Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi Menurut Para Ahli

Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi Menurut Para Ahli - Dalam artikel ini akan menjabarkan tentang Komunikasi Organisasi dan aliran informasi, meliputi: arah aliran, dan muatan komunikasi (load communication). Melalui artikel ini diharapkan mampu menemukan dan memecahkan masalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi dengan menggunakan konsep dan pendekatan dalam komunikasi organisasi.

Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi

Tantangan terbesar dalam komunikasi organisasi yaitu memastikan proses pendistribusian dan penerimaan informasi dapat berjalan dengan baik pada setiap bagaian yang ada dalam organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran informasi. Aliran informasi erat kaitannya dengan manusia sebagai elemen penting dalam organisasi. Manusia sebagai anggota organisasi melakukan pekerjaannya tentu saja dengan menggunakan komunikasi. Dalam komunikasi tentu saja terjadi aliran informasi, baik dari satu orang ke satu orang lainnya, atau satu ke banyak, dan lain-lain. Proses aliran informasi merupakan proses yang rumit karena aliran informasi berpengaruh juga terhadap iklim dan moral organisasi sedangkan biasanya informasi yang seharusnya terjadi dalam struktur sering bukan seperti itu yang terjadi.

Pada sesi sebelumnya kita sudah membahas tentang aliran informasi dalam komunikasi organisasi. Kemudian pada sesi ini kita akan membahas tentang arah aliran informasi dan muatan informasi. Dari sekian banyak hal yang diulas pada komunikasi organisasi, bagian inilah dapat dikatakan sebagai inti dari komunikasi organisasi. Hal ini dikarenakan pada dasarnya yang dibahas dalam komunikasi organisasi adalah mengenai aliran informasi dan arah aliran dan muatan informasi dalam organisasi.

Pertukaran informasi atau aliran informasi yang didistribusikan oleh tiap manusia dalam organisasi merupakan elemen penting dalam aktivitas organisasi. Oleh karena itu penting rasanya kita mengetahui dan mempelajari bagaimana organisasi menyampaikan dan menerima informasi dari bagian yang satu ke bagian yang lain, individu satu ke individu yang lain Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa proses aliran informasi merupakan proses yang rumit karena hal ini berkaitan dengan rumitnya tingkatan struktur dalam organisasi, sehingga aliran informasi ini dapat berpengaruh terhadap efisiensi kerja organisasi.

Dalam komunikasi organisasi kita juga membicarakan informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah (komunikasi kebawah); informasi yang bergerak dari suatu jembatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi (komunikasi ke atas); informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya (komunikasi horizontal); atau informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka menempati bagian fungsional yang berbeda (komunikasi lintas saluran).
Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi Menurut Para Ahli_
image source: www.tekara.com
baca juga: 
Arah Aliran Informasi

Ada empat arah formal aliran komunikasi yaitu : Komunikasi ke bawah, Komunikasi ke atas, Komunikasi Horizontal dan Komunikasi Lintas Saluran. Mari kita coba simak lebih jauh terkait penjelasan dari masing-masing aliran berikut ini:

Komunikasi ke bawah (Downward Communication)

Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepadan mereka yang berotoritas lebih rendah. Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan pertama informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, kedua informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, ketiga informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, keempat informasi mengenai kinerja pegawai, kelima informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.

Tujuan komunikasi ke bawah:
  1. Menyediakan instruksi spesifik mengenai tugas atau pekerjaan dan bagaimana cara melakukannya. Intruksi kerja ini meliputi berbagai bentuk seperti gambaran kerja, supervisor guidance, dan berbagai arahan dan perintah.
  2. Menyediakan karyawan rasional untuk mengerjakan tugas atau pekerjaan tertentu dan memahami bagaimana pekerjaan tersebut terkait dengan pekerjaan lainnya.
  3. Untuk menyediakan data yang diperlukan seperti prosedur, kebijakan dan praktek-praktek yang dilakukan oleh organisasi.mengenai prosedur, kebijakan, dll perlu di sosialisasikan karena ini erat kaitannya dengan iklim organisasi.
  4. Menyediakan umpan balik kinerja untuk karyawan mengenai apa yang telah mereka lakukan. Dalam informasi, umpan balik dapat dikategorikan penting, apalagi hal ini berkenaan dengan kemajuan karir seseorang. Umpan balik juga diperlukan untuk karyawan untuk mengerti prediksi kesempatan karirnya termasuk didalamnya pelatihan atau pengembangan apa yang harus diikuti untuk memenuhi hal tersebut.
  5. Menyediakan informasi yang akan menimbulkan kepercayaan serta keyakinan pada misis dan pemahaman terhadap tujuan organisasi.

