Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Pengertian Initiation Proyek, Manajemen Scope dan Perencanaan

Kunci Utama di dalam membangun proyek teknologi informasi yang baik adalah komunikasi yang baik di dalam proyek. Untuk itu perlu adanya suatu kriteria dan tahapan agar pengelolaan komunikasi di dalam manajemen proyek teknologi informasi berjalan dengan baik.

Tahapan dari kriteria untuk proses manajemenproyek teknologi informasi dibagi atas tahapan :
  • Plan : Communication Planning
  • Execute : Information distribution
  • Control : Performance reporting dan Manage stakeholders

Pengertian Initiation Proyek, Manajemen Scope dan Perencanaan - Perencanaan komunikasi di dalam proyek teknologi informasi merupakan langkah awal di dalam membangun suatu sinergi di dalam proyek. Langkah komunikasi dalam bentuk penjadwalan pertemuan baik pemimpin proyek dengan tim maupun dengan top manajemen untuk tujuan mengevaluasi kinerja dan perkembangan dari proyek yang di jalankan.

Manajemen Komunikasi di dalam proyek teknologi informasi harus dapat memberikan kontribusi di dalam memberikan informasi yang realistik dan obyektif ke manajemen puncak. Hal ini bertujuan untukmelihat tingkat pencapaian dan kendala – kendala yang dihadapi oleh tim di dalam menyelesaikan tuga-tugas yang diberikan.

Proyek sistem informasi dan teknologi informasi :
  • Memakai bebagai fasilitas dan perlengkapan / bahan mentah (raw materials) yang telah dapat didigitasi semacam teks, gambar, audio, dan video.
  • Menggantungkan diri pada standard - standard kualitas yang belum baku karena sangat sulit dimengerti dan dipahami bersama antara berbagai pihak yang berkepentingan dalam proyek.
  • Mendasarkan proses pada rencana atau kontrak kerja yang sangat sulit dikembangkan sehingga tidak terjadi keraguan dalam menentukan telah selesainya sebuah proyek atau tidak.

Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang dilakukan sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase berikutnya adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru. Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase analisis.

Pengertian Initiation Proyek, Manajemen Scope dan Perencanan_
image source: www.dbs.ie

Apabila hasil analisis merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka fase kegiatan berikutnya adalah membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelah produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak. Hasil evaluasi ini akan memungkinkan dilakukannya pengembangan-pengembangan produk yang baru lagi.

Observasi Pada Estimasi

Yang pertama dalam proses perencanaan ini adalah Estimation (perkiraan) yang bertujuan untuk melihat kondisi umum ke depan walaupun berada dalam tingkat ketidak pastian.Kompleksitas merupakan pengukuran relatif yang dipengaruhi oleh kebiasaan dengan usaha yang sudah dilakukan pada masa sebelumnya.

Ukuran proyek (project size) merupakan faktor penting lain yang dapat mempengaruhi akurasi estimasi. Bila ukuran bertambah maka ketergantungan di antara berbagai elemen perangkat lunak akan meningkat dengan cepat.

Tingkat ketidakpastian struktural (structural uncertainty) juga berpengaruh dalam resiko estimasi. Bila ruang lingkup proyek tidak dipahami dengan baik atau syarat proyek merupakan subyek terjadinya perubahan, maka resiko dan ketidakpastian menjadi sangat tinggi. Perencana perangkat lunak harus melengkapi fungsi, kinerja dan definisi interface (yang diisikan ke dalam spesifikasi sistem).

Tahapan penelitian langsung terhadap estimasi sumber daya, biaya dan jadual untuk usaha pengembangan PL yang membutuhkan pengalaman akses informasi historis dan keberanian untuk melakukan pengukuran kuantitatif.

