Peran Trainer dan Outsourcing dalam Pelatihan Pengembangan

Peran Trainer dan Outsourcing dalam Pelatihan Pengembangan - Artikel ini membahas tentang peran trainer, outsourcing pelatihan dan pengembangan, etik pelatihan dan pengembangan, penyebab kegagalan pelatihan, faktor-faktor umum dalam presentasi. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami peran trainer, outsourcing pelatihan dan pengembangan, etik pelatihan dan pengembangan, penyebab kegagalan pelatihan, factor-faktor umum dalam presentasi.

Peran Trainer

Bila sebelumnya, tanggung jawab trainer adalah seputar perancangan, penyajian, dan evaluasi program pelatihan dan pengembangan. Namun pada tahun-tahun belakangan ini, status tradisional trainer sebagai staff karyawan pada area HR mengalami perubahan. Trainer mulai ‘keluar’ dari departemen pelatihan untuk bekerja dengan manajemen dalam menyelesaikan masalah organisasional dan menciptakan serta memfasilitasi kesempatan belajar. Hal ini merefleksikan pergerakan dan evolusi posisi trainer dari seorang staff karyawan kepada rekan bisnis strategik. Karena itu, ketika banyak training profesional menghabiskan waktu dalam merancang dan menyajikan program pelatihan, mereka secara meningkat terlibat dalam fungsi yang semakin strategis seperti memfasilitasi consulting organization. Fungsi ini bekerjasama dengan manajemen utnuk menemukan jarak kinerja dan solusi pelatihan atau belajar.

Outsourcing Pelatihan dan Pengembangan

Saat fungsi pelatihan dan pengembangan berubah lebih menjadi fungsi belajar dan kinerja, maka tanggung jawab pelatihan dan pengembangan juga berubah, melebihi dari tradisional ke outsourcing. Outsourcing meliputi penggunaan pihak eksternal untuk penyediaan program dan jadwal pelatihan dan pengembangan. Outsourcing melibatkan pembelian dari jasa dan produk pelatihan dari pihak eksternal daripada sekedar menggunakan jasa internal.

Ada beberapa alasan penggunaan outsourcing pelatihan dan pengembangan. Dalam banyak kasus, outsourcing menyediakan organisasi suatu akses spesialis yang memiliki keahlian di area pelatihan tertentu. Pihak outsourcing juga dapat menyediakan keragaman yang lebih luas dari program pelatihan yang lebih efisien dan lebih murah dibanding departemen pelatihan internal. Hal ini khususnya benar bagi perusahaan kecil yang mungkin tidak memiliki ahli internal yang dapat memberikan rancangan dan pemberian pelatihan internal. Survey baru-baru ini menemukan bahwa alasan utama dalam penggunaan outsourcing temasuk penghemataan biaya, penghematan waktu, dan perbaikan dalam hasil dan akurasi.

Beberapa hal yang menjadi risiko penggunaan outsourcing adalah hilangnya kendali, vendor tidak paham akan budaya organisasi, kehilangan ahli internal, meningkatkan kerentanan, yang dapat berdampak pada konsekuensi negatif pada organisasi.

Karena itu, untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilan penggunaan outsourcing pada pelatihan dan pengembangan, Organisasi harus mengambil langkah-langkah berikut:

1. Membangun hubungan saling percaya dengan pihak outsourcing dan mencoba membangun hubungan jangka panjang.
2. Buat perjanjian tertulis yang jelas dan komprehensif dan menggaris bawahi tanggung jawab tiap pihak dengan jelas, harapan kinerja yang eksplisit dan penalti jika persyaratan tidak terpenuhi.
3. Bekerja erat dengan pihak outsourcing, sering berkomunikasi dan selalu memantau program pelatihan yang dilakukan pihak outsourcing.
4. Menetapkan kebijakan - perbaikan dalam pelatihan merupakan hasil dari outsourcing yang sistematis dan terkalkulasi yang memungkinkan efektivitas manajemen pada proses.
5. Outsource untuk alasan yang tepat - mengutamakan keahlian dan pencapaian keseluruhan rancangan, penyajian, dan kualitas dibanding penekanan hanya pada penghematan biaya

image soure: computerworld.com

Tenaga kerja yang berumur

Dalam dunia kerja terdapat variasi usia. Mereka yang telah berumur, menjadi satu dengan tenaga kerja  yang masih muda. Terdapat sejumlah faktor yang diasosiasikan dengan proses penuaan yang membutuhkan pertimbangan akan tujuan dari pelatihan. Secara khusus, ada proses kognitif dasar yang melambat seraya usia bertambah. Di sisi lain, memori jangka panjang dan kuantitas pengetahuan meningkat seraya usia bertambah. Karena itu, pekerja yang lebih berumur sepertinya memiliki kesulitan ketika mereka menghadapi perubahan yang cepat dan pekerjaan yang tidak biasa, dibandingkan dengan pekerjaaan yang bergantung pada pengetahuan yang sudah ada. Karena itu program pelatihan bagi orang-orang yang lebih tua harus mempertimbangkan perbedaan-perbedaan demikian.

