6

5

4

3

2

1

Konfirmasi sedikit

Mengapa Anda memberi penilaian ini?

1. Evaluasi pada Akhir Kegiatan – 1
   1. Tuntutan pada akhir validasi program

• Sebutkan daftar pertanyaan validasi sebelum akhir kegiatan dan berikan cukup waktu untuk diisi secara lengkap.
• Buatkan kuesioner dengan pertanyaan sependek dan sesederhana mungkin (KISS--keep it short and simple)
• Jelaskan tujuan dilakukannya validasi: jadikanlah evaluasi hal penting bagi peserta pelatihan
• Fokuskan pada pentingnya evaluasi dan pengesahan
• Beri tahu peserta tentang apa yang terjadi pada tanggapan mereka
• Berjanjilah, jika mungkin, untuk memberikan salinan ringkasan validasi
• Jangan mencoba mempengaruhi tanggapan para peserta

1. Instrumen validasi pada akhir program

• Pengetahuan – pada umumnya, tetapi tidak selalu, tes tertulis
• Keterampilan – operasional atau procedural
• Keterampilan dengan cara demonstrasi tes praktis dan tes yang lebih umum yang dapat dinilai melalui kegiatan dan prosesnya.
• Pengamatan atas peserta yang melakukan tugas, baik yang nyata maupun simulasi, dapat dimulai dengan tes pengetahuan tertulis.
• Perilaku dan sikap – biasanya melalui pendekatan observasi praktis.

1. Reaksioner dan kuesioner
   • Keterbatasan metode reaksioner

Meskipun metode reaksioner banyak digunakan pada pelatih, yang sering tidak menyadari adanya nilai yang berkurang pada saat dilakukan evaluasi, harus diakui adanya berbagai keterbatasan metode ini, yang meliputi :

1. Hampir tidak terdapat indikasi terjadinya proses pembelajaran dan umumnya tidak berhasil melakukan pembenaran atau kuantifikasi capaian pembelajaran;
2. Hanya ada sedikit indikasi terjadinya alih pembelajaran kepada lingkungan kerja dan sepertinya tidak ada penerapan ilmu hasil pembelajaran;
3. Tidak adanya tolok ukur terhadap pencapaian pembelajaran meskipun ada “kotak centang” dan scoring, yang mengindikasikan pendekatan matematis (skor dari jawaban centang bisa dianalisis dengan berbagai cara, tetapi subjektivitas angka-angkanya tidak memungkinkan adanya hasil yang objektif, meskipun kelihatannya begitu).
4. Bisa diisi tanpa pikir panjang, terutama jika sudah tersedia kotak centang (“);
5. Hanya menampilkan kesan terhadap apa yang menurut peserta telah mereka pelajari.

• Manfaat reaksioner

Walaupun pada umumnya reaksioner merupakan cara yang subjektif, mentah, dan isntan dalam memperoleh berbagai pandangan dari peserta program terhadap berbagai aspek kegiatan, cara ini tidaklah tepat jika dipakai sebagai instrument evaluasi. Meskipun demikian, reaksioner tetaplah berguna dan bernilai. Ringkasannya sebagai berikut :

1. Jika terdapat jawaban yang baik, hal ini bermanfaat bagi publikasi program dengan, apabila memungkinkan, cara analisa semiaritmetik.
2. Tersedianya informasi mengenai pandangan para peserta yang subjektif, barangkali merupakan pandangan pada level tertinggi yang bisa dihasilkan pada beberapa program – ingat akan kriteria bahwa pelatihan objektif harus mampu menghasilkan penilaian yang objektif. Oleh karena itu, pelatihan yang subjektif hanya bisa dinilai dengan cara-cara yang subjektif pula.
3. Adanya isyarat peringatan bilamana ada sesuatu yang tidak beres dalam program, misalnya ada ungkapan perasaan reaktif yang ditunjukkan oleh peserta.
4. Jika tujuan telah dinyatakan oleh peserta pada awal program, berbagai perbedaan yang dihasilkan reaksioner dapat dimanfaatkan untuk menguji tercapai tidaknya tujuan tersebut.
5. Adanya jawaban terhadap pertanyaan untuk mendapatkan data reaksi peserta bisa dimungkinkan melalui metode ini – seberapa efektif kebutuhan pelatihan telah teridentifikasi, ada tidaknya faktor lingkungan yang menghambat selama kegiatan pelatihan, apakah rancangan program bermanfaat bagi peserta, diterima tidaknya metode pembelajaran yang dipakai dan seterusnya.
6. Harus selalu diingat bahwa ada tengah berusaha untuk mencari pandangan subjektif yang mungkin muncul tanpa didasari pengetahuan dan berbagai pendapat yang tidak mencerminkan nilai sesungguhnya.
7. Tetapi jika peserta membuat pernyataan, yang merupakan pandangannya, signifikansinya menjadi lebih besar jika terdapat sejumlah jawaban yang serupa.
8. Terdapat aspek penting, terutama pada kursus di luar institusi, adanya kepuasan peserta terhadap program pelatihan dan pengembangan.

• Penggunaan kata-kata

Menentukan kata-kata bisa menjadi masalah. Bila pertanyaan menggunakan daftar centang (“) seperti di bawah ini, apa arti jawabannya.
Bagaimana menurut anda mengenai alat peraga visual yang telah digunakan?

Sangat baik

7

6

5

4

3

2

1

Buruk

• Konsistensi angka polaritas

Terdapat dua bentuk. Yang satu adalah perubahan dari satu pertanyaan ke pertanyaan lain menurut posisi angka; sedangkan yang lainnya perubahan angkanya. Contoh yang pertama :
Seberapa baikkah nilai alat peraga visual yang digunakan?

Sangat baik

7

6

5

4

3

2

1

Buruk

      Seberapa baikkah kamu menilai handouts yang dikeluarkan?

Buruk

7

6

5

4

3

2

1

Sangat buruk

      Seberapa menarikkah kegiatan praktis?

Sangat menarik

7

6

5

4

3

2

1

Sama sekali tidak

• Hindari memaksakan pertanyaan

Apakah menurut anda handouts akan bermanfaat ?

Sangat bermanfaat	7	6	5	4	3	2	1	Tidak bermanfaat

Format khusus reaksioner
AKOMODASI HOTEL
Lingkarilah skor yang ingin anda catatkan
KENYAMANAN KAMAR

Baik

7

6

5

4

3

2

1

Buruk

MENGAPA ANDA MEMBERI SKOR TERSEBUT?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
FASILITAS KAMAR

Baik

7

6

5

4

3

2

1

Buruk

MENGAPA ANDA MEMBERI SKOR TERSEBUT?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
KUALITAS MAKANAN

Baik

7

6

5

4

3

2

1

Buruk

MENGAPA ANDA MEMBERI SKOR TERSEBUT?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
AKOMODASI PELATIHAN

Baik

7

6

5

4

3

2

1

Buruk

MENGAPA ANDA MEMBERI SKOR TERSEBUT?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Reaksioner ungkapan perasaan
Ungkapan perasaan anda sebebas-bebasnya pada ruang yang tersedia, mengenai berbagai hal yang ditanyakan :

• Hal yang paling saya rasakan mengenai kegiatan ini adalah :

………………………………………………………………………………………...

