Definisi, Fungsi, dan Tujuan Wawancara Seleksi dan Perekrutan

image source: www.csudh.edu

baca juga: Pengertian Wawancara, Fungsi Wawancara, dan Tujuan Wawancara Konseling

Tempat untuk mendapatkan kandidat / pelamar adalah sangat banyak. Gunakan jaringan profesional. Berikut ini merupakan tempat-tempat untuk menginformasikan lowongan pekerjaan :

1. Situs Lowongan Kerja
2. Career Center Kampus
3. Kampus/ Tempat Kuliah
4. Organisasi profesional
5. Jaringan Media Sosial
6. Pameran Lowongan Pekerjaan
7. Pameran Hari Karir di sekolah/ kampus
8. Situs karir di Organisasi.

Persiapan Wawancara

Wawancara pegawai harus difokuskan pada pemilihan pegawai. Oleh karena itu, perekrut harus menyelenggarakan wawancara dengan proses yang sistematis, dari mulai persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi. Secara keseluruhan, prinsip dalam seleksi dan rekruitmen adalah melakukan penyelidikan atas pelamar sehingga dapat memilih yang terbaik. Selain itu juga, yang penting adalah menampilkan kesan yang baik sebagai representasi organisasi.

Berikut merupakan etika dan hukum yang mengatur tentang Seleksi dan perekrutan:

• Persamaan hak pembayaran
• Persamaan Hak sipil; tidak membedakan kandidat atas gender, ras, asal negara, warna kulit, agama.
• Tidak ada diskriminasi umur
• Persamaan orang-orang cacat dengan normal
• Menyediakan bantuan hukum atas pekerja

Oleh karena itu, hindari pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Bagaimana anda menjadi cacat?
• Bagaimana kesulitan menghadapi kecacatan?
• Bagaimana Anda akan dapat Bekerja?
• Pernahkan Anda mengikuti perawatan mental?

Beberapa pedoman untuk menghindari pelanggaran terbesar dan gugatan:

1. Penuhi tes hubungan pekerjaan dengan membangun ketaatan kriteria seleksi secara hukum
2. Pastikan seluruh pertanyaan berhubungan dengan kriteria seleksi
3. Buatlah standardisasi wawancara dengan menanyakan hal-hal yang sama bagi seluruh pelamar.
4. Berhati-hatilah ketika memeriksa jawaban 
5. Berhati-hati pada pembicaraan formal
6. Fokus pada apa yang pelamar dapat lakukan bukan pada pa yang tidak dapat dilakukan.
7. Jika pelamar memberikan informasi yang tidak sah, maka arahkan pelamar pada hal-hal terkait pekerjaan. 

Persyaratan Pelamar

Pelamar terlebih dahulu dianalisa. Profil yang ideal untuk menuntukkan persyaratan suatu jabatan berisi tentang :

• Spesifikasi keahlian, 
• Kemampuan, 
• Pendidikan, 
• Pelatihan, 
• Pengalaman, 
• Tingkat pengetahuan, 
• Karakteristik personal, dan
• Hubungan antarpribadi yang memungkinkan seseorang mengisi posisi dengan tingkat y ang labih baik. 

Hal ini dicantumkan untuk menghindari efek bias “kesamaan karakter” dengan pewawancara (sindrom birds of feather).

Saat ini, wawancara perekrutan yang paling banyak digunakan adalah wawancara berbasis perilaku (behavioral event interview). BEI adalah suatu wawancara dengan berdasar pada perilaku sebagai tinjauan analisa. Perilaku dimasa yang akan datang/ masa depan seseorang diprediksikan berhubungan dengan perilaku di masa lalu.

Teknik ini dimulai dengan kebutuhan dan analisis posisi untuk menentukan perilaku yang mana dan apa yang esensial untuk terpenuhi, sehingga tujuan suatu suatu posisi/ jabatan dapat tercapai. Faktor Kesuksesan tercapainya tujuan suatu Jabatan disebut dengan kompetensi.

Posisi suatu jabatan itu sendiri harus didasarkan pada deksripsi pekerjaan yang ada (Job Desc). Dengan demikian, pewawancara hendaknya memeriksa profil dari pelamar untuk menentukan kecocokan dengan posisi yang sedang dicari, sehingga penentuan posisi utam amudah dicari”.

Menciptakan faktor Yang Menarik Minat Pelamar

Karena wawancara perekrtutan adalah upaya untuk menarik proses seleksi pegawai, sangat penting untuk mengerti tujuan dari pencarian tersebut. Gaji dan tunjangan adalah faktor kunci dalam ketertarikan pada pekerjaan. Namun demikian, pelamar muda lebih tertarik kepada program pelatihan, pembelajaran, supervisi, bantuan kuliah, dan kesempatan berkarier. Mereka menginginkan kesempatan yang lebih panjang tentang posisi dan organisasi yang diprioritaskan saat proses bekerja.

Pelamar saat ini memiliki preferensi yang sangat jelas dalam proses wawancara. Keputusan pelamar sangat dipengaruhi kepuasan mereka dengan komunikasi yang terjalin. Sedangkan, ketertarikan pada pewawancara adalah prediksi kuat akan ketertarikan pada organisasi.