Persepsi karyawan mengenai komunikasi ke bawah

Dalam penelitian yang dilakukannya, Gibson (1986) menemukan gejala bahwa jika karyawan merasa mereka tidak mendapatkan informasi yang cukup maka ia akan merasa terasingkan dari organisasinya. Mereka merasa bahwa pekerjaan yang mereka lakukan tersebut tidak berarti atau tidak penting. Sebaliknya jika mereka mendapatkan informasi yang cukup maka mereka akan menjadi lebih produktif. Selain itu menurut Gibson karyawan lebih senang mendapatkan informasi dari atasan langsung atau melalui rapat dengan manajemen.

Model Komunikasi

Ada dua metode yang digunakan dalam komunikasi ke bawah yaitu :

1. Komunikasi lisan mempunyai kelebihan dalam hal kecepatan. Informasi dapat cepat dan langsung tersedia melalui komunikasi lisan. Komunikan dalam hal ini bawahan akan merasa puas karena manajemen menyediakan waktu untuk berbicara dengannya secara personal. Biasanya pesan yang disampaikan secara personal seperti ini akan lebih diperhatikan.
Dalam komunikasi lisan terdapat distorsi komunikasi. Distorsi dapat terjadi disengaja atau tidak disengaja. Distorsi yang disengaja dalam komunikasi kebawah adalah karena dua hal besar yaitu karena atasan kurang senang memberikan umpan balik dan yang kedua adalah karena atasan tidak tega dalam menyampaikan pesan atau kabar buruk.

Distorsi yang tidak disengaja biasanya karena kebimbangan atasan untuk menyampaikan atau tidak menyampaikan pesan. Kebimbangan memberikan umpan balik disebabkan karena dua hal yaitu status dan kompetisi. Status dalam arti atasan disatu sisi adalah keharusan ia memberikan perintah karena ia adalah atasan tetapi di sisi lainnya ia ingin merasa bahwa yang ada di bawahnya adalah kawan atau sesama karyawan. Keengganan yang dipicu oleh kompetisi adalah rasa takut bersaing dengan bawahan karena persaingan merupakan hal yang biasa terjadi dalam organisasi. Gorden Lippit dalam Gibson menunjukan hal-hal yang membuat komunikasi ke bawah kurang berhasil diantaranya adalah karena kurangnya komunikasi dua arah, waktu yang kurang tepat, formalisasi yang berlebihan, atasan tidak asensitif atas isu yang terjadi, atasan yang defensi, dll.

2. Metode tulis dalam komunikasi ke bawah adalah lebih formal, permanen/tetap dan yang paling sering digunakan. Kekurangannya adalah terlalu banyaknya memo yang disampaikan membuat karyawan bosan, bingung atau akan menjadi apatis terhadap pesan tertulis yang sampai padanya. Namun metode tulis ini dapat mengingatkan karyawan tentang suatu pesan dan membuatnya mampu membacanya berulang-ulang untuk lebih memahami pesan tersebut. Metode tulis juga dapat mengurangi distorsi atas ketidak percayaan terhadap informasi yang disampaikan secara lisan. 

Berikutnya, metode ini dapat digunakan sebagai data rekam formal dan dapat digunakan dimasa datang.