• Seandainya kursus ini merupakan film, buku atau permainan, judulnya adalah :

…………..……………………………………………………………………………

• Bagian dari kegiatan yang paling saya sukai adalah :

………………………………………………..……………………………..……….

• Pengalaman yang paling berguna adalah :

…………………………………………………………………………………….......

• Hal yang telah saya pelajari, atau yang telah menguatkan pandangan tentang diri saya sendiri adalah :

 ……………………………………………………………….……………………….

• Hal yang telah saya pelajari, atau yang menguatkan pandangan tentang orang lain adalah …………………………………………………………………………………
• Bagian dari kegiatan yang paling tidak saya sukai adalah …………………………...
• Bagian dari kegiatan yang paling tidak bermanfaat adalah …………………………..
• Jika mengalami lagi kegiatan seperti ini, saya akan………………………………….
• Satu hal yang telah saya lakukan dan saya menyesalinya selama kegiatan adalah …………………………………………………………………………………….......
• Satu hal yang belum saya perbuat dan saya menyesalinya adalah ………………….
• Saat ini saya merasa ………………………………………………………………….

1. Evaluasi pada Akhir Kegiatan – 2
   1. Informasi tambahan (Alternatif I)

Untuk tiap pernyataan mengenai program pelatihan berikut ini, berikan tanda “X” pada kotak penilaian yang paling sesuai dengan pendapat anda. Selain itu, berikan komentar singkat mengenai alasan memberikan penilaian, terutama bila memberi penilaian 3,2 atau 1.

	6	5	4	3	2	1
Menyenangkan	□	□	□	□	□	□	Membosankan

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut :
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bermanfaat untuk pekerjaan saya

□

□

□

□

□

□

Tidak bermanfaat

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Relevan dengan pendekatan saya

□

□

□

□

□

□

Tidak relevan

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Diskusi berjalan baik

□

□

□

□

□

□

Diskusi dibatasi

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Pelaksanaan pelatihan Fleksibel

□

□

□

□

□

□

Pelaksanaan pelatihan kaku

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Pelatihan terlaksana dengan baik

□

□

□

□

□

□

Pelatihan tidak         Terlaksan dengan baik

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Banyak tuntutan

□

□

□

□

□

□

Tidak banyak tuntutan

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Menantang

□

□

□

□

□

□

Tidak menantang

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Materi cukup longgar

□

□

□

□

□

□

Materi terlalu padat

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut

Pemanfaatan waktu Baik

□

□

□

□

□

□

Pemanfaatan waktu buruk

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Kualitas kegiatan baik

□

□

□

□

□

□

Kualitas kegiatan buruk

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tujuan saya mengikuti pelatihan tidak terpenuhi

□

□

□

□

□

□

Tujuan saya mengikuti pelatihan tidak terpenuhi

Berikan komentar singkat mengenai alasan anda memberikan penilaian tersebut
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Saya akan menyarankan teman saya untuk mengikuti program pelatihan ini.                                                                                   YA □ TIDAK □

1. Informasi tambahan (alternatif 2)

• Menurut anda, materi pelatihan apa yang paling bermanfaat ?
• Menurut anda, materi pelatihan apa yang paling tidak bermanfaat ?
• Menurut anda, apakah ada materi pelatihan yang sebaiknya ditiadakan? Jika ya, materi pelatihan yang mana dan mengapa ?
• Menurut anda, apakah ada materi yang perlu ditambahkan untuk pelatihan ini? Sebaiknya materi tersebut menggantikan materi apa?
• Diantara semua tujuan anda mengikuti pelatihan ini, tujuan apa yang terpenuhi?
• Di antara semua tujuan anda mengikuti pelatihan ini, tujuan apa yang tidak terpenuhi?
• Komentar lain apa yang ingin anda utarakan ?

Nama : ……………………………. Tanggal : ………………………………..
Validasi pada akhir pertemuan, akhir kegiatan per hari atau akhir sejumlah pertemuan

1. SESI : MANFAAT KEGIATAN PRAKTIK

Memperoleh banyak pengetahuan.

6

5

4

3

2

1

Tidak memperoleh pengetahuan apa pun

Bila Anda memilih penilaian 6, 5 atau 4, sampaikan secara singkat apa yang telah Anda pelajari dan bagaimana Anda akan menerapkan di tempat Anda bekerja.
Bila Anda memilih penilaian 3, 2 atau 1, sampaikan secara jelas alasan Anda memberikan penilaian tersebut.

1. SESI : PEMANFAATAN VIDEO SECARA EFEKTIF DALAM PELATIHAN

Tidak memperoleh banyak pengetahuan

6

5

4

3

2

1

Pengetahuan apapun

Bila Anda memilih penilaian 6, 5 atau 4, sampaikan secara singkat apa yang telah Anda pelajari dan bagaimana Anda akan menerapkan di tempat Anda bekerja.
Bila Anda memilih penilaian 3, 2 atau 1, sampaikan secara jelas alasan Anda memberikan penilaian tersebut.
Komentar lain
Nama : ……………………………… Tanggal ……………………………….
Bagaimana dengan fasilitator ?
Sejauh ini saya menghindari untuk memberikan pendapat tentang penilaian secara langsung dari peserta pelatihan terhadap fasilitator.Bila dilaksanakan, objektivitas penilaian ini lebih sulit untuk diperoleh daripada pelaksanaan evaluasi program pelatihan.Secara normal juga dipertanyakan apakah peserta pelatihan boleh menilai fasilitator.Berikut ini disampaikan alasan-alasan yang menolak ataupu yang mendukung penilaian terhadap fasilitator.
Penilaian Terhadap Fasilitator
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut tentang fasilitator pelatihan yang bernama …………… berusahalah untuk menjawab sejujur dan sekritis mungkin karena respons Anda akan bermanfaat untuk pengembangan diri fasilitator. Selain menjawab pertanyaan dengan cara melingkari angka penilaian yang sesuai, berikan penjelasan secukupnya tentang penilaian yang anda berikan.
Bagaimana fasilitator dalam :                         Sangat Baik                 Buruk

Berinteraksi dengan kelompok belajar	6	5	4	3	2	1
Mengapa demikian
Menggunakan teknik yang paling efektif untuk membantu anda dalam belajar ?	6	5	4	3	2	1
Bagaimana caranya ?
Menjelaskan materi pelatihan ?	6	5	4	3	2	1
Bagaimana caranya ?
Membantu anda belajar ?	6	5	4	3	2	1
Bagaimana caranya ?
Mengembangkan materi program pelatihan?	6	5	4	3	2	1
Bagaimana caranya ?
Memanfaatkan waktu yang tersedia ?	6	5	4	3	2	1
Bagaimana caranya ?
Melakukan presentasi ?	6	5	4	3	2	1
Bagaimana caranya ?
Menggunakan alat bantu presentasi?	6	5	4	3	2	1
Alat bantu apa dan bagaimana caranya?
Penilaian secara keseluruhan Mengapa demikian?	6	5	4	3	2	1
Komentar lain :

Rencana Tindakan
Format rencana tindakan
Format rencana tindakan sebaiknya :

1. Sederhana dan langsung pada pokok persoalan;
2. Jelas dan tidak ambigu;
3. Berisikan poin-poin yang bisa diterapkan oleh peserta pelatihan, baik menggunakan maupun tidak menggunakan sumber daya;
4. Milik peserta pelatihan;
5. Berisikan informasi khusus dengan rencana implementasi yang memiliki batas waktu pelaksanaan.

