Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Sifat dan Pola Aliran Informasi dalam Komunikasi Organisasi

Sifat dan Pola Aliran Informasi dalam Komunikasi Organisasi - Artikel ini akan menjabarkan tentang Komunikasi Organisasi dan aliran informasi, meliputi: sifat aliran dan pola aliran. Melalui artikel ini diharapkan mampu menemukan dan memecahkan masalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi dengan menggunakan konsep dan pendekatan dalam komunikasi organisasi.

Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi

Tantangan terbesar dalam komunikasi organisasi yaitu memastikan proses pendistribusian dan penerimaan informasi dapat berjalan dengan baik pada setiap bagaian yang ada dalam organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran informasi. Aliran informasi erat kaitannya dengan manusia sebagai elemen penting dalam organisasi. Manusia sebagai anggota organisasi melakukan pekerjaannya tentu saja dengan menggunakan komunikasi.

Dalam komunikasi tentu saja terjadi aliran informasi, baik dari satu orang ke satu orang lainnya, atau satu ke banyak, dan lain-lain. Proses aliran informasi merupakan proses yang rumit karena aliran informasi berpengaruh juga terhadap iklim dan moral organisasi sedangkan biasanya informasi yang seharusnya terjadi dalam struktur sering bukan seperti itu yang terjadi.

Pada sesi ini kita akan membahas tentang aliran informasi dalam komunikasi organisasi. Dari sekian banyak hal yang diulas pada komunikasi organisasi, bagian inilah dapat dikatakan sebagai inti dari komunikasi organisasi. Hal ini dikarenakan pada dasarnya yang dibahas dalam komunikasi organisasi adalah mengenai aliran informasi dalam organisasi. Pertukaran informasi atau aliran informasi yang didistribusikan oleh tiap manusia dalam organisasi merupakan elemen penting dalam aktivitas organisasi. Oleh karena itu penting rasanya kita mengetahui dan mempelajari bagaimana organisasi menyampaikan dan menerima informasi dari bagian yang satu ke bagian yang lain, individu satu ke individu yang lain

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa proses aliran informasi merupakan proses yang rumit karena hal ini berkaitan dengan rumitnya tingkatan struktur dalam organisasi, sehingga aliran informasi ini dapat berpengaruh terhadap efisiensi kerja organisasi. Organisasi mengandalkan inovasi dan harus mampu menghasilkan informasi dari para anggotanya. Selain itu, pada komunikasi organisasi, informasi hanyalah pesan dan salah satu dari elemen proses komunikasi yang ada. Mungkin ia hanya sebagai salah satu elemen tetapi tentu saja aliran informasi erat kaitannya dengan elemen-elemen dalam proses komunikasi yang lain seperti siapa berbicara dengan siapa, apa pesan atau informasinya, disampaikan dengan melalui apa, dengan cara apa, efek yang diharapkan apa, serta dibahas juga hambatannya.

image source: www.freestockphotos.name
baca juga: Pendekatan Klasik & Human Relations dalam Teori Organisasi

Sifat Aliran Informasi

Informasi tidak mengalir begitu saja dan tidak bergerak melainkan yang bergerak adalah prosesnya atau penyampaian pesan, interpretasi terhadap penyampaian tersebut dan penciptaan penyampaian lainnya. Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik. Dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan di ciptakan, ditampilkan, dan di interpretasikan.

Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan, artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti, melainkan komunikasi terjadi sepanjang waktu. Guetzkow menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dengan tiga cara, diantaranya : serentak, berurutan dan keduanya.

1. Penyebaran secara serentak

    Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang (diadik), hanya pelibatkan sumber pesan dan penerima- yang menginterpretasikan pesan- sebagai tujuan akhir. Meskipun demikian, cukup sering seorang manajer menginginkan informasi disampaikan kepada lebih dari satu orang, misalnya bila diperlukan perubahan jadwal kerja atau bila sebuah kelompok harus diberi penjelasan mengenai suatu prosedur baru. Sering kali pesan-pesan disebut memo atau memorandum- dikirim kepada sejumlah orang dalam sebuah organisasi. Kadang-kadang, misalnya setiap pagi Bank senantiasa melakukan briefing (pengarahan) yang dilakukan oleh kepala caban Bank kepala seluruh stafnya, semua menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini dapat disebut dengan penyebaran pesan secara serentak.

    Selain itu, penyebaran pesan serentak juga dapat dilakukan/disampaikan melalui memo, internet, dll. Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing- masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.

    Penyebaran pesan secara serentak lebih melihat kepada bagaimana pesan tersebut disampaikan, yaitu satu untuk semua. Bahkan banyak organisasi yang mengeluarkan selembaran yang diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota dalam organisasi tersebut menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan, maka proses ini bisa disebut proses penyabaran pesan secara serentak. Penyebaran informasi juga tidak harus selalau bermedia namun tatap muka pun dapat dijadikan pilihan untuk menyampaikan pesan secara serentak. Contoh rapat, pertemuan seluruh karyawan, dll.

    Gambar: Penyebaran Pesan Secara Serentak_
    Gambar: Penyebaran Pesan Secara Serentak

    Simulasi dan contoh gambar diatas menunjukan bahwa pesan disebarkan oleh sumber (Head of sales area) kepada para stafnya yang terdiri dari customer service, chenel and distribution dan Marketing. Disini kita melihat bahwa pesan dari atasan disebarkan secara bersamaan pada waktu yang sama, tanpa membeda-bedakan waktu pengirimannya.

    2. Penyebaran secara berurutan
      Haney mengemukakan bahwa “penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi”. Contoh si A memberikan informasi kepada si B kepada si c kepada si D kepada si E dalam serangkaian transaksi dua orang; dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke 1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.

      Proses penyebaran pesan secara berurutan ni memperlihatkan pola “siapa yang berbicara kepada siapa pesan yang disampaikan”. Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak berurutan, jadi informasi tersebut tiba di tempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. Karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belim memperoleh informasi.

      Gambar: Penyebaran Pesan Secara Beruntun_
      Gambar: Penyebaran Pesan Secara Beruntun

      Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka. Selain itu, kebenaran atau kecermatan informasi akan tergantung sebagai akibat dari interpretasi dan reproduksi pesan yang berlangsung dalam penyampaian pesan secara berurutan.

      Pola Aliran Informasi dalam Organisasi

      Organisasi adalah komposisi sejumlah orang-orang yang menduduki posisi atau peranan tertentu. Diantara orang-orang saling terjadