Memahami Manajemen Interaktif dalam Human Relations
Pendekatan Manajemen Interaktif
Human relations adalah proses dimana manajemen berinteraksi dengan pekerja di dalam suatu organisasi sedemikian rupa sehingga tujuan dari manajemen dan pekerja dapat dipenuhi.Manajemen interaksi merupakan sebuah pendekatan yang dilakukan untuk membangun hubungan anatara manajer dan pekerja yang positif dan konstruktif. Untuk itu diperlukan manajer-manajer yang terlatih dalam manajemen inteaktif dan memahami prinsip-prinsipnya.
Penelitian kepribadian manusia mengidentifikasikan bahwa individu yang sehat membutuhkan perlakuan yang hormat dan pemberian kesempatan untuk merasa mampu (kompeten) dan mandiri, ketika mereka secara aktif mengejar tujuan-tujuan yang menjadi komitmen mereka.
Dalam dunia bisnis, manajemen hampir selalu dilihat dalam kerangka produktivitas.
Ukuran sukses sebuah organisasi atau unit usaha selalu dilihat dari tingkat produktivitasnya, apa pun jenis produk dari organisasi atau unit usaha itu. Dan di sanalah juga terletak ukuran sukses seorang manajer.
Peneliti manajemen teknis mengidentifikasikan bahwa karakteristik orientasi produksi yang bersifat direktif mempunyai kecenderungan menciptakan situasi dimana bawahan merasa tergantung, penurut, dan pasif dimana mereka hanya menggunakan sebagian dari kemampuan mereka.
Aktivitas mereka terlalu berorientasi pada kebutuhan organisasi dan manajer daripada kebutuhan mereka. Manajer akan menilai bawahan berdasarkan seberapa
banyak atau seberapa baik produk yang dihasilkannya. Implikasi dari cara pandang ini adalah, tenaga kerja akan diperlakukan sebagai barang atau mesin, yang bisa dieksploitasi sedemikian rupa untuk keuntungan perusahaan.
Ini sering menimbulkan rasa frustasi, kebencian dan tidak produktif. Dalam kondisi ini, pegawai cenderung mengatasi dengan ke luar dari pekerjaan atau menciptakan mekanisme defensif (seperti melamun, agresi ataupun mendua) atau menentang secara terbuka terhadap manajer dan sistem yang ada.
Jika pegawai menggunakan mekanisme pertahanan, manajemen mungkin tidak
menyadarinya. Kalau pegawai melakukan penentangan terbuka, manajer akan
meningkatkan kontrol, hukuman yang keras, dan lain-lain yang malah meningkatkan frustasi.
Akibatnya adalah bertambahnya jarak, saling tidak percaya, sakit hati pada kedua belah pihak dan tidak ada yang menang.
Dalam masa-masa terakhir ini, cara pandang seperti ini, kendati berhasil, tidak jarang menim-bulkan akibat yang negatif, yakni terlantarnya kesejahteraan bawahan yang pada gilirannya akan merupakan kerugian bagi perusahaan secara keseluruhan.
Bertolak dari masalah itu, maka berkembanglah apa yang disebut pendekatan interaktif dalam manajemen.
Asumsi dasar dari pendekatan ini adalah bahwa :
"Seseorang akan bekerja dengan baik dan efektif karena ia merasa bisa mengerti atasannya dan sebaliknya ia juga merasa dimengerti oleh atasannya".
|
| image source: explore.easyprojects.net |
Perbedaan Ciri-ciri Manajemen Interaktif dengan Manajemen Teknis
Jika diperhatikan, ciri-ciri yang dimiliki oleh perilaku manajemen interaktif ini akan
berbeda secara mendasar dengan manajemen yang lebih berorientasi pada teknis. Secara singkat perbedaan itu dapat dilihat dalam tabel berikut:
1. Orientasi Pada Pekerja vs Orientasi Pada Perusahaan.
Pada manajemen yang berorientasi teknis, para manajer lebih mementingkan penyelesaian tugas bawahannya. Maka perilaku manajer tersebut selalu ditandai dengan urgensi, ketidaksabaran, dan dominasi.