3. Tulisan diikuti lisan
4. Lisan diikuti tulisan
Berikut ini adalah gambaran mengenai pemanfaatan kedua metode dalam organisasi
Situasi Paling Efektif Paling Tidak Efektif
Penyampaian informasi yang memerlukan tindakan secara pegawai Lisan di ikuti tulisan Tulisan saja
Informasi yang memerlukan tindakan pegawai pada waktu mendatang Tulisan saja Lisan saja
Penyampaian informasi yang bersifat umum Tulisan saja Lisan saja
Penyampain arahan atau pemerintah perusahaan Lisan di ikuti tulisan Lisan saja
Penyampaian informasi mengenai perubahan kebijakan perusahaan yang penting Lisan di ikuti tulisan Lisan saja
Penyampaian kemajuan kerja kepada penyelia langsung anda Lisan di ikuti tulisan Lisan saja
Promosi kampanye keamanan Lisan di ikuti tulisan Lisan saja
Pemberian pujian kepada pegawai atas prestasi kerjanya Lisan di ikuti tulisan Tulisan saja
Pemberian teguran kepada pegawai atas kelalaian kerjanya Lisan saja Tulisan saja
Penyelesaian perselisihan diantara para pegawai mengenai masalah kerja Lisan saja Tulisan saja

Ada 6 kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai, yaitu:
  1. Ketersediaan, metode yang tersedia cenderung dipergunakan dan dapat ditambahkan untuk suatu program keseluruhan yang lebih efektif.
  2. Biaya, metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi yang nilai rutin dan tidak mendesak
  3. Pengaruh, metode yang tampaknya memberi pengaruh lebih sering dipilih dari pada metode yang baku
  4. Relevansi, metode yang tampak paling relevan dengan tujuan akan lebih dipilih
  5. Respons, metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi
  6. Keahlian, metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan menerima untuk memahaminya cenderung lebih dipilih

Berdasarkan asumsi bahwa komunikasi kebawah dapat memperbaiki kinerja maka seharusnya atasan mau memperbaiki kemampuan komunikasinya.

Komunikasi ke atas (Upward Comunication)

Komunikasi keatas dalam komunikasi organisasi berarti bahwa informasi mangalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ketingkat yang lebih tinggi (penyelia). Jenis komunikasi ini biasanya mencakup:
  1. Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan. Artinya, apa yang sedang terjadi dipekerjaan, seberapa jauh pencampaiannya, apa yang masih harus dilakukan, dan masalah lainnya yangs serupa
  2. Maslah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab
  3. Berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan
  4. Perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya dan masalah lainnya yang serupa

Komunikasi keatas penting karena beberapa alasan:
  1. Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.
  2. Memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan siap menerima informasi dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka
  3. Mendorong, memungkinkan, omelan dan keluh-kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya
  4. Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi
  5. Mengijinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah
  6. Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan dengan pekerjaan dan dengan organisasi tersebut

Ada empat hal yang harus dikomunikasikan keatas:
  1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan mengenai prestasi, kemajuan , dan rencana masa depan
  2. Menjelaskan persoalan kerja yang belum dipecahkan dan mungkin memerlukan bantuan
  3. Memberikan saran untuk perbaikan dalam unit-unit atau dalam keseluruhan organisasi
  4. Mengungkapkan perasaan pikiran tentang pekerjaan mereka, rekan kerja, organisasi

Pada kenyataannya komunikasi ke atas tidaklah mudah, karna disebabkan oleh berbagai factor diantaranya sebagai berikut:
  1. Kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka
  2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai
  3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
  4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dipat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan

Adapun solusi untuk mengatasi kendala komunikasi ke atas yaitu sebagai berikut:
  1. Harus direncanakan
  2. Berlangsung secara berkesinambungan
  3. Menggunakan saluran rutin
  4. Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah
  5. Mencakup dan mendengarkan secara objektif
  6. Mencakup tindakan untuk mengatasi masalah
  7. Menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi

Komunikasi Horisontal/Lateral

Komunikasi Horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat didalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Adapun tujuan komunikasi horizontal dalam sebuah organisasi diantaranya sebagai berikut:
  1. Mengkoordinasikan penugasan kerja.
  2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
  3. Untuk memecahkan masalah
  4. Untuk memperoleh pemahaman bersama
  5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
  6. Menumbuhkan dukungan antar personal