Rencana Tindakan Perseorangan

Rencana Tindakan	Cara Penerapan	Waktu Pelaksanaan
1.
2.
3.
4.
5.

Tabel.Format rencana tindakan
Membuat rencana tindakan

• Awali rencana tindakan dengan hasil pengerjaan kuesioner validasi akhir program sehingga peserta teringat dengan materi-materi yang telah mereka pelajari dan rencana yang akan mereka lakukan dengan penguasaan materi tersebut. (Pencantuman Daftar Materi Pelajaran juga terbukti bermanfaat bagi peserta untuk mengingat materi yang telah diajarkan).
• Berikan waktu yang cukup bagi peserta untuk memikirkan :

1. Semua tujuan dari rencana tindakan mereka;
2. Tujuan rencana tindakan prioritas;

• Perintahkan peserta untuk menyelesaikan rencana tindakan mereka dan secara khusus memperhatikan:

1. Kepastian implementasi rencana tindakan yang mereka miliki;
2. Bahan dan sumber daya (termasuk sumber daya manusia) yang mungkin mereka butuhkan;
3. Faktor waktu yang dibutuhkan;
4. Strategi dan taktik pelaksanaan rencana tindakan;
5. Pengaruh rencana tindakan mereka terhadap orang lain;
6. Hambatan yang mungkin timbul selama pelaksanaan;
7. Faktor-faktor khusus yang bisa mendukung pelaksanaan.

• Setelah peserta menuliskan semua rencana tindakan mereka, biasakan mereka supaya membuat prioritas. Jangan biarkan mereka melaksanakan rencana tindakan begitu saja atau mengerjakan rencana tindakan yang paling tidak penting (sering paling mudah) terlebih dahulu.
• Persilahkan peserta bekerja secara berpasangan sehingga mereka bisa berdiskusi dengan pasangan mereka. Metode ini memungkinkan ditemukannya hambatan, sumber daya tambahan, alternatif metode pelaksanaan, dan strategi yang lebih efektif.
• Perintahkan peserta untuk melaksanakan sendiri rencana kerja mereka dan untuk segera mendiskusikannya dengan pimpinan di tempat kerja mereka. (Diharapkan jadwal pertemuan pascaprogram pelatihan untuk melaporkan hasilk pelatihan kepada pimpinan sudah disusun).
• Buatlah kesepakatan yang mungkin tanpa kehadiran pihak pimpinan tempat peserta bekerja tentang pelaksanaan monitoring implementasi dan pelaksana monitoringnya.

Selain itu, dengan persetujuan peserta pelatihan, fasilitator perlu menyimpan satu kopian rencana tindakan tersebut untuk membantu proses evaluasi jangka menengah dan jangka panjang.
Ada beberapa cara untuk memproses rencana tindakan. Berikut ini beberapa cara yang penting dilakukan :

• Peserta pelatihan melengkapi rencana tindakan mereka dan membawanya untuk dilaksanakan di tempat kerja mereka, dengan atau tanpa intervensi pimpinan mereka.
• Fasilitator diberi satu kopian rencana tindakan untuk membantunya bila nantinya dilibatkan dalam proses evaluasi jangka menengah dan jangka panjang.
• Fasilitator mengirim surat kepada peserta pelatihan untuk meminta informasi tentang implementasi atau tidak diimplementasikannya rencana tindakan atas seizing pihak pimpinan tempat peserta bekerja.
• Peserta pelatihan membuat surat jawaban dan melampirkan satu kopian rencana tindakan yang dulu ia buat.

1. Evaluasi Program Pelatihan Terbuka dan Jarak Jauh

Penggunaan paket materi pelatihan secara efektif
            Tahap-tahap yang sebaiknya dilaksanakan peserta pelatihan dalam menggunakan paket pelatihan meliputi :

• Meyakinkan pimpinan bahwa pelatihan tersebut diperlukan
• Meyakinkan pimpinan bahwa keterampilan tersebut dapat dikuasai dengan baik melalui pelatihan terbuka.
• Meyakinkan pimpinan untuk memberikan waktu cukup selama jam kerja kepada peserta guna mempelajari paket materi dan juga menyediakan semua fasilitas yang diperlukan.
• Pimpinan atau peserta pelatihan memperoleh materi paket pelatihan dari sumber yang benar (anggap saja dari pusat penyedia bahan pelatihan yang terdapat dalam lembaga yang memiliki tenaga pelatih professional atau ahli pelatihan terbuka).
• Peserta pelatihan mulai belajar dengan menggunakan panduan paket materi pelatihan terbuka.
• Bila timbul permasalahan dalam penggunaan materi tersebut, pecahkan lewat diskusi dengan pimpinan, ahli pelatihan setempat, atau hubungi pusat penyedia bahan pelatihan.
• Selama belajar dengan menggunakan paket materi tersebut, peserta pelatihan mengerjakan latihan dan kegiatan yang sesuai.
• Setelah selesai mempelajari paket materi, harus ada kesepakatan dengan pimpinan bahwa peserta pelatihan diberi kesempatan untuk menerapkan hasil pelatihan.

Evaluasi Pelatihan Terbuka

Evaluasi kualitas materi tertulis pelatihan terbuka

Pertimbangan apakah isi materi tertulis

Sesuai dengan nilai-nilai dan budaya organisasi yang mempekerjakan peserta pelatihan

Sesuai dengan pendekatan-pendekatan, teknik-teknik, contoh-contoh, dan seterusnya yang dapat diterima oleh organisasi yang mempekerjakan peserta pelatihan

Ditulis dengan sejauh mungkin mempertimbangkan berbagai gaya belajar peserta pelatihan

Seimbang dalam hal tingkat kerumitan dan kesederhanaan serta tingkat kesulitan dan kemudahan

Hanya berisikan informasi yang relevan

Memiliki keseimbangan yang baik antara informasi tertulis, latihan, kegiatan, tugas bacaan lain, studi kasus, dan video serta materi komputer pendukung di mana relevan

Menyediakan program video dan komputer yang relevan dan sesuai bilamana diperlukan

            Pikirkan program pelatihan yang baru saja Anda selesaikan dan jawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini.Berusahalan sejujur mungkin dalam memberikan penilaian dan menjawab pertanyaan.
BAGIAN SATU : PENGUASAAN MATERI
Berapa banyak materi pelatihan yang telah Anda kuasai?(Lingkari angka penilaian yang paling sesuai dengan jawaban Anda).

Banyak

6

5

4

3

2

1

Sedikit

Bila Anda memilih penilaian 6, 5 atau 4, mohon jelaskan a) materi yang telah Anda kuasai, dan b) rencana Anda dengan penguasaan materi tersebut setelah Anda kembali bekerja.
Bila Anda memilih penilaian 3, 2 atau 1, mohon nyatakan sejelas mungkin mengenai alasan Anda memberikan penilaian tersebut.
BAGIAN KEDUA : KEMANFAATAN PELATIHAN
Sangat yakinkah Anda bahwa materi yang Anda pelajari bermanfaat ?(Mungkin Anda sudah lupa sebagian yang diberikan).