Di pihak lain, seorang manajer, interaktif akan lebih berperan sebagai konselor, konsultan atau problem solver. Mereka lebih menekankan upaya membantu bawahan untuk bisa mengerjakan tugas sebaik-baiknya. Maka perilaku manajer yang muncul sering ditandai dengan kepercayaan, kesabaran, empati.
2. Menerangkan dan Mendengarkan vs Memerintah.
Manajer berorientasi teknis seringkali mendominasi pembicaraan, dan selalu menekankan pada tugas dan kewajiban bawahan, sehingga selalu bercirikan dengan perintah, instruksi dan petunjuk.
Sebaliknya, di dalam manajemen interaktif penekanannya selalu pada pemecahan masalah yang membuka komunikasi dua arah. Salah satu syarat keahlian yang harus dimiliki sang manajer ialah rasa percaya diri dan kemampuan berkomunikasi secara verbal, baik dalam melontarkan pertanyaan maupun dalam mendengarkan umpan balik.
3. Membangun Komitmen vs Penekanan Pada Tugas.
Kekuasaan dan wewenang adalah kata kunci pada manajer yang berorientasi teknis.
Maka seringkali muncul seperti: "Kerjakan sesuai dengan perintah!" Tampak sekali di sini bahwa tugas seorang manajer adalah mengendalikan dan memerintah bawahan untuk mengerjakan suatu tugas secepatnya, tak peduli mereka siap atau tidak. Memang, dalam jangka dekat, cara seperti ini berhasil. Akan tetapi tak jarang juga cara ini menimbulkan ketidaksenangan bawahan.
Dalam manajemen interaktif, harus ada perpaduan antara sasaran jangka-pendek
dan jangka panjang. Karena itu di sini diberikan kesempatan pada bawahan untuk
memecahkan masalahnya sendiri, dalam jangka waktu tertentu. Yang dipentingkan adalah membangun tim kerja yang efektif dan efisien, bukan pelaksanaan tugas yang segera. Walaupun akan memakan waktu lebih banyak untuk mencapai hasil yang nyata, dengan cara ini akan tumbuh rasa saling percaya dan goodwill antara atasan-bawahan, semangat kerja akan terjaga, dan akan terbentuk tim kerja yang lebih efektif.
4. Orientasi Pada Manusia vs Orientasi Pada Tugas.
Memenuhi batas waktu pelaksanaan tugas adalah satu hal yang amat penting bagi
manajer yang berorientasi teknis, sehingga upaya maksimal sering diabaikan, demi
memenuhi deadline. Ini seringkali menyebabkan frustasi di kalangan bawahan. Mereka raerasa tidak diberi kesempatan untuk mengembangkan kemampuannya.
Manajemen interaktif berorientasi pada manusia, Maka masalah dan/atau kebutuhan bawahan sama pentingnya dengan tugas itu sendiri. Tujuan utama seorang manajer interaktif adalah membangun hubungan dengan bawahan, sehingga motivasi untuk mencapai tujuan organisasi akan muncul dengan sendirinya pada diri bawahan itu.
5. Mudah Beradaptasi vs Kekakuan.
Manajer berorientasi teknis biasanya menampilkan pola interaksi yang sama meskipun terhadap bawahan yang berbeda-beda. la tidak mampu bervariasi, karena tidak peka terhadap gaya, kebutuhan, maupun masalah yang dimiliki oleh setiap bawahannya.
Fleksibilitas atau keluwesan adalah keahlian utama yang dituntut dari seorang manajer interaktif. la harus luwes berkomunikasi dengan segala tipe bawahan. Sehingga gaya manajemennya pun bisa disesuaikan dengan tipe bawahan dalam segala situasi. Terlebih lagi, ia juga perseptif terhadap bahasa verbal dan non-verbal, dan tidak segan untuk mengubah pendekatan bilamana itu diperlukan.
6. Memuaskan Kebutuhan vs Menghalangi Pemenuhan Kebutuhan.
Jika Anda merasa tahu masalah yang dihadapi seseorang, lalu Anda mengatakan
padanya cara pemecahannya, tanpa menghiraukan umpan balik dari orang itu, maka biasanya orang tersebut cenderung defensif, menutupi masalah sebenarnya, atau bahkan merasa tidak senang. Akibatnya interaksi menjadi semacam perdebatan, yang mengarah pada situasi kalah-menang. Dalam situasi seperti itu, seorang bawahan tidak mungkin akan berbagi informasi berharga dengan manajernya.