Tipe dari komunikasi horizontal ini adalah biasanya kurang formal dibandingkan komunikasi ke atas. Biasanya dalam komunikasi ini melibatkan komunikasi antar anggota dari pada dengan atasan. Biasanya komunikasi ini disampaikan melalui telepon, even sosial seperti gathering, rapat dan pertemuan, kelompok kerja. Komunikasi seperti ini juga dapat disampaikan secara tertulis melalui memo informal antar mereka dan dapat juga dibangun melalui media produktivity invorment group.

Berbagai penelitian menyebutkan bahwa komunikasi semacam ini lebih efektif di bandingkan komunikasi yang lain tetapi tetap saja ada kekurangannya yaitu menjadikan struktur ke atas lemah dan berkurangnya mekanisme filter. Komunikasi horizontal ini juga mempunyai adanya distorsi. Distorsi yang disengaja muncul bersamaan dengan gosip atau rumor yang biasanya memang muncul dalam komunikasi horizontal. Misalnya bagian penjualan sering menilai bagian produksi lambat dalam memproduksi barang sementara pesanan sudah banyak. Hal ini diakibatkan oleh ketidak tahuan atau ketidak mau tahuan pihak penjualan tentang masalah yang dihadapi bagian produksi, misalnya masalah kurangnya modal, bahan,dll.

Distorsi yang tidak disengaja terjadi karena karyawan cenderung menggantikan komunikasi vertikal dengan komunikasi horizontal.hal ini terjadi karen karyawan lebih nyaman berkomunikasi dengan kawannya dari pada dengan atasan. Menjadikan komunikasi yang kurang terkontrol.

Komunikasi lintas saluran

Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka misalnya, bagian-bagian seperti teknik, penelitian, akunting, dan personalia mengumpulkan data, laporan, rencana persiapan, kegiatan koordinasi, dan membuat nasehat kepada manager mengenai pekerjaan pegawai disemua bagian organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang diawasi dan mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka. Mereka tidak memiliki otoritas lini untuk mengarahkan orang-orang yang berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mempromosikan gagasan-gagasan mereka. Namun, mereka memiliki mobilitas tinggi dalam oraganisasi; mereka dapat mengunjungi bagian lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi informal.

Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas – saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul diberbagai rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan. Unit pelatihan dan pengembangan, misalnya, berhubungan dengan produksi, penjualan, relasi industri, pembelian, penelitian, dan teknik juga dengan pelanggan,untuk pelatihan pelanggan. Spesialis staf sering berhubungan dengan manajemen puncak, yang memungkinkan mereka memperpendek rangkaian sistem otoriter.

Karena terdapat banyak komunikasi lintas- saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah yang lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas- saluran. Sebagai mana yang dikatakan oleh Keith Davis, bahwa untuk memperkokoh peranan komunikasi spesialis staf maka perlu menerapkan tiga prinsip sebagai berikut :
  1. Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi.
  2. Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi meraka.
  3. Manajemen harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.

Penyebaran pesan komunikasi dapat dikatakan efektif apabila didengar dan ipahami, dipercaya , dan dilakukan. Kualitas, kuantitas informasi dan penyebaran pesan dipengaruhi oleh rantai atau mengalirnya informasi, dimana kita tahu bahwa informasi sampai ke bawah bisa dalam bentuk serentak atau berturutan. Distorsi pesan sangat ditentukan oleh kemampuan komunikator menyampaikan pesan. Dalam komunikasi ini untuk mengurangi distorsi maka kehati-hatian, kakurasian dan kelengkapan informasi harus dijaga. Mengecek kembali sumber atau asal informasi dapat juga dilakukan untuk mengurangi distorsi.