Just-in-Time Learning

Trainer menghadapi tekanan yang bertambah, dewasa ini, untuk menyajikan program pelatihan pada situasi yang meningkat dengan cepat. Perubahan yang cepat dewasa ini, trainer sering kali tidak memiliki banyak waktu untuk merancang dan menyajikan program pelatihan. Karyawan memiliki kebutuhan yang meningkat untuk mendapatkan pengetahuan dan keahlian yang baru dengan segera. Hal ini berarti trainer harus menemukan cara dalam menyediakan kesempatan belajar on-demand atau yang telah dikenal sebegai “Just-in-time learning”.

Just-in-time (JIT) learning memaksudkan kapabilitas untuk menyediakan kesempatan belajar dan pelatihan ketika mereka dibutuhkan dan di mana mereka dibutuhkan. Untuk memenuhi kebutuhan ini, trainer akan menemukan cara yang baru dan inovatif untuk merancang dan menyajikan pelatihan. Hal ini akan selanjutnya berpengaruh pada peran training profesional, yang akan berlanjut pada berkembangnya kebutuhan akan struktur pengetahuan dan fasilitas belajar dan peran pendukung.

Sehubungan dengan JIT learning adalah penggunaan teknologi yang dapat digunakan untuk menyajikan pelatihan kepada peserta pelatihan dengan jumlah yang tak terbatas dengan waktu yang sangat cepat. Lebih lanjut, seraya organisasi mendapati bahwa mereka perlu menyediakan pelatihan lebih sering untuk jumlah karyawan yang semakin meningkat, mereka akan juga mencari pendekatan yang lebih efektif dari segi waktu dan biaya. Trend yang terbaru disebut rapid e-learning yang memaksudkan suatu perangkat lunak yang memungkinkan organisasi untuk mengembangkan e-learning lebih cepat dan mudah dan pada biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan peralatan e-learning konvensional.

Etik Pelatihan dan Pengembangan
Etik mencakup pemikiran sistematis mengenai konsekuensi moral dari tindakan dan keputusan seseorang pada beragam stakeholder. Stakeholder itu sendiri mengacu pada orang-orang di dalam atau di luar organisasi yang mungkin terpengaruh oleh tindakan dan keputusan seseorang.Dalam Organisasi, etik sering kali mengambil bentuk dari standard perilaku yang mengindikasikan bagaimana seseorang harus berperilaku sesuai dengan nilai dan prinsip-prinsip organisasi. Untuk training profesional, etik mencakup mengikuti seperangkat standard dan prinsip dalam merancang, menyajikan, dan mengevaluasi program pelatihan dan pengembangan.

Baca Juga: Beberapa Penyebab Kegagalan dari Pelatihan Menurut Para Ahli

Faktor-faktor Umum dalam Presentasi

Empat faktor umum ketika kita diminta untuk memberikan presentasi adalah:

1. Kecuali kita sudah sangat berpengalaman, reaksi yang umum pada waktu kita diminta berpresentasi adalah panik.
2. Bahwa undangan atau pengaturan untuk membuat presetasi adalah sedemikian rupa, sehingga kita diwajibkan berdiri (atau dduduk) di hadapan sejumlah orang, entah sedikit ataupun banyak.
3. Bahwa dalam undangan atau permintaan awalnya tidak ada informasi yang cukup jelas mengenai bagaimana kita akan mengawali suatu tindakan yang berkaitan dengan event tersebut, tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
4. Sekalipun alasan-alasan dan tipe-tipe presentasinya bisa sangat bervariasi, proses melaksanakan presentasi-presentasi itu secara efektif kurang lebih sama.

Trainer tidak bisa menjadi pakar dalam segala hal, tetapi harus:

1. Mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai materi yang disampaikan sehingga memungkinkan murid-murid belajar;
2. Akan lebih baik, (sekalipun tidak mutlak penting) memiliki keterampilan pribadi ketika memberikan pelatihan di bidang-bidang keterampilan;
3. Mempunyai, dan secara efektif bisa menggunakan kemampuan fasilitator atau trainer yang sesuai.

Alasan-alasan untuk presentasi


Sekian artikel tentang Peran Trainer dan Outsourcing dalam Pelatihan Pengembangan. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Davis, E. (2008). ‘The art of training and development’ : the training managers: a handbook. Ensiklopedi. (terjemahan), Jakarta: Gramedia
• Saks,M.A. & Haccoun, R.R. (2008), Managing performance through training and development, Fourth Edition, USA: Nelson Education Ltd.
• Rae, L. (2005). ‘The art of training and development’ :effective planning.Ensiklopedi. (terjemahan), Jakarta: Gramedia