Dalam manajemen interaktif, seorang atasan harus cakap dalam menggali informasi, sehingga bawahan bisa jujur dan terbuka mengungkapkan masalah dan kebutuhan-kebutuhannya. Dengan pendekatan seperti itu, bawahan akan mempersepsikan hubungannya dengan atasan sebagai hubungan yang wajar dan terbuka.
7. Membangun Pengertian & Saling Percaya vs Menciptakan Ketegangan & Ketakutan
Dalam manajemen teknis, biasanya, tingkat rasa takut dan was-was amat tinggi. Tindak manajemen lebih berupa persuasi dan kontrol, daripada pemecahan masalah. Hubungan atasan-bawahan memunculkan sikap defensif dan saling curiga.
Sebaliknya, dalam manajemen interaktif, maka hal-hal seperti kepercayaan, penerimaan, dan pengertian, adalah norma-norma yang dianut oleh seluruh organisasi. Komunikasi atasan-bawahan berlangsung dalam suasana terbuka dan jujur, saling berbagi informasi, dan masalah dipecahkan dengan kesungguhan sehingga merasa tenteram.
1. Percaya, Terbuka, Jujur
Bahwa semua proses manajemen dibangun di atas hubungan yang berdasar rasa saling percaya, yang menuntut keterbukaan dan kejujuran, baik dari pihak atasan maupun bawahan.
2. Saling Mengerti
Bahwa bawahan mau melaksanakan tugas, bukan semata-mata karena perintah, melainkan karena merasa dimengerti oleh atasannya dan merasa paham akan masalah yang dihadapi
3. Interaktif
Bahwa seseorang memiliki kebutuhan untuk ikut serta dalam proses pengambilan keputusan. Ini bisa dipenuhi dengan melibatkan mereka dalam proses pemecahan masalah.
berbeda secara mendasar dengan manajemen yang lebih berorientasi pada teknis. Secara singkat perbedaan itu dapat dilihat dalam tabel berikut:
1. Orientasi Pada Pekerja vs Orientasi Pada Perusahaan.
Pada manajemen yang berorientasi teknis, para manajer lebih mementingkan penyelesaian tugas bawahannya. Maka perilaku manajer tersebut selalu ditandai dengan urgensi, ketidaksabaran, dan dominasi.
Di pihak lain, seorang manajer, interaktif akan lebih berperan sebagai konselor, konsultan atau problem solver. Mereka lebih menekankan upaya membantu bawahan untuk bisa mengerjakan tugas sebaik-baiknya. Maka perilaku manajer yang muncul sering ditandai dengan kepercayaan, kesabaran, empati.
2. Menerangkan dan Mendengarkan vs Memerintah.
Manajer berorientasi teknis seringkali mendominasi pembicaraan, dan selalu menekankan pada tugas dan kewajiban bawahan, sehingga selalu bercirikan dengan perintah, instruksi dan petunjuk.
Sebaliknya, di dalam manajemen interaktif penekanannya selalu pada pemecahan masalah yang membuka komunikasi dua arah. Salah satu syarat keahlian yang harus dimiliki sang manajer ialah rasa percaya diri dan kemampuan berkomunikasi secara verbal, baik dalam melontarkan pertanyaan maupun dalam mendengarkan umpan balik.
3. Membangun Komitmen vs Penekanan Pada Tugas.
Kekuasaan dan wewenang adalah kata kunci pada manajer yang berorientasi teknis.
Maka seringkali muncul seperti: "Kerjakan sesuai dengan perintah!" Tampak sekali di sini bahwa tugas seorang manajer adalah mengendalikan dan memerintah bawahan untuk mengerjakan suatu tugas secepatnya, tak peduli mereka siap atau tidak. Memang, dalam jangka dekat, cara seperti ini berhasil. Akan tetapi tak jarang juga cara ini menimbulkan ketidaksenangan bawahan.
