Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Bentuk Keterampilan Komunikasi Bisnis

Artikel ini akan menjelaskan tentang komunikasi bisnis. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami dan mampu menjelaskan tentang hal-hal yang terkait dengan komunikasi bisnis dalam perusahaan.

Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses transfer informasi dari komunikator (pengirim pesan) kepada komunikan (penerima pesan) dengan tujuan untuk mencapai saling pengertian.

Sedangkan pengertian bisnis adalah suatu kegiatan system ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri atau jasa profesional, yang dapat mendatangkan keuntungan bagi organisasi bisnis tersebut.

Yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah proses transfer informasi dari komunikator kepada komunikan dimana hasil informasi tersebut dapat menghasilkan keuntungan bagi organisasi bisnis tersebut.

Dengan kata lain, komunikasi bisnis merupakan pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang bertujuan tertentu atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal.

Dalam komunikasi bisnis terdapat 6 hal pokok yang perlu diperhatikan, yaitu :
  1. Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
  2. Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih, yakni komunikator dan komunikan
  3. Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisi.
  4. Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu, atau melalui media massa yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
  5. Menggunakan simbol dan sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan
  6. Penyampaian tujuan organisasi : Salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.
Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Bentuk Keterampilan Komunikasi Bisnis
image source: businesspartnermagazine.com

Tujuan Komunikasi Bisnis

Setiap komunikasiyang terjadi antara komunikator dan komunikan tentu memiliki maksud dan tujuannya. Begitu pula adanya dengan komunikasi bisnis yang terjadi antara individu dan organisasi, maupun antar organisasi yang satu dengan organisasi lainnya. Berikut ini adalah tujuan komunikasi bisnis, sebagai berikut :
  1. Memberi informasi kepada klien, partner bisnis, bawahan dan atasan dalam suatu organisasi bisnis, secara internal maupun eksternal.
  2. Diberi informasi
  3. Mempengaruhi orang lain, misalnya dalam hal penawaran harga suatu produk.
  4. Menyelesaikan masalah yang terjadi baik internal maupun eksternal organisasi
  5. Membuat keputusan
  6. Sebagai alat untuk mengevaluasi

Mengapa tujuan komunikasi harus jelas ? Karena tujuan komunikasi yang jelas akan membantu individu maupun organisasi tersebut dalam hal pengambilan keputusan, antara lain :
  • Keputusan untuk meneruskan pesan
  • Keputusan untuk menghadapi audience
  • Keputusan untuk memusatkan isi pesan
  • Keputusan untuk menetapkan saluran dan media yang akan digunakan

Fungsi Komunikasi

Berikut ini adalah beberapa fungsi komunikasi, yaitu :
  1. Menyampaikan informasi
  2. Mendidik (to educate)
  3. Menghibur (to entertain)
  4. Mempengaruhi (to influence)
Dalam bisnis, fungsi komunikasi bisnis dapat dilihat secara internal dan eksternal organisasi/perusahaan, sebagai berikut :

1. Secara Internal: komunikasi terjadi antara atasan, bawahan, dan rekan kerja dalam suatu struktur organisasi.

Fungsi :
  • Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan/prosedur
  • Menginformasikan progress perusahaan
  • Mendorong pegawai melakukan perbaikan
  • Evaluasi, memberikan penghargaan dan hukuman/menegur pegawai yang melanggar

2. Secara External: komunikasi terjadi antara organisasi / perusahaan dengan konsumen, supplier, pemerintah, dan masyarakat / publik

Fungsi :
  • Membujuk konsumen untuk membeli
  • Memperkenalkan perusahaan (company profile) serta produk dan layanannya
  • Mengklarifikasikan spesifikasi produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan
  • Menciptakanbrand image perusahaan yang positif
  • Melakukan investasibisnis dan atau penagihan hutang piutang perusahaan

Bentuk Komunikasi Bisnis

Dibawah ini adalah penjelasan tentang bentuk komunikasi bisnis yang umum dilakukan, sebagai berikut:

1. Komunikasi secara lisan (oral)

Disampaikan secara langsung “person to person”, atau menggunakan media komunikasi misalnya telepon dan teleconference menggunakan internet.Oral communication meliputi : berbicara dan mendengarkan

2. Komunikasi secara tulisan (written)

Disampaikan secara tertulis dengan surat menggunakan bahasa resmi / formal, misalnya:surat penawaran produk, surat kontrak kerjasama,dsb.Written communication meliputi:menulisdanmembaca.