RESIKO ESTIMASI
  • Kompleksitas Proyek (Project Complexity) => kode, desain
  • Ukuran Proyek (Project Size) => akan mempengaruhi akurasi
  • Ketidak pastian struktural (Structural Uncertainty) => disebabkan ruang lingkup proyek yang tidak dipahami
  • Ketersediaan Informasi historis (Availability of historical information)

TAHAPAN :
  • Scoping
Mengerti masalah dan tugas yang harus dikerjakan
  • Estimation
Berapa banyak usaha y ang dilakukan an berapa waktu yang diperlukan
  • Risk
Kesalahan apa yang mungkin terjadi ?, bagaimana menghindarinya dan apa yang dapat dikerjakan ?
  • Schedule
Bagaimana mengalokasi sumber daya selama proyek
Berlangsung dan apa yang menjadi acuannya ?
  • Control Strategy
Bagaimana kita memantau kualitas dan bagaimana pula memantau perubahan yang terjadi ?
Gabungan dari point-2 di atas tsb lah yang disebut sebagai sebuah Perencanaan Proyek Perangkat Lunak

Perencanaan sistem merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman dalam melakukan langkah selanjutnya. Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.

Waktu proyek atau biasa disebut umur proyek merupakan salah satu atribut proyek yang sangat penting dalam manajemen proyek. Kegagalan mengelola waktu proyek akan berakibat pada penyelesaian proyek yang tidak tepat waktu. Dari hasil studi pada tahun 1995, Standish Group CHAOS menemukan bahwa rata-rata penyelesaian proyek-proyek IT molor hingga 222 persen dari waktu proyek yang direncanakan.

Artinya bahwa satu proyek yang semestinya selesai pada tahun ini, baru selesai 2.2 tahun mendatang. Penyelesaian waktu proyek yang mundur dan kurangnya pengelolaan waktu proyek tentunya akan berakibat pada membengkaknya berbagai sumber daya proyek, khususnya biaya dan SDM proyek.

Dengan demikian seorang manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu proyek sebaik-baiknya dalam rangka keberhasilan proyek. Dilihat dari fase proyek, penerapan manajemen waktu proyek lebih banyak diterapkan pada fase Planning dan selebihnya pada fase controlling.

Kegiatan manajemen waktu proyek pada fase planning meliputi : Mendefinisikan Aktivitas, Pengurutan Aktivitas, Estimasi Lama Aktivitas, dan Penyusunan Jadwal Proyek. Sedangkan pada fase controlling kegiatannya adalah Pengendalian Jadwal Proyek

Tujuan Perencanaan
 
Tujuan Perancangan atau perencanaan Sistem:
  • Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
  • Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Untuk menyediakan sebuah kerangka kerja yang memungkinkan manajer membuat estimasiyang dapat dipertanggungjawabkan mengenai sumber daya, biaya dan jadwal. Estimasi dibuat dengan sebuah kerangka waktu yang terbatas pada awal sebuah proyek perangkat lunak dan seharusnya diperbaharui secara teratur selagi proyek sedang berjalan

Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.

Perencanaan sistem dapat terdiri :
  • Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 s.d. 2 tahun
  • Perencanaan jangka panjang meliputi periode sampai dengan 5 tahun

Perencanaan sistem biasanya ditanggani oleh staf perencanaan sistem bila tidak ada dapat juga dilakukan oleh departemen sistem.

Computer Integration dengan peningkatan data maka diperlukan suatu system yang terintegrasi sehingga dapat menghemat biaya dan manual error pada proses transfer data.

Setiap bagian dapat berkomunikasi langsung dengan data tetapi karena kebersamaan pemakaian data menyebabkan ketidak jelasan wewenang untuk membuat keputusan diantara pengguna. Suatu survey yang menggambarkan suatu kesuksesan system diterima atau ditolak menyatakan :

Pengertian Initiation Proyek, Manajemen Scope dan Perencanan_

Proses Perencanaan Sistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses utama yaitu sbb :
  1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem
  2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan dan dilakukan oleh komite pengarah.
  3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan dan dilakukan oleh analis sistem.

Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian ini adalah :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem
  • Mengkaji tujuan,perencanaan strategi dan taktik perusahaan
  • Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem
  • Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
  • Menetapkan kendala proyak-proyek sistem
  • Menentukan proyek-proyek sistem prioritas
  • Membuat laporan perencanaan sistem
  • Meminta persetujuan manajemen

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
  • Menunjuk team analis
  • Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3. Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan
  • Melakukan studi kelayakan
  • Menilai kelayakan proyek sistem
  • Membuat usulan proyek sistem
  • Meminta persetujuan manajemen.