Dalam manajemen interaktif, harus ada perpaduan antara sasaran jangka-pendek
dan jangka panjang. Karena itu di sini diberikan kesempatan pada bawahan untuk
memecahkan masalahnya sendiri, dalam jangka waktu tertentu. Yang dipentingkan adalah membangun tim kerja yang efektif dan efisien, bukan pelaksanaan tugas yang segera. Walaupun akan memakan waktu lebih banyak untuk mencapai hasil yang nyata, dengan cara ini akan tumbuh rasa saling percaya dan goodwill antara atasan-bawahan, semangat kerja akan terjaga, dan akan terbentuk tim kerja yang lebih efektif.
4. Orientasi Pada Manusia vs Orientasi Pada Tugas.
Memenuhi batas waktu pelaksanaan tugas adalah satu hal yang amat penting bagi
manajer yang berorientasi teknis, sehingga upaya maksimal sering diabaikan, demi
memenuhi deadline. Ini seringkali menyebabkan frustasi di kalangan bawahan. Mereka raerasa tidak diberi kesempatan untuk mengembangkan kemampuannya.
Manajemen interaktif berorientasi pada manusia, Maka masalah dan/atau kebutuhan bawahan sama pentingnya dengan tugas itu sendiri. Tujuan utama seorang manajer interaktif adalah membangun hubungan dengan bawahan, sehingga motivasi untuk mencapai tujuan organisasi akan muncul dengan sendirinya pada diri bawahan itu.
5. Mudah Beradaptasi vs Kekakuan.
Manajer berorientasi teknis biasanya menampilkan pola interaksi yang sama meskipun terhadap bawahan yang berbeda-beda. la tidak mampu bervariasi, karena tidak peka terhadap gaya, kebutuhan, maupun masalah yang dimiliki oleh setiap bawahannya.
Fleksibilitas atau keluwesan adalah keahlian utama yang dituntut dari seorang manajer interaktif. la harus luwes berkomunikasi dengan segala tipe bawahan. Sehingga gaya manajemennya pun bisa disesuaikan dengan tipe bawahan dalam segala situasi. Terlebih lagi, ia juga perseptif terhadap bahasa verbal dan non-verbal, dan tidak segan untuk mengubah pendekatan bilamana itu diperlukan.
6. Memuaskan Kebutuhan vs Menghalangi Pemenuhan Kebutuhan.
Jika Anda merasa tahu masalah yang dihadapi seseorang, lalu Anda mengatakan
padanya cara pemecahannya, tanpa menghiraukan umpan balik dari orang itu, maka biasanya orang tersebut cenderung defensif, menutupi masalah sebenarnya, atau bahkan merasa tidak senang. Akibatnya interaksi menjadi semacam perdebatan, yang mengarah pada situasi kalah-menang. Dalam situasi seperti itu, seorang bawahan tidak mungkin akan berbagi informasi berharga dengan manajernya.
Dalam manajemen interaktif, seorang atasan harus cakap dalam menggali informasi, sehingga bawahan bisa jujur dan terbuka mengungkapkan masalah dan kebutuhan-kebutuhannya. Dengan pendekatan seperti itu, bawahan akan mempersepsikan hubungannya dengan atasan sebagai hubungan yang wajar dan terbuka.
7. Membangun Pengertian & Saling Percaya vs Menciptakan Ketegangan & Ketakutan
Dalam manajemen teknis, biasanya, tingkat rasa takut dan was-was amat tinggi. Tindak manajemen lebih berupa persuasi dan kontrol, daripada pemecahan masalah. Hubungan atasan-bawahan memunculkan sikap defensif dan saling curiga.
Sebaliknya, dalam manajemen interaktif, maka hal-hal seperti kepercayaan, penerimaan, dan pengertian, adalah norma-norma yang dianut oleh seluruh organisasi. Komunikasi atasan-bawahan berlangsung dalam suasana terbuka dan jujur, saling berbagi informasi, dan masalah dipecahkan dengan kesungguhan sehingga merasa tenteram.
Prinsip-prinsip Manajemen Interaktif
Mengamati beberapa perbedaan yang ada antara dua gaya manajemen, sebagaimana dalam uraian di atas, maka kita bisa menyimpulkan beberapa prinsip dasar yang ada pada manajemen interaktif:1. Percaya, Terbuka, Jujur
Bahwa semua proses manajemen dibangun di atas hubungan yang berdasar rasa saling percaya, yang menuntut keterbukaan dan kejujuran, baik dari pihak atasan maupun bawahan.