Ketrampilan Komunikasi Bisnis

Terdapat beberapa jenis ketrampilan berkomunikasi yang dibutuhkan dalam komunikasi bisnisdan profesional, yaitu :

1. Membaca dalam komunikasi bisnis

Kemampuan membaca dengan teliti adalah suatu keharusan yang tidak bias ditawar lagi. Karena diperlukan pemahaman yang mendalam mengenai materi bisnis yang dibicarakan supaya tidak terjadi salah paham. Misalnya: membaca kontrak kerjasama antar perusahaan, membaca proposal penawaran pembuatan website perusahaan, membaca surat penawaran suatu produk dari perusahaan supplier rekanan perusahaan, dan sebagainya. Setelah dibaca dengan teliti, jika ada yang masih kurang dimengerti sebaiknya perlu dikonfirmasi ulang atau diminta penjelasan yang lebih mendetail mengenai hal tersebut.

2. Mendengarkan

Mendengarkan juga tidak kalah pentingnya dalam komunikasi bisnis. Karena mendengarkan penjelasan dengan baik akan meminimalkan tingkat kesalahan dalam memahami suatu persoalan. Selain itu mendengarkan dengan baik juga merupakan salah satu bagian dari etiket dalam bisnis, karena lawan bicara kita akan merasa sangat dihargai pendapat dan pemikirannya. Begitu pula dalam hal membalas (me-reply) sebagai tanggapan atas hal-hal yang telah didengarkan tadi, sebaiknya juga diungkapkan dengan baik dan sopan. Mendengarkan (menyimak) akan mempengaruhi pemahaman suatu masalah, ingatan serta perhatian seorang individu dan semangat juang sebuah kelompok. Mendengarkan (menyimak) merupakan keahlian komunikasi dalam dunia bisnis.

Komunikasi yang berkualitas, tidak dihasilkan dengan bahasa yang ngotot, tetapi dihasilkan dari kecerdasan dan kesabaran, salah satunya adalah mendengarkan. Mendengarkan yang sabar dan bertanya dengan sopan merupakan fondasi yang kuat dan penting.

3. Menulis

Menulis dengan bahasa yang baik dan benar, merupakan suatu hal penting dalam komunikasi bisnis. Karena sebagian besar hal-hal yang dikomunikasikan dalam bisnis sebaiknya dituangkan secara tertulis dan formal, sehingga meminimalkan tingkat kesalahan (human error) karena lupa atau salah pengertian.

4. Percakapannya menarik

Dalam komunikasi bisnis, mengungkapkan materi pembicaraan yang menarik merupakan hal penting, karena akan mendapatkan perhatian lebih dari lawan bicaranya. Oleh karena itu diperlukan wawasan pengetahuan yang luas, sehingga memiliki banyak alternative materi pembicaraan untuk diungkapkan.

5. Wawancara

Salah satu komponen dalam komunikasi bisnis adalah wawancara. Biasanya wawancara terjadi ketika perusahaan mencari calon pegawai baru, atau akan membina hubungan bisnis dengan partner yang baru sehingga perlu mempelajari profil perusahaan calon partnernya tersebut. Misalnya pada suatu usaha franchise seperti Indomaret, maka perusahaan Indomaret sebagai franchisor akan melakukan wawancara yang mendalam mengenai profil calon franchisee Indomaret.

6. Berdiskusi dengan kelompok kecil

Dalam bisnis, sudah merupakan hal yang umum bahwa kita akan terlibat dalam suatu kerjasama tim (teamwork). Sehingga diperlukan kemampuan berkomunikasi yang baik ketika kita dihadapkan pada suatu keadaan untuk berdiskusi dalam suatu rapat untuk membahas persoalan bisnis.

7. Berpidato dan presentasi

Adakalanya ketika menjalankan suatu bisnis, kita perlu melakukan suatu presentasi kepada klien mengenai proposal penawaran suatu project ataupun presentasi kepada pihak manajemen perusahaan misalnya membahas mengenai progress kerja yang kita lakukan. Untuk meningkatkan ketrampilan berkomunikasi, kita perlu mempelajari teknik presentasi yang baik supaya dapat menyajikan suatu presentasi yang menarik dan tidak membosankan. Berpidato dan presentasi merupakan bagian dari public speaking.