Berikut ini merupakan sifakt-sifat pelamar saat ini:

• Pewawancara yang bersahabat
• Penuh perhatian
• Sensitif
• Hangat
• Jujur
• Antusias
• Memudahkan
• Menarik
• Benar-benar tertarik pada mereka
• Tidak suka ditekan/ diinterupsi
• Bertindak dan berbicara natural tanpa membacakan pertanyaan atau terhimpit
• Menginginkan pewawancara bersikap profesional dan mengerti
• Lebih relevan dalam mengajukan pertanyaan
• Memberi kesempatan pada mereka untuk mengeekspresikandiri danmerepresentasikan diri..

Memperoleh dan meninjau informasi pelamar

Setiap pewawancara seyogyanya memperhatikan informasi tentang pelamar yang didapat melalui :

• Formulir Lamaran
• Resume
• Surat lamaran
• Surat Rekomendasi dan Referensi
• Tes
• Tes Kemampuan Dasar
• Tes Kepribadian

Menilai Kejujuran

Sebanyak 38 % pelamar menuliskan ketidak jujuran dalam resume.

• Tes kejujuran
• Wawancara

Membuat Struktur Wawancara

1. Pembukaan
Pembukaan merupakan hal yang penting dari suatu wawancara. Mengatur nada dan tampilkan kesan yangbaik karena mewakili organisasi/ perusahaan.

a. Membangun Hubungan (rapport)
Berikut ini adalah hal-hal yang dapat dilakukan dalam membangun hubungan:

• Memulai proses wawancara perekrutan dengan menyapa nama pelamar dengan hangat dan nada suara bersahabat
• Kenalkan nama dan posisi di organisasi
• Meminta pelamar memanggil nama pewawancara dengan nama formal
• Gabungkan dengan pembicaraan yang tidak kontrovesial, tetapi juga jangan memulai pembicaraan yang terlalu santai/ sia-sia.

b. Orientasi
Berikan gambaran proses wawancara

• Akan ada sesi pertanyaan dari perekrut
• Akan ada informasi gamabran perusahaan
• Akan ada pertanyaan dari pelamar

c. Pertanyaan Pembuka
Pertanyaan pembuka merupakan pertanyaan transisi menuju isi wawancara. Pada sesi ini, pertanyaan merupakan pertanyaan yang mudah, seperti pengalaman, latar belakang, dan pekerjaan terakhir. Pertanyaan mudah membuat pelamar akan dengan mudah mengungkapkan dirinya.

• Rencanakan hati-hati pertanyaan pembuka
• Hubungkan dengan apa yangtelah dibaca
• Jangan menempatkan pelamar langsung pada inti pertanyaan.

2. Pelaksanaan wawancara

• Wawancara dengan struktur Tinggi, dalam hal ini, pertanyaan dipersiapkan terlebih dahulu, dan langsung bertanya tentang kompetensi, sikap kerja, keterampilan, komitmen, orientasi masa depan.
• Urutan Pertanyaan
• Mulailah dari pertanyan-pertanyaan mudah lalu bergerak pada pertanyaan sulit.

3. Menutup wawancara
Menutup wawancara harus memperhatikan hal-hal ini:

• Jujurlah pada pelamar
• Jangan memberi kesan bahwa pelamar akan diterima jika memang memiliki kualifitkasi yang buruk.
• Jangan mengajak pelamar yang berkualitas rendah untuk jalan-jalan dan memperkenalkan pada staf.

Melakukan Wawancara

1. Pertanyaan tradisional
Ajukanlah pertanyaan tradisional tentang hal-hal berikut ini :

• Ketertarikan pada organisasi
• Berhubungan denganpekerjaan
• Hubungan pekerjaan
• Berada dalam tim, dan dinamika permasalahan yang pernah dialami
• Edukasi dan pelatihan
• Pola karir dan tujuan
• Performa
• Keuntungan bekerja di organisasi
• Tantangan lapangan pekerjaan.

2. Pertanyaan non tradisional
Pendekatan wawancara non Tradisional adalah Mengajukan Pertanyaan adalah denganmenggunakan pertanyaan terbuka, netral, berwawasan, dan spesifik pada pekerja. Pertanyaan terbuka membuat pelamar berani berbicara.

Pertanyaan berdasar Perilaku

• Pertanyaan Hipotesis
• Pertanyaan Kejadian Penting
• Pertanyaan hipotesis
• Pendekatan kasus

Memberikan Informasi

Berikut adalah hal-hal yang dilakukan dalam memberikan informasi:

• Berikan pertanyaan sampai sejauh mana pengetahuan tentang organisasi
• Memberikan informasi yang sesuai yang tidak diketahui pelamar
• Berikan informasi yang proporsional. Tidak berlebihan.
• Tidak melebihkan dan menutupi kekurangan agar tidak ada ekspektasi yang tinggi pada pelamar.

Mengevaluasi Pelamar

1. Catat kejadian selama wawancara
2. Tulis ulang/ simpulkan apa yang ditanyakan kepada pelamar tentang
   - Apa kekuatan pelamar
   - Apa kelamahan pelamar
   - Bagaimana perbandingan pelamar dengan lainnya
   - Apa yang membuat pelamar cocok untuk dipekerjakan.

Sekian artikel tentang Definisi, Fungsi, Serta Tujuan Wawancara Seleksi dan Perekrutan.