2. Saling Mengerti
Bahwa bawahan mau melaksanakan tugas, bukan semata-mata karena perintah, melainkan karena merasa dimengerti oleh atasannya dan merasa paham akan masalah yang dihadapi
3. Interaktif
Bahwa seseorang memiliki kebutuhan untuk ikut serta dalam proses pengambilan keputusan. Ini bisa dipenuhi dengan melibatkan mereka dalam proses pemecahan masalah.
4. Inisiatif untuk problem solver
Jangan mencoba memecahkan masalah yang dihadapi bawahan. Manajer bisa menunjuk adanya problem; kemudian beri kesempatan pada bawahan untuk memecahkan masalahnya sendiri, dengan bantuan manajer seperlunya.
Dengan menggunakan prinsip-prinsip tersebut, manajer interaktif memberikan kebebasan pegawai memperoleh daya pengungkapan personalitas yang optimal ketika bekerja. Pegawai diijinkan untuk lebih aktif, independent, merasa diterima dan dihormati, dan mengembangkan kemampuan mereka. Sehingga terbentuk perkembangan tim yang efektif yang terdiri dari individu-individu yang puas dan produktif.
Peningkatan Efektivitas Pegawai
Peter Druckereffective = doing the right things.
efficient = doing things right.
Bahwa tidak mudah bagi manajer yang bertanggung jawab atas hasilnya dan terbiasa memantau dari atas atas apa yang dikerjakan bawahan untuk mengubah kebiasaan lama secara tiba-tiba dan percaya bahwa pegawai secara otomatis menerima "manajemen interaktif". Hal ini berarti memerlukan proses sedikit demi sedikit dengan resiko kesalahan dan kegagalan.
Dalam mengkomunikasikan atmosfer pertumbuhan dan pembelajaran kepada pegawai, perlu diingat bahwa harus melakukan walk the talk agar tujuan dari human relations melalui pendekatan manajemen interaktif yaitu peningkatan produktifitas dalam tercipta.
Tentu saja produktifitas tersebut dicapai dengan cara yang efektif dan efisien.
Perbedaan Prosedur Manajemen Interaktif dan Manajemen Teknis
Ada 5 (lima) perbedaan langkah proses/prosedur untuk mempermudah transisi dan bantuan dalam membangun hubungan yang efektif untuk bergabung dalam pemecahan-masalah antara manajemen interaktif dan manajemen teknis adalah sebagai berikut:
Manipulasi Konstruktif
Manipulasi yang konstruktif diperlukan, dengan dampak sebagai acuan. Jika dampaknya adalah destruktif, manipulasi menyebabkan sakit hati, marah dan reaksi defensive lainnya. Jika dampaknya konstruktif dan membantu orang lain memperoleh tujuannya bisa muncul saling penghargaan dan kepercayaan. Sebagai contoh, mengancam seseorang adalah teknik manipulasi yang negatif dan destruktif.Parenting, teaching, mentoring, coaching, conseling dan managing adalah peran manipulatif dimana kita berusaha orang lain melakukan apa yang harus dilakukan. Manipulasi konstruktif sering merupakan tindakan yang esensial untuk membantu mengatasi perilaku yang negatif yang menghambat kinerja yang efektif.
1. Modeling - ini merupakan metode manipulasi yang kuat dimana Manajer sebagai contoh, suri tauladan, role model.
Jika Manajer mentaati peraturan dan menetapkan standard yang tinggi, maka pekerjanya akan mencontohnya.
2. Feedback - Pacu pekerja untuk berbicara tentang masalahnya. Dengarkan. Kemudian berikan pekerja informasi tentang kompetisi, produktivitas, biaya dan faktor lain yang mempengaruhi pekerjaannya. Paling penting, berikan umpan balik terhadap kinerjanya yang baik maupun yang kurang baik.
3. Confront - Jelaskan pada pekerja bahwa kesalahan atau kinerja yang buruk adalah merugikan bagi perusahaan, dengan cara penuh pengertian, adalah penting agar masalah tersebut bisa diatasi dan dihindari pada masa datang.