Bahasa

Bahasa adalah lambang bunyi yang arbiter, digunakan oleh anggota suatu masyarakat untuk berkomunikasi, bekerjasama, berinteraksi, dan mengidentifikasi diri. Bahasa dapat ditampilkan secaralisan, tulisan maupun gerak tubuh (bahasa isyarat).

Dalam proses komunikasi bahasa memegang peranan penting, terutama komunikasi bisnis. Perbedaan bahasa akan menghambat proses komunikasi dan kelancaran bisnis, sehingga diperlukan penerjemah (translator) untuk mempermudah memahami maksud dan tujuan pembicaraan/komunikasi bisnis yang dilakukan. Kadangkala ada kosakata atau suatu istilah yang memiliki arti lebih dari satu sehingga potential akan menimbulkan salah pengertian.

Penggunaan bahasa tubuh merupakan ungkapan perasaan yang sesungguhnya, dan yang perlu diperhatikan adalah kata-kata yang diungkapkan sebaiknya disesuaikan dengan bahasa tubuh.

Pentingnya Mendengarkan Dalam Bisnis

Mendengarkan (menyimak) akan mempengaruhi pemahaman suatu masalah, ingatan serta perhatian seorang individu dan semangat juang sebuah kelompok.

Menurut penelitian Disalvo, Larsen dan Seiler : “ Orang-orang dalam dunia bisnis memandang menyimak sebagai suatu yang kritis bagi keberhasilan suatu pekerjaan.”

Hal penting dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang diungkapkandari sudut pandang orang lain.

Jadilah pembicara dan pendengar yang baik, jangan pernah mendominasi diskusi, tapi selalu bersikap persuasive terhadap situasi komunikasi.

Keuntungan menjadi pendengar :
  1. Terhindar dari kesulitan. Pendengar yang baik akan memperhatikan instruksi, arahan dan peringatan. Orang jarang mempunyai alasan untuk kesal kepada seseorang yang menaruh perhatian
  2. Mendapatkan pengetahuan apa yang terjadi. Semakin banyak mendengar maka makin banyak pula pelajaran yang dapat diambil untuk meningkatkan profesionalitas dalam bisnis.
  3. Membuat terlihat cerdik. Mendengarkan membuat terlihat cerdas dan akan meningkatkan kecerdasan dalam memahami suatu masalah.
  4. Meningkatkan pengetahuan. Dengan meningkatnya pengetahuan maka kekuatan bisnis akan semakin meningkat dengan data-data yang didapatkan dari mendengar.
  5. Memahami dengan baik maksud dan isi dari materi yang dibicarakan.
  6. Merasa lebih dihargai. Karena ketika pembicara merasa dihargai dan didengarkan, makamereka akan menghargai pendengarnya
  7. Perundingan. Untuk mendapatkan sesuatu dari orang lain adalah mengetahui apa yang ingin mereka berikan dan apa yang diperlukan supaya mereka memberikan informasi lebih banyak adalah dengan mendengarkan
  8. Meredakan kemarahan. Dengan mendengar, kita dapat memahami maksud kemarahan, sehingga pada akhirnya dapat membuat orang yang marah menjadi lebih rasional
  9. Membina harga diri pada relasi. Dengan mendengarkan merupakan salah satu cara untuk membina hargadiri pada semua pihak terutama orang dilingkungan bisnis.
  10. Mendatangkan cinta pelanggan pada bisnis kita.

Penyebab Tidak Mendengarkan

Menurut pandangan dari J.J. Floyd terdapat 6 alasan yang menyebabkan mendengarkan/menyimak tidak efektif :
  1. Lebih banyak berbicara daripada menyimak
  2. Sindrom hiburan atau tidak serius dalam menanggapi suatu masalah
  3. Mengutamakan prasangka
  4. Menyimak secara tidak kritis
  5. Terpengaruh oleh gangguan
  6. Rasa takut terhadap materi yang sulit (cenderung menghindar)

Teknik Negosiasi Bisnis

Dalam melaksanakan aktifitas bisnis, tentu akan mengalami suatu kondisi dimana perlu dilakukan negosiasi baik dalam hal harga barang, spesifikasi produk, maupun batasan ruang lingkup pekerjaan (scope of work) yang akan dikerjakan. Maka dalam hal ini teknik negosiasi sangat diperlukan. Kemampuan negosiasi yang baik sangat berguna untuk mencapai kesepakatan dengan berbagai pihak yang terkait dalam operasional bisnis. Kesepakatan tersebut dapat meliputi kesepakatan kerja, kerjasama bisnis dengan mitra, investor, maupun pemasok, kesepakatan yang terkait dengan perijinan, penjualan, danlainnya.