Sangat yakin

6

5

4

3

2

1

Kurang yakin

Bila Anda memilih penilaian 6, 5 atau 4, mohon jelaskan a) materi yang telah Anda kuasai, dan b) rencana Anda dengan penguasaan materi tersebut setelah Anda kembali bekerja.
Bila Anda memilih penilaian 3, 2 atau 1, mohon nyatakan sejelas mungkin mengenai alasan Anda memberikan penilaian tersebut.

Lingkarilah angka penilaian pada papan penilaian yang disediakan sesuai pilihan Anda dan buatlah penjelasan selengkap mungkin. 1.       Sebagai lulusan paket pelatihan, dapatkah Anda memenuhi       (a) tujuan Anda mengikuti pelatihan? Semua terpenuhi 6 5 4 3 2 1 Tidak ada yang terpenuh Bila anda memberikan penilaian 1 sampai 3, berikan penjelasan mengap memberi penilaian tersebut.        (b) tujuan penyelenggaraan program pelatihan? Semua terpenuhi 6 5 4 3 2 1 Tidak ada yang terpenuhi Bila anda memberikan penilaian 1 sampai 3, berikan penjelasan mengapa memberi penilaian tersebut.

2.  Kegiatan apa saja yang paling membantu Anda dalam mengikuti pelatihan?

3. Kegiatan mana saja yang kurang bermanfaat? Paling kurang bermanfaat? Kenapa demikian?

5. Apakah ada kegiatan yang tidak menarik? Yang Mana?Kenapa demikian?

10. Seberapa mudah materi/pengajar/orang lain dihitung untuk dimintai bantuan? Sangat mudah 6 5 4 3 2 1 Sulit                 Bila Anda memberikan penilaian 4, 3, 2 atau 1, jelaskan sesulit apa?

11. Apakah orang yang anda maksudkan di atas sangat membantu ketika Anda meminta bantuan? Sangat membantu 6 5 4 3 2 1 Tidak sama sekali                 Bila Anda memberikan penilaian 4, 3, 2 atau 1, jelaskan tidak membantu bagaimana ?

12. Seberapa sering Anda harus meminta bantuan ?

13.          Apakah Anda merasa sendiri tanpa bantuan ketika Anda melaksanakan paket pelatihan? Sangat 6 5 4 3 2 1 Tidak sama sekali

15.          Seberapa sulit paket tersebut secara keseluruhan? Sangat sulit 6 5 4 3 2 1 Tidak sulit sama sekali

6. Apakah anda diberi cukup informasi untuk melaksanakan kegiatan? Cukup 6 5 4 3 2 1 Tidak cukup Bila Anda memberikan penilaian 3, 2, atau 1, jelaskan dalam hal apa?

7. Apakah ada contoh kegiatan dimana Anda merasa diberi terlalu banyak informasi? Kegiatan apa dan terlalu banyak bagaimana?

8. Apakah instruksi dan materi yang diberikan selalu jelas dan mudah dipahami? Selalu 6 5 4 3 2 1 Tidak pernah                 Bila tidak jelas, bagian mana yang tidak jelas?

9. Apakah waktu yang Anda miliki cukup bagi Anda untuk menyelesaikan program pelatihan   sebagaimana Anda harapkan? Cukup 6 5 4 3 2 1 Tidak cukup

4. Apakah ada instruksi yang sulit diikuti? Bila ada, instruksi yang mana?

16. Ada komentar lain ?

Angket Tindak Lanjut
Tujuan-tujuan itu diantaranya adalah :

1. Kepastian banyaknya pembelajaran yang telah dicapai selama program pelatihan.
2. Tindakan yang diambil untuk melaksanakan rencana kerja
3. Penilaian efektivitas pelaksanaan pembelajaran

Angket Tindakan Evaluasi Jangka Menengah
Kursus yang diikuti ………………..……… tanggal ………………………
Bagian Pertama :
Ketika Anda menyelesaikan program pelatihan, anda berminat melaksanakan rencana tindakan yang memuat butir-butir berikut ini:

1. ……………..
2. ……………..
3. Dan sebagainya

Maukah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut selengkap mungkin.

• Butir-butir rencana tindakan mana yang telah anda laksanakan sejauh ini?
• Seberapa banyak keberhasilan yang sudah anda capai dalam butir-butir ini?
• Disebabkan oleh faktor apa atau alasan apa keberhasilan pelaksanaan butir-butir ini menurut Anda ?
• Butir-butir yang mana dalam rencana tindakan Anda yang belum Anda laksanakan ?
• Mana di antara butir-butir ini yang sudah Anda yang belum Anda laksanakan?
• Mengapa ini terjadi?
• Butir-butir mana yang belum Anda coba laksanakan ?
• Mengapa Anda belum mencoba melaksanakan ?
• Rencana Anda belum punya untuk :

1. Mencoba memperbaiki butir-butir yang belum berhasil?
2. Melaksanakan butir-butir yang belum Anda coba laksanakan

• Apakah Anda punya rencana lain? Berikan komentar.

Bagian Kedua :
Akan sangat membantu pengorganisasian pelatihan dan keterlibatan banyak orang bila Anda bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini, yang jawaban-jawabannya akan kami rahasiakan. Apakah Anda mengikuti pertemuan debriefing dengan manajer Anda setelah Anda kembali bekerja?
Bila ya, seberapa cepat Anda lakukan setelah kursus?
Seperti apa sifat pertemuan debriefing dan hasil-hasilnya?
Seberapa banyak dukungan yang dijanjikan oleh manajer Anda ?
Seberapa banyak dukungan yang diperoleh dari manajer Anda ?
Seberapa banyak dukungan diatur dengan rekan kerja ?
Seberapa banyak dukungan diterima dari rekan kerja ?
Seberapa bernilai menurut Anda dukungan pasca program ?
Apakah ada komentar-komentar lain yang ingin Anda sampaikan?
Angket yang Berhubungan dengan
Program Pelatihan yang Anda ikuti
Kursus yang diikuti …………………..….. tanggal ………………………..
Setelah Anda selesai, coba ingan program pelatihan yang sudah Anda ikuti dan selesaikan penilaian berikut ini dengan sejujur-jujurnya dan jawablah pertanyaan-pertanyaan selengkap mungkin.
Pembelajaran :
Seberapa jauh Anda merasa bahwa Anda sudah belajar dari program tersebut?(Lingkari angka yang Anda rasa paling mencerminkan pandangan Anda).

Belajar banyak

6

5

4

3

2

1

Tidak belajar apapun

Bila Anda memberikan nilai 6, 5, atau 4, tolong jelaskan apa yang sudah Anda pelajari.
Bila Anda memberi nilai 3, 2, atau 1, tolong nyatakan selengkap mungkin mengapa Anda memberi nilai itu.
Tindak lanjut dengan manajer lini
Kursus yang di-review …………………… tanggal ……………..
Bagian Pertama :
Ketika …… menyelesaikan program pelatihan, mereka berusaha melaksanakan rencana tindakan yang memuat butir-butir berikut ini:

1. ……………
2. ……………
3. Dan sebagainya.

Maukah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut selengkap mungkin.