Dalam fase perencanaan sistem :
  • Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
  • Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
  • Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.

Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :
  • faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan,
  • faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.

Faktor kelayakan
(feasibility factors)
Faktor strategis
(strategic factors)
Kelayakan teknisProduktivitas
Kelayakan ekonomisDiferensiasi
Kelayakan legalManajemen
Kelayakan operasional
Kelayakan rencana

Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :
  • Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
  • Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
  • Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.
  • Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahliah pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah prosedur dan keahlian yang ditambahkan akan dihasilkan.
  • Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.
Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis,seperti
  • Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
  • Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.

Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

Peroject Initiation

Inisiasi:memulai proyek atau melanjutkan ke tahap berikutnya perencanaan cakupannya mengembangkan dokumen untuk menyediakan dasar untuk keputusan proyek masa depan Definisi Cakupan: pengelompokan deliverable proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah dikelola. Lingkup verifikasi: meresmikan penerimaan lingkup proyek. Perubahan lingkup kontrol: mengendalikan perubahan dalam lingkup proyek.

Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan proyek dengan cara melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang lain untuk mengerjakan proyek guna menghasilkan produk dan menyerahkan hasil proyek atau hasil dari masing-masing phase proyek. Termasuk di dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan tim proyek, mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek, menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan hasil kerja.

Pengendalian proyek :

Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer proyek dan staf mengawasi dan mengukur dengan cara membandingkan progress dengan rencana dan melakukan koreksi jika diperlukan. Jika diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi, menganalisis dan melakukan perubahan tersebut.

Proses penyerahan dan persetujuan : Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.

Level aktivitas, waktu dan panjang masing-masing proses berbeda-beda tergantung pada jenis proyeknya. Secara umum proses pelaksanaan memerlukan sumber daya dan waktu paling lama kemudian diikuti proses perencanaan. Proses inisiasi dan persetujuan biasanya paling sedikit memerlukan sumber daya dan waktu.

Sedangkan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan untuk setiap tahap dari sebuah proyek berkaitan dengan area manajemen proyek terlihat seperti pada contoh tabel

Area PengetahuanProses  Proyek
InisiasiPerencanaanPelaksanaanPengendalianPersetujuan
Ruang lingkupInisiasi ruang lingkupPerencanaan ruang lingkupVerifikasi ruang lingkup
Definisi ruang lingkupPengendalian perubahan ruang lingkup
WaktuDefinisi aktivitasPengendalian jadwal
Urutan aktivitas
Estimasi durasi aktivitas
Pengembangan jadwal
BiayaPerencanaan sumber dayaPengendalian biaya
Estimasi biaya
Anggaran biaya
KualitasPerencanaan kualitasJaminan kualitasPengendalian kualitas
SDMPerencanaan organisasiPengembangan tim
Penyususnan staf
KomunikasiPerencanaan komunikasiDistribusi informasiPelaporan kinerjaPersetujuan administratif
ResikoPerencanaan manajemen resikoMonitoring dan pengendalian resiko
Identifikasi resiko
Analisa resiko kualitatif
Analisa resiko kuantitatif
Perencanaan respon resiko
PengadaanPerencanaan pengadaanPermintaanPenyelesaian kontrak
Perencanaan permintaanSeleksi sumber daya

Ruang Lingkup Perangkat Lunak ( Scope Statement )

Aktivitas pertama dalam perencanaan perangkat lunak adalah penentuan ruang lingkup perangkat lunak. Fungsi dan kinerja yang dialokasikan untuk perangkat lunak selama rekayasa sistem seharusnya ditaksir untuk membentuk sebuah ruang lingkup proyek yang jelas dan dapat dimengerti pada tingkat manajemen dan teknis.

Ruang lingkup perangkat lunak menggambarkan fungsi, kinerja, batasan, interface dan reliabilitas. Fungsi-fungsi yang digambarkan dalam statemen ruang lingkup dievaluasi dan dalam banyak kasus juga disaring untuk memberikan awalan yang lebih detail pada saat estimasi dimulai.