4. Value Others - Pekerja mempunyai kebutuhan yang sama – untuk diterima dan dihargai, bagi mereka dan orang lain. Memberikan kepuasan atasan kebutuhan "penghargaan (recognition)" adalah yang terpenting dalam membangun hubungan yang produktif.
5. Selffulfilling Prophecy (menetapkan pengharapan yang tinggi) - Dengan pujian, dorongan dan ekspresi keyakinan diri, daripada cacian, ketidaksabaran dan acuh, dapat meningkatkan produktifitas pekerja. Apabila Manajer mengkomunikasikan bahwa seseorang pekerja itu akan bekerja baik, dampaknya adalah kinerja yang tinggi.
Konsep "selffulfilling prophecy" merupakan alat manajemen yang "powerful". Jika pegawai
dipersepsikan sebagai pekerja yang potensial, mampu membuat pekerja tersebut merasa memiliki kekuatan, sehinga mereka akan lebih produktif dan mengembangkan kemampuan mereka.
6. Positive Stroking (belaian yang positif) - Belaian yang positif merupakan penghargaan
atas perilaku dalam situasi yang khusus, misalnya: Manajer sangat menghargai kemampuan pekerja dalam mengatasi complain pelanggan yang marah, penghargaan ini disampaikan secara langsung dan mendapatkan notifikasi dari rekan-rekan pekerja yang lain.
Sekian artikel tentang Memahami Manajemen Interaktif dalam Human Relations.
Daftar Pustaka
Effendy, Onong Uchjana, Human Relations & Public Relations, Penerbit Mandar Maju, Bandung, 1993.
Hodgetts & Richard M., Modern Human Relations At Work, The Dryden Press Harcourt Brace Jovanovich, Fort Worth, TX, 1993
Hunsaker, Philip L. & Alessandra, Anthony J., The art of Managing People, Simon & Schuster Inc., New York, 1980
Ronald B. Adler and George Rodman, Understanding Human Communications, Ninth Edition, OXFORD UNIVERSITY PRESS, New York, 2006
4. Value Others - Pekerja mempunyai kebutuhan yang sama – untuk diterima dan dihargai, bagi mereka dan orang lain. Memberikan kepuasan atasan kebutuhan "penghargaan (recognition)" adalah yang terpenting dalam membangun hubungan yang produktif.
5. Selffulfilling Prophecy (menetapkan pengharapan yang tinggi) - Dengan pujian, dorongan dan ekspresi keyakinan diri, daripada cacian, ketidaksabaran dan acuh, dapat meningkatkan produktifitas pekerja. Apabila Manajer mengkomunikasikan bahwa seseorang pekerja itu akan bekerja baik, dampaknya adalah kinerja yang tinggi.
Konsep "selffulfilling prophecy" merupakan alat manajemen yang "powerful". Jika pegawai
dipersepsikan sebagai pekerja yang potensial, mampu membuat pekerja tersebut merasa memiliki kekuatan, sehinga mereka akan lebih produktif dan mengembangkan kemampuan mereka.
6. Positive Stroking (belaian yang positif) - Belaian yang positif merupakan penghargaan
atas perilaku dalam situasi yang khusus, misalnya: Manajer sangat menghargai kemampuan pekerja dalam mengatasi complain pelanggan yang marah, penghargaan ini disampaikan secara langsung dan mendapatkan notifikasi dari rekan-rekan pekerja yang lain.
Sekian artikel tentang Memahami Manajemen Interaktif dalam Human Relations.
Daftar Pustaka
Effendy, Onong Uchjana, Human Relations & Public Relations, Penerbit Mandar Maju, Bandung, 1993.
Hodgetts & Richard M., Modern Human Relations At Work, The Dryden Press Harcourt Brace Jovanovich, Fort Worth, TX, 1993
Hunsaker, Philip L. & Alessandra, Anthony J., The art of Managing People, Simon & Schuster Inc., New York, 1980
Ronald B. Adler and George Rodman, Understanding Human Communications, Ninth Edition, OXFORD UNIVERSITY PRESS, New York, 2006
Posting Komentar untuk "Memahami Manajemen Interaktif dalam Human Relations"
Hanya anggota blog ini yang dapat mengirimkan komentar..