• Butir-butir rencana tindakan mana yang telah mereka laksanakan sejauh ini?
• Seberapa banyak keberhasilan yang sudah mereka capai dalam butir-butir ini?
• Disebabkan oleh faktor apa atau alasan apa keberhasilan pelaksanaan butir-butir ini menurut Anda?
• Butir-butir yang mana dalam rencana tindakan Anda yang belum Anda laksanakan?
• Mana di antara butir-butir ini yang sudah mereka coba, tapi gagal dilaksanakan?
• Mengapa ini terjadi?
• Butir-butir mana yang belum mereka coba laksanakan?
• Mengapa mereka belum mencoba melaksanakannya?
• Rencana apa yang sudah Anda diskusikan dengan para peserta untuk:

1. Mencoba memperbaiki butir-butir yang belum berhasil?
2. Melaksanakan butir-butir yang belum Anda coba laksanakan?

• Apakah Anda punya komentar lain?

Bagian Kedua :
Akan sangat membantu pengorganisasian pelatihan dan keterlibatan banyak orang bila Anda bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini, yang jawaban-jawabannya akan kami rahasiakan.
Apa Anda menyelenggarakan pertemuan debriefing dengan peserta setelah Anda berhasil bekerja?
Bila ya, seberapa cepat Anda lakukan setelah kursus?
Seperti apa sifat pertemuan debriefing dan hasil-hasilnya?
Seberapa banyak dukungan yang Anda janjikan?
Seberapa banyak dukungan yang Anda berikan?
Seberapa banyak dukungan diatur dengan rekan kerja?
Seberapa banyak dukungan diterima dari rekan kerja?
Seberapa bernilai menurut Anda interaksi pasca program?
Apakah ada komentar-komentar lain yang ingin Anda sampaikan?
Format Wawancara Evaluasi Tindak Lanjut Terstruktur

1. Deskripsikan alasan-alasan, maksud, dan tujuan wawancara yang berhubungan dengan program pelatihan X yang sudah diikuti oleh peserta tiga bulan sebelumnya.
2. Dengan merujuk pada rencana tindakan, tanyakan tentang :

• Butir-butir mana dalam rencana tindakan yang sudah dilaksanakan sejauh ini?
• Seberapa besar keberhasilan sudah dicapai dalam butir-butir?
• Faktor-faktor atau alasan-alasan apa saja yang mempengaruhi keberhasilan butir-butir ini?
• Butir-butir mana dalam rencana tindakan yang belum dilaksanakan?
• Mana diantara butir-butir yang sudah dicoba, tapi belum bisa dilaksanakan?
• Mengapa itu terjadi?
• Butir-butir mana yang belum dicoba?
• Mengapa belum dicoba?
• Rencana-rencana apa yang pelanggan harus :
  1. Coba untuk mengulang butir-butir yang belum berhasil?
  2. Laksanakan butir-butir yang belum dicoba?
• Apakah ada rencana lain? Bila ada, dapatkan komentar yang sama atau rincian yang utuh.
  1. Mintalah komentar-komentar lain yang berhubungan dengan aspek-aspek rencana tindakan, terutama tentang pembelajaran lain yang telah dicapai.
  2. Mintalah komentar-komentar tentang program pelatihan setelah peserta punya waktu untuk merefleksikannya. Pertanyaan-pertanyaan di bagian tiga pada gambar 9.1. bisa menjadi landasan untuk bagian wawancara ini.
• Bagian-bagian mana yang terbukti paling berguna?
• Bagian-bagian mana yang terbukti paling tidak berguna?
• Adakah bagian-bagian yang harus dihapuskan ?bila ada, bagian-bagian yang mana dan mengapa?
• Adakah yang perlu ditambahkan? Apa saja yang seharusnya dihapuskan sehingga bisa diganti dengan yang ini?
• Tujuan-tujuan personil mana yang terpenuhi?
• Tujuan-tujuan personil mana yang tidak terpenuhi?
• Adakah komentar lain?

1. Mintalah komentar tentang prosedur tindak lanjut dan hasil-hasilnya pertanyaan-pertanyaan di bagian dua pada Tabel 11.1. bisa menjadi dasar untuk bagian wawancara ini. Kerahasiaan respons dan komentar harus dijaga.

• Apakah pertemuan debriefing dengan manajer dilangsungkan ketika kembali bekerja?
• Bila ya, seberapa segera setelah kursus berlangsung?
• Bagaimana sifat pertemuan debriefing dan hasil-hasilnya?
• Seberapa banyak dukungan dijanjikan oleh manajer?
• Seberapa banyak dukungan diterima dari manajer?
• Seberapa banyak dukungan digalang dari rekan kerja?
• Seberapa banyak dukungan diterima dari rekan kerja?
• Seberapa bernilai dukungan pasca program dirasakan?
• Adakah komentar-komentar lain?

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN EVALUASI JANGKA MENENGAH
 DENGAN ANGKET DAN WAWANCARA

Angket	Wawancara
Kelebihan	Kelebihan
Biaya pembuatan, pengiriman, dan analisis rendah. Ideal bila lokasi peserta tersebar Bila mendapatkan sampel lengkap dari populasi yang terlatih. Cepat dan tepat waktu Formatnya sangat konsisten Analisis mudah Tidak perlu waktu pelatih Transfer ke analisis komputer relatif mudah. Terhindar dari bias oleh pewawancara Terhindar dari sindroma “waktu dan gerakan”	Pewawancara dapat menanyakan komentar tambahan dan mengklarifikasi pertanyaan. Respons bisa lebih mendalam Pendekatan lebih fleksibel sesuai dengan keadaan. Peserta bisa menerima pentingnya evaluasi tingkat respons total.
Kekurangan	Kekurangan
Kemungkinan tingkat respons rendah tanpa mekanisme kontrol yang kuat. Memerlukan desain yang saksama Tidak fleksibel setelah dikirimkan Pertanyaan-pertanyaan harus jelas dan tidak mendua. Pertanyaan-pertanyaan mungkin harus terlalu sederhana. Pengisian oleh peserta bisa semu	Biaya tinggi Biaya sangat tinggi ketika lokasi peserta menyebar. Bisa dianggap mencampuri Kemungkinan ada bias pewawancara. Diperlukan keterampilan wawancara Analisis lebih makan waktu dan sulit Perlu pembatasan sampel mengingat biaya dan waktu. Ini bisa tidak dianggap sebagai kelemahan bergantung pada ukuran sampel dan sikap terhadap cakupan yang tidak bisa total.