Teknik yang banyak dipakai secara umum untuk menjembatani jurang komunikasi antara pelanggan dan pengembang serta untuk memulai proses komunikasi adalah dengan melakukan pertemuan atau wawancara pendahuluan.

Gause & Weinberg mengusulkan bahwa analisis harus memulainya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan bebas konteks, yaitu serangkaian pertanyaan yang akan membawa kepada pemahaman yang mendasar terhadap masalah, orang yang menginginkan suatu solusi, sifat solusi yang diharapkan, dan efektivitas pertemuan itu sendiri.

Ruang lingkup  adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam penciptaan produk.Manajemen ruang lingkup terjadi atau diperlukan pada saat inisiasi, perencanaan dan pengendalian. Proses utama proyek yang termasuk dalam manajemen ruang lingkup meliputi :
  • Initiation. Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi pada awal proyek atau kelanjutan fase berikutnya dari sebuah proyek. Output dari proses initiation ini adalah project charter (diagram proyek), dimana berupa dokumen formal yang menunjukkan eksistensi dan memberikan overview menyeluruh dari proyek.
  • Perencanaan ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah pengembangan dokumen guna memberikan dasar untuk keputusan proyek ke depan, kriteria – kriteria dalam menetapkan bahwa proyek atau suatu fase telah berhasil dengan lengkap. Tim proyek membuat statemen ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil dari proses perencanaan ruang lingkup.
  • Pendefinisian ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah mendekomposisikan proyek utama menjadi aktivitas – aktivitas lebih kecil yang deliverable dan komponen yang manageable. Tim proyek membuat Work Breadown Structure (WBS) dalam proses ini.
  • Verifikasi ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah penerimaan dan persetujuan secara formal terhadap ruang lingkup proyek. Stakeholder utama proyek seperti pengguna/pelanggan dan sponsor secara formal menerima dan menyetujui hasil proyek atau fase yang diserahkan.
  • Pengendalian perubahan ruang lingkup. Termasuk di dalam proses ini adalah perubahan ruang lingkup yang terjadi, koreksi yang perlu dilakukan dan pelajaran yang bisa dipetik dari perubahan ini.

Ruang lingkup aktivitas  manajemen proyek perangkat lunak yang pertama adalah menentukan ruang lingkup perangkat lunak. Ruang lingkup dibatasi dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
  • Konteks
Bagaimana perangkat lunak yang akan dibangun dapat memenuhi sebuah sistem,produk atau kontek bisnis yang lebih besar,serta batasan apa yang ditentukan sebagai hasil dari konteks tersebut.
  • Tujuan informasi
Objek data pelanggan apa yang dihasilkan sebagai output dari perangkat lunak dan objek data apa yang diperlukan sebagai input.
  • Fungsi dan unjuk kerja


Fungsi apa yang dilakukan oleh perangkat lunak untuk mentransformasi input data menjadi output. Adakah ciri kerja khusus yang akan ditekankan.

Ruang lingkup tiap fase (jika perlu)

Terkadang deadline yang diberikan untuk mengerjakan sebuah proyek software membuat pengerjaan seluruh fitur yang diajukan tidak mungkin selesai. Oleh karenanya dibuat solusi untuk membagi software menjadi beberapa fase rilis. Software akan dirilis pada saat deadline tercapai, namun dengan fitur yang dikurangi. Sedangkan rilis berikutnya lah yang memuat semua fitur.

Fitur-fitur yang ada pada rilis awal seharusnya adalah fitur yang sifatnya lebih penting daripada fitur lainnya, menurut stakeholder. Hal semacam ini perlu dikonsultasikan kepada tim pengembang.

Sekian artikel tentang Pengertian Initiation Proyek, Manajemen Scope dan Perencanaan.

Daftar Pustaka
  • Pressman, R 2000.Software Engineering : A Practioners Approach 5th Edition. Boston : Mc Graw Hill
  • Pressman, Roger S. Software Engineering : : A Practioners Approach 6th Edition
  • Mc. Carthy, John(1956) Artificial Intelligence. Dartmounth College.

Posting Komentar untuk "Pengertian Initiation Proyek, Manajemen Scope dan Perencanaan"