Cara bernegosiasi yang benar dan efektif sebenarnya tidak ada aturan yang baku, hal ini disebabkan oleh banyaknya faktor yang mempengaruhi seseorang dalam bernegosiasi. Faktor-faktor tersebut antara lainya itu pengalaman dalam bernegosiasi, kemampuan berkomunikasi dan lain-lain.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis perlu dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

a. Persiapkan diri anda, masukilah ruang negosiasi dengan orientasi win-win solution.

b. Mengumpulkan fakta-fakta maupun informasi yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

c. Susunlah rencana yang menggambarkan secara umum hal apa saja yang akan disampaikan. Pusatkan pada kebutuhan bisnis, bukan pada kepentingan pribadi.

d. Lakukan negosiasi denganbahasa yang mudah dimengerti lawan bicara sehingga menghindari timbulnya makna ganda dan salah pengertian. Bicara seperlunya dengan hati-hati, jaga kata-kata dan kalimat yang akan diucapkan, jangan sampai membongkar “isi dapur” Anda sendiri, karena informasi adalah barang berharga dalam bisnis. Sebaiknya jangan datang ketempat negosiasi dengan banyak aksi dan banyak bicara yang tidak penting.

e. Umpan balik, perlu diperhatikan oleh negosiator untuk memastikan hasil negosiasi. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat perilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengangguk setuju.

f. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/ negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Teknik Presentasi Bisnis

Kemampuan menyusun dan membawakan presentasi bisnis yang komunikatif akan sanggup melejitkan karir Anda kejenjang lebih tinggi dan lebih menjanjikan. Buatlah slide presentasi yang mampu menjelaskan pandangan yang ingin Anda sampaikan dengan sederhana, lugas, jelas dan cepat dipahami audiens. Jika perlu tambahkan diagram, table, alat peraga atauilustrasi yang menarik sebagai penjelasan tambahan. Tantangannya adalah bagaimana membuat slide presentasi bisnis yang sederhana namun powerful secara visual. Presentasi sudah merupakan hal yang standar dalam komunikasi bisnis, dilakukan dalam ruang lingkup internal yang audiensnya adalah pihak manajemen perusahaan maupun eksternal perusahaan yaitu client/konsumen.

Sebelummelakukanpresentasisebaiknya presenter melakukan analysis audience yang tujuannya untuk mempelajari karakteristik audience yang akan dihadapi sehingga dapat melakukan komunikasi dengan baik. Materi analysis audience meliputiusia, gender, jenis kelamin, tingkat pendidikan, status sosial, pekerjaan, wilayah tempat tinggal, dan sebagainya.

Ketika melakukan presentasi harap diperhatikan penampilan yang rapi dan sopan, gunakan bahasa yang formal dan mudah dimengerti, sampaikan materi presentasi dengan intonasi dan pengucapan yang jelas, pencahayaan ruangan cukup memadai, serta pastikan alat bantu presentasi seperti komputer, LCD proyektor dan sound system bekerja dengan baik. Gunakan waktu dengan baik untuk menyampaikan materi presentasi supaya tidak bertele-tele dan audience memiliki kesempatan untuk melakukan Tanya jawab jika ada materi yang kurang dipahami.

Sekian artikel tentang Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Bentuk Keterampilan Komunikasi Bisnis. Semoga melalui artikel ini mampu memahami dan mampu menjelaskan tentang hal-hal yang terkait dengan komunikasi bisnis dalam perusahaan.

Daftar Pustaka
1. Sendjaja, Sasa Djuarsa, 1993. Teori Komunikasi, Jakarta, Univ. Terbuka
2. Littlejohn, Stephen, 1996, Theories of Human Communication. Wadsworth Publising Company Inc. Belmont.
3. Mulyana, Deddy. 2001. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Remaja Rosdakarya, Bandung.
4. Joseph A. Devito, 1997, Komunikasi Antar Manusia, Professional Books.
5. Effendi, Onong Uhyana, 2009, Ilmu Komunikasi : Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya, Bandung.

Posting Komentar untuk "Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Bentuk Keterampilan Komunikasi Bisnis"