1. Nilai dan Efektivitas Biaya Pelatihan

1. Efektivitas Biaya

            Dalam menetapkan biaya program pelatihan, input dan output harus diperhatikan. Menghitung input biaya artinya memperhitungkan masalah keuangan, biaya pelaksanaan program, dan apakah pendekatan yang dipilih paling ekonomis dan efektif. Sekilas tampaknya seperti pembukaan yang sederhana dan langsung, tapi sebenarnya di dalam aspek-aspek kuantitatif yang banyak sekali itu, dijumpai sejumlah kecil aspek kualitatif yang hanya bisa dikenalai melalui penilaian secara luas.
Judul-judul (heading) yang digunakan dalam input biaya di antaranya :

• Biaya Modal Tetap
• Biaya Modal Kerja dan Perawatan
• Biaya Administrasi
• Biaya Instruktur
• Biaya Pelatihan Langsung
• Biaya Agen Langsung
• Biaya Agen Eksternal
• Biaya Peserta Pelatihan

Perlu diketahui bahwa tanpa informasi ini, organisasi tidak akan tahu hal-hal rinci seperti :

• Berapa banyak pelatih yang harus dipekerjakan untuk melaksanakan pelatihan yang diperlukan?
• Berapa banyak biaya seorang pelatih?
• Berapa biaya total pelatihan bagi organisasi?
• Berapa biaya pelatihan dalam sehari? Selama berapa organisasi bisa menyelenggarakan pelatihan?
• Berapa biaya paket pelatihan terbuka dan bisakah organisasi membeli paket-paket yang diperlukan tersebut?
• Berapa biaya pelatihan dibandingkan dengan biaya produksi atau penyediaan jasa?
• Apakah pelatihan itu sebanding dengan biaya yang dikeluarkan?

Biaya modal tetap
Ini adalah biaya-biaya yang relatif permanen dan regular dan tetap dalam kurun waktu tertentu, katakanlah satu tahun. Biaya-biaya ini bisa meliputi biaya bagian-bagian gedung yang dimiliki organisasi yang bisa sepenuhnya atau sebagian dibebankan dalam pelatihan dalam bentuk :

1. Penyusutan dan biaya bangunan;
2. Pajak bangunan;
3. Penyediaan air dan bahan bakar;
4. Penyusutan perkakas dan perabotan;
5. Perlengkapan – komputer, mesin tik, OHP, video, dan sebagainya;
6. Penyediaan pusat sumber daya pelatihan / perpustakaan;

Biaya modal kerja atau pemeliharaan
Biaya modal kerja atau pemeliharaan meliputi :

1. Barang habis pakai – contoh, alat-alat tulis;
2. Kontrak pemeliharaan rutin dan perbaikan;
3. Bahan-bahan lain yang digunakan selama pelatihan oleh pelatih dan peserta.

Biaya administrasi
Biaya administrasi meliputi :

1. Biaya pembersihan;
2. Akomodasi staf karyawan pendukung, bahan dan gaji yang dibebankan pada tugas-tugas yang berhubungan dengan pelatihan;
3. Biaya telepon dan listrik yang dibebankan pada pelatihan;
4. Biaya waktu pemakaian komputer bila memungkinkan.

Biaya pelatih
Biaya pelatih meliputi :

1. Biaya mempekerjakan manajer pelatihan (bila ada) atau biaya-biaya yang dibebankan, dan sebagian biaya-biaya yang dibebankan pada manajer senior yang bertanggung jawab atas fungsi pelatihan;
2. Gaji dan biaya pelatih atau perancang dan penulis program, baik yang terlibat dalam pelatihan maupun tidak;
3. Pelatihan dan pengembangan staf pelatihan secara berkelanjutan;
4. Biaya jasa profesi bagi staf pelatihan;
5. Langganan jurnal-jurnal profesi dan pembelian sumber-sumber daya pelatihan;
6. Biaya perizinan.

Biaya-biaya langsung
Biaya-biaya yang ditimbulkan secara langsung dalam kaitannya dengan pelatihan itu sendiri termasuk honor dan biaya bagi pembicara tamu.
Biaya agen eksternal
Biaya-biaya agen eksternal meliputi :

1. Honor dan biaya konsultan;
2. Honor dan biaya kursus eksternal;
3. Pembelian program-program pelatihan terbuka bila belum dimasukkan di pos-pos lain.

Biaya peserta pelatihan
Biaya bagi peserta pelatihan meliputi :

1. Biaya gaji yang dibebankan selama perjalanan dari dan ke serta saat menghadiri program pelatihan;
2. Biaya pra program dengan para manajer lini (juga dibebankan pada biaya manajer lini);
3. Biaya perjalanan dan akomodasi;
4. Biaya staf pengganti, bila ada;
5. Biaya kesempatan.

Biaya yang disebut terakhir ini bisa jadi yang paling sulit untuk ditentukan, karena berhubungan dengan nilai pekerjaan yang hilang ketika orang tersebut tidak bisa mengerjakan tugasnya. Ini tentu saja akan semakin rumit bila pekerjaan itu hanya bisa diselesaikan dengan menunggu kembalinya si individu tersebut sehingga timbul biaya kelambatan. Dalam banyak kasus, biaya ini adalah biaya yang harus ditebak-tebak walaupun sejumlah organisasi mengatakan bahwa mereka menggunakan rumus tertentu untuk menentukan biaya kesempatan. Mungkin bagi kita untuk membebani biaya pada sejumlah pekerjaan dengan cara ini dalam kaitannya dengan hilangnya produksi, tapi sifatnya selalu subyektif.
Analisa Biaya
Angka-angka yang diperoleh di bawah judul-judul yang dideskripsikan di atas bisa digunakan untuk membuat rangkuman yang menjadi landasan kita membuat kesimpulan-kesimpulan tentang biaya pelatihan. Ini meliputi :

• Biaya langsung program pelatihan
• Biaya langsung fungsi pelatihan keseluruhan
• Biaya fungsi pelatihan per individu dalam organisasi
• Biaya program pelatihan per peserta

Latihan Penetapan Biaya Pelatihan
Biaya modal tetap
Bagian-bagian bangunan organisasi yang bisa sepenuhnya atau sebagian digunakan untuk tujuan pelatihan adalah :

1. Biaya dan penyusunan bangunan
2. Pajak bangunan
3. Penyediaan bahan bakar dan air
4. Penyusunan perabat dan perkakas
5. Jasa-jasa tetap lain, misalnya hubungan komputer
6. Perlengkapan, misalnya komputer, mesin ketik, OHP, video, dan sebagainya.
7. Penyediaan pusat sumber daya pelatihan atau perpustakaan

Biaya pemeliharaan dan modal kerja

1. Barang-barang habis pakai, contoh alat-alat tulis
2. Kontrak pemeliharaan rutin dan perbaikan
3. Bahan-bahan lain yang digunakan selama pelatihan oleh pelatih dan peserta.

Biaya administrasi

1. Kebersihan
2. Akomodasi, bahan, dan gaji staf layanan pendukung yang dibebankan pada tugas-tugas yang berhubungan dengan pelatihan.
3. Biaya telepon dan listrik yang dibebankan pada pelatihan
4. Biaya waktu pemakaian komputer bila memungkinkan

Biaya pelatih

1. Biaya mempekerjakan manajer pelatihan dan biaya-biaya manajer senior dengan tanggung jawab pelaksanaan pelatihan.
2. Gaji dan pengeluaran desainer dan penulis program
3. Pelatihan dan pengembangan staf pelatih secara berkelanjutan
4. Upah professional bagi staf pelatihan
5. Langganan jurnal-jurnal profesi dan pembelian sumber daya pelatihan
6. Biaya perizinan.

Biaya pelatihan langsung

1. Honor dan pengeluaran pembicara tamu, bila ada

Biaya agen eksternal

1. Honor dan pengeluaran konsultan
2. Honor dan pengeluaran kursus eksternal
3. Pembelian program-program pembelajaran terbuka bila belum dimasukkan di pos lain.