Muatan Komunikasi (Communication Load)

Muatan Infomasi diapahami sebagai jumlah dan kompleksitas pesan yang diterima oleh individu, unit kerja, departemen atau organisasi secara keseluruhan”
Underload Overload
Terjadi apabila karyawan menarik diri dari jaringan komunikasi yang ada di organisasi Terjadi ketika seseorang, sistem atau organisasi tidak dapat memproses jumlah informasi yang ia terima

Underload dapat terjadi karena:
1. Staff terlalu lelah mengulang pertanyaan-pertanyaan yang sama, yang akhirnya membuat mereka malas memberikan informasi.
2. Masalah keterlibatan personal antar individu, bawahan sering tidak memberikan masukan ke atas karena secara personal takut berhubungan dengan atasan, kontak antar individu yang sangat sulit sehingga tidak mungkin saling bertukar pesan, perbedaan kepribadian antar satu dengan yang lain.
3. Di satu sisi ada yang sangat ambisius dan sangat energik, sehingga load pesan darinya (menurutnya pas) tetapi pihak lain menganggap underload, saluran yang digunakan sangat buruk dan dedesain kurang efektif
Overload terjadi karena:
1. Kualitas pesan yang disampaikan terlalu kompleks sehingga orang yang menerima tidak dapat memanfaatkan pesan tersebut.
2. Atau secara kuantitas volume pesan yang diterima oleh satu tempat dalam satu waktu terlalu besar sehingga tidak dapat ditampung

Underload Jika:
1. Organisasi mengabaikan manusia
2. Karyawan tidak terlibat dalam pembicaraan informal organisasi
3. Tidak ada pengendali komunikasi
4. Saluran komunikasi buntu
5. Jarak fisik
6. Pekerjaan yang terlalu padat
7. Kualitas keputusan tidak memuaskan
8. Kurang terampil berkomunikasi
Overload Jika:
1. Penyebab hampir sama (kebalikannya)
2. underload menimbulkan keterasingan, kurangnya motivasi dan sikap acuh
3. overload akan mengakibatkan stress tinggi, bingung dan kesalahan

Antisipasi Overload
1. Merangkul dan memberi peran manusia yang ada di dalam organisasi
2. Memberikan dan melibatkan dalam pembicaraan-pembicaraan informal dalam organisasi
3. Harus ada pengendali yang bias menarik karyawan untuk berkomunikasi dan berinteraksi
4. Mengurangi jarak fisik
9. Memberikan waktu luang agar karyawan dapat berkomunikasi dan berbaur
10. Memperbaiki kualitas keputusan, sehingga dapat memberikan motivasi kepada karyawan
11. Memberikan kesempatan berkomunikasi, sehingga karyawan terbiasa dalam menyampaikan pendapat/informasi kepada orang lain.
Antisipasi Overload
  1. Pesan yang disampaikan harus memiliki isi yang cukup untuk memproduksi outcome yang diharapkan.
  2. Pesan harus memuat informasi yang “outstanding” tetapi jangan terkontaminasi dengan pesan yang tidak dapat dipahami

Untuk mengurangi distorsi maka kehati-hatian, keakurasian, dan kelengkapan informasi harus dijaga. Dalam hal ini para anggota harus mampu menjadi para pengulang pesan yang baik. Jangan menyembunyikan informasi dan mengurangi/menghindari distorsi informasi. Hal ini bukan hanya untuk menghindari munculnya hambatan informasi dalam organisasi tetapi juga untuk menghindari ketidakpastian informasi terhadap semua pihak yang terlibat dalam organisasi. Kita harus mengecek kembali atas atau sumber informasi, dan kita dapat menilai validitas informasi yang beredar atau sampai kepada kita. Hati-hati terhadap kesimpulan yang berasal dari opini dan bukan fakta.

Sekian artikel tentang Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi Menurut Para Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

  • Conrad, Charles & Marshall Scott Poole 2001, Strategic Organizational Communication in a global Economy, Harcourt, USA
  • Miller, Katherine 2003, Organizational Communication Approaches and Process, Wadsworth, USA
  • Pace, Wayne, Deddy Mulyana (alih bahasa) 2000, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Rosdakarya, Bandung
Sigmund Freud
Sigmund Freud Stimulate your passion!
Klik gambar berikut untuk mengunduh artikel ini:

Berlangganan via Email