Biaya peserta pelatihan

1. Beban gaji selama bepergian dari dan ke, serta saat menghadiri program pelatihan.
2. Biaya tindakan pra program dengan manajer lini (juga dibebankan pada biaya manajer lini).
3. Biaya perjalanan dan akomodasi
4. Biaya staf pengganti, bila ada
5. Biaya kesempatan

Efektivitas Nilai
            Pedoman untuk menentukan biaya pelatihan tersebut belumlah lengkap karena belum memasukkan nilai yang diperoleh dalam pelatihan.Nilai ini mencakup peningkatan pengetahuan, keterampilan, dan sikap; peningkatan kapasitas kerja; penurunan praktik dan peristiwa yang tidak dikehendaki; tapi yang paling penting adalah peningkatan di “lini bawah”.Analisis biaya untuk mengetahui efektivitas biaya tidaklah sederhana.Tidak terlalu mudah untuk mendapatkan informasi keuangan atau membagi-bagi biaya dengan benar.Mengetahui nilai pelatihan jauh lebih sulit sehingga tidak mengherankan kalau ada yang menyebutkan tidak mungkin dilakukan.Ini sering digunakan sebagai alasan menentang evaluasi, karena para penilai tidak bisa memberikan bukti mutlak dalam peningkatan manfaat dalam usaha.Sulit membantah argumen seperti ini karena walaupun ada sejumlah bukti konkrit yang signifikan dalam jumlah pelatihan, sebagian besar hasil-hasil pelatihan hanya bisa diukur secara subjektif (bukan hanya di tempat pelatihan, melainkan juga di tempat kerja).
            Sering kita tidak bisa mengetahui efektivitas biaya / nilai dalam bentuk kuantitatif, tapi ini bukan alasan untuk tidak mencoba.Dalam banyak kasus, bisa saja kita menerima penilaian yang bersifat subjektif dan kualitatif, asalkan pendekatannya konsisten sehingga hasil yang diperoleh bisa diterima.Sejumlah aspek lebih mudah diukur nilainya, dan area-area di mana perubahan bisa diamati setelah program pelatihan dan pengembangan, di antaranya adalah aspek-aspek implementasi  pembelajaran setelah kembali ke tempat kerja walaupun kita tidak boleh menganggap semua perubahan disebabkan oleh pelatihan. Kontaminasi mungkin saja terjadi, misalnya sekembali dari mengikuti pelatihan peserta sudah membaca sesuatu yang mempengaruhi perilaku kerjanya, atau perubahan terjadi karena tekanan ekonomi, perubahan cuaca, dan sebagainya. Sebagian aspek yang berubah, di antaranya adalah yang berikut ini :
Penggunaan waktu
Penggunaan waktu dengan lebih baik artinya bahwa pertemuan-pertemuan dibatasi dan hemat waktu; janji-janji tepat waktu; laporan dan sebagainya diserahkan tepat waktu, dan sebagainya.
Pelaksanaan kerja
Praktik kerja yang baik bisa berupa diterapkannya kesehatan dan keselamatan kerja atau prosedur-prosedur operasi yang efektif.Perubahan-perubahan ini bisa diamati pada tingkat operasi, pengawas, atau manajemen.Pada tingkat pengawas dan manajemen, perubahan bisa dianggap telah menjadi lebih baik dibanding tahun lalu, bawahan memberikan dukungan yang lebih kuat dalam pelaksanaan pekerjaan, dan output meningkat serta limbah menurun.
Output produk atau jasa
Peningkatan ini tampak dari banyaknya pekerjaan yang dihasilkan. Hasil-hasil yang positif bisa dicapai setelah mengikuti program-program yang bertujuan untuk menerapkan praktik-praktik dan pengawasan, manajemen proyek, pengembangan tim, pemecahan masalah, dan sebagainya secara efektif.
Biaya
Banyak biaya perdagangan dan industri dibebankan ke orang berdasarkan efisiensi, hubungan interpersonal, disiplin, kehadiran, kemangkiran, rekrutmen, dan permasalahan-permasalahan personalia lain. Perubahan-perubahan bisa jadi merupakan akibat dari program-program peningkatan keterampilan, seperti teknik-teknik wawancara, keterampilan interpersonal, bekerja yang efektif, dan sebagainya.
Orang
Program-program pengembangan tim, keterampilan interpersonal, dan hubungan antar orang bisa menghasilkan peningkatan aspek-aspek ini pada orang-orang yang melaksanakan tugas-tugas, seperti seberapa baik mereka bergaul satu sama lain, seberapa banyak dukungan saling mereka berikan, dan seberapa baik mereka mendengarkan, dan seberapa banyak mereka bekerja sebagai tim dan bukan sekedar sekumpulan individu.
Pengembangan individu
Sejumlah program bertujuan untuk meningkatkan kemampuan kreatif manusia, membantu mereka memiliki pembawaan yang lebih menyenangkan, membantu menunjukkan bahwa mereka pantas dipromosikan, dan membantu menjadi orang yang lebih efektif dan “lebih luas”.
Kualitas produk dan jasa
Ini bisa diukur dari menurunnya jumlah barang yang rusak serta menurunnya keluhan pelanggan, menurunnya biaya operasi, membaiknya evaluasi, membaiknya usaha.
Peningkatan iklim dan budaya keorganisasian
Tidak diragukan bahwa ini paling sulit diukur.Menurunnya angka pengunduran diri dan pemecatan, menurunnya izin tidak masuk kerja karena sakit, meningkatnya produksi dan menurunnya keluhan pelanggan memang bisa menandakan adanya perubahan, tapi semuanya sangat subjektif, terutama ketika secara sengaja dikaitkan secara langsung dengan program pelatihan / pembelajaran.
Analisis Obyektif Dan Subyektif
Contoh-contoh perubahan yang bisa diukur yang dideskripsikan di atas tingkat  kemudahan pelaksanaannya bervariasi. Perubahan-perubahan atau hasil-hasilnya bisa dideskripsikan sebagai hasil yang “keras” atau “lunak”, bergantung pada besarnya objektivitas dan kemudahan pengamatan. Perubahan-perubahan yang disebut “keras” lebih mudah diamati dan dianalisis dan meliputi :

1. Penggunaan waktu dalam situasi-situasi yang bisa diamati;
2. Sejumlah praktik dalam bekerja
3. Output produk
4. Kualitas produk.

Perubahan-perubahan yang “lunak” adalah bidang yang jauh lebih subjektif sehingga lebih sulit diamati dan dianalisis, dan cenderung berupa perilaku yang kualitatif dibandingkan area tugas yang bisa diamati. Perubahan-perubahan yang lunak di antaranya :

1. Sejumlah praktik dalam bekerja yang tidak mudah diamati dan didefinisikan;
2. Keterampilan tim atau pengawasan dan manajemen;
3. Hubungan dengan orang;
4. Perkembangan individual;
5. Output jasa dibandingkan output produk;
6. Kualitas jasa yang diberikan dibandingkan dengan produk yang dibuat;
7. Pembaikan iklim dan budaya koerganisasian.

Perbandingan objektif atau subjektif keduanya harus selalu memperhatikan situasi sebelum pelatihan, karena kalau tidak maka tidak akan ada gunanya. Ingat bahwa posisi sebelum pelatihan mungkin adalah nol. Hal ini bisa terjadi dalam pelatihan bagi para pendatang baru dalam posisi atau jabatan tertentu di mana mereka belum mempunyai pengalaman sebelumnya.Sedikit pelatihan di tempat kerja sudah harus diberikan sebelum mengikuti pelatihan dalam seting formal agar bisa efektif.Berikut ini contoh kemajuan sebagai akibat dari pelatihan beserta ukuran-ukuran untuk mengevaluasi keberhasilan dan nilainya setelah pelatihan.

Area Perubahan	Kinerja pra pelatihan	Tujuan pasca pelatihan	Hasil-hasil aktual pasca pelatihan
Jumlah barang yang tidak di pusat kendali mutu	10% dari produksi	1% dari produksi atau kurang	0,5% dari produksi

Keberhasilan seperti ini, bila diukur segera setelah pelatihan berakhir, bisa diasumsikan berhubungan secara langsung dengan pelatihan, walaupun masih ada aspek-aspek lain yang terlibat, seperti motivasi, takut dipecat, perubahan staf, dan sebagainya.
Jenis-jenis perubahan yang lebih lunak, yang tidak bisa diukur secara kuantitatif, lebih sulit diukur keberhasilannya, tapi dengan menggunakan model untuk mengukur para peserta sebelum program pelatihan, kita bisa membandingkan temuan-temuannya dengan keadaan lingkungan kerja setelah pelatihan.

Walaupun di kedua bentuk tersebut kita tetap bisa mengamati dan menganalisis perubahan, memberikan “harga” pada peningkatan- peningkatan ini jauh lebih sulit. Kasus yang paling sederhana adalah pelatihan bagi seorang pekerja untuk melakukan pekerjaan yang bila tidak dilakukan sama sekali, tidak akan menghasilkan uang sama sekali. Ketika orang itu dilatih dan akhirnya bisa menghasilkan, produknya dijual dengan harga tertentu yang setelah biaya operasi diperhitungkan akan diperoleh laba, yang mencerminkan efektivitas nilai di lini dasar yang dihasilkan oleh pelatihan.

Apakah selalu sederhana itu?
Tidak ada jaminan bahwa setiap peningkatan atau perubahan sepenuhnya, atau bahkan sedikitpun, disebabkan oleh program pelatihan, tapi setiap perubahan bisa jadi merupakan salah satu indikasi keberhasilan. Ini tidak berarti bahwa kita tidak perlu mengukur biaya atau melakukan analisis nilai pelatihan menggunakan cara lain. Justru sebaliknya.Permasalahan-permasalahan dan kesulitan-kesulitan harus dikenali dan kita harus berhati-hati dalam menghubungkan keberhasilan atau kegagalan dan perubahan dengan biaya atau nilai. Mungkin kita perlu menerima pandangan-pelatihan-pandangan dan estimasi-estimasi yang sifatnya subyektif yang dikemukakan di depan karena area yang sedang diamati menggunakan ukuran yang sifat terlalu subjyktif.

Penilaian pada tahap ini, terutama berhubungan dengan evaluasi (manfaat total) dan bukan hanya memberikan pengakuan bahwa program pelatihan adalah valid.Jumlah orang yang cukup signifikan mungkin perlu dilibatkan dalam evaluasi dan mungkin perlu melibatkan orang-orang dari berbagai disiplin. Orang yang bertanggung-jawab, seperti manajemen senior, manajer lini, manajer pelatihan atau pelatih, harus memutuskan seberapa banyak sumber daya yang harus disediakan, apakah waktu yang diperlukan perlu diperpanjang, dan sampai seberapa tinggi subjektivitas atau objektivitas bisa diterima.

Mengukur Kembalinya Investasi
Banyak rumus dan persamaan yang dianjurkan untuk mengukur efektivitas biaya – nilai dalam program pelatihan dan pengembangan. Salah satu yang sifatnya langsung dan sederhana adalah :
Bagian pertama dalam persamaan memerlukan banyak informasi rinci (baik di atas maupun di bawah garis), yang mungkin tidak akan bisa diperoleh dalam bentuk obyektivitas/ kuantitas.        

Pedoman untuk Analisis Nilai Efektif
Berikut ini rangkuman pedoman yang akan membantu mengatasi area yang sulit ini :

• Jangan menyerah hanya karena bidang yang dinilai tampak sulit atau karena sifatnya subyektif. Cobalah sesuatu.
• Dalam pengukuran yang subyektif, usahakan melakukan perbandingan dengan peristiwa-peristiwa serupa dalam kondisi-kondisi yang serupa.
• Carilah pandangan, meskipun subyektif, dari orang lain. Sebagai contoh, mintalah pandangan yang kritis dari pelanggan, dari orang dalam dan dari orang luar.
• Bandingkan hasil-hasilnya dengan model-model konsep-konsep ketika bidangnya bersifat sangat subjektif.
• Kumpulan informasi atau data yang akan bisa anda gunakan saja, betapa pun mudah dan menarik untuk mendapatkan data lain.
• Mintalah manajer lini para peserta sebelum pelatihan untuk memberikan estimasi tentang seberapa bernilai pelatihan bagi mereka dan bagi operasi sehingga diperoleh orang yang efektif. Setelah pelatihan, evaluasilah keberhasilannya dan tanyakan kepada manajer lini apakah yang mereka perkirakan dahulu telah tercapai.

Carilah efek-efek organisasi yang berhubungan dengan area pelatihan, tapi tidak harus menganggapnya sebagai bukti positif, seperti meningkatnya produktivitas, menurunnya kemangkiran, pelanggaran disiplin, keluhan, dan sebagainya. Hubungan dengan proses-proses evaluasi lain untuk memastikan bahwa tidak terjadi kontaminasi di dalamnya.

LEMBAR EVALUASI METODE DAN MEDIA PELATIHAN

Luangkan waktu sepuluh menit untuk menilai pengetahuan, keterampilan dan tingkat aplikasi masing-masing metode dan media pelatihan, dengan skala sebagai berikut:
1 = istimewa
2 = sangat baik
3 = Bisa diterima
4 = hampir memenuhi standar
5 = sangat buruk

	Metode	Pengetahuan	Keterampilan	Penerimaan (Acceptability)
1	Sumbang saran (brainstorming)
2	Buzz Group
3	Business games
4	Studi Kasus
5	Co-counselling
6	Demonstrasi
7	Diskusi
8	Fishbowl
9	Instruksi
10	Latihan In-tray
11	Kuliah
12	Kegiatan outdoor
13	Instruksi terprogram
14	Proyek
15	Kuesioner
16	Permainan peran
17	Kelompok sensitivitas
18	Latihan sindikasi
19	Latihan tim
20	Video/film pelatihan

Sekian artikel tentang Pelatihan Sesi, Evaluasi, dan Efektifitas Biaya Pelatihan. Semoga bermanfaat.

Daftar PustakaDavis, E. (2008). ‘The art of training and development’ :  the training managers: a handbook. Ensiklopedi. (terjemahan), Jakarta: Gramedia
Saks,M.A. & Haccoun, R.R. (2008), Managing performance through training and development, Fourth Edition, USA: Nelson Education Ltd.
Rae, L. (2005). ‘The art of training and development’ :effective planning.Ensiklopedi. (terjemahan), Jakarta: Gramedia

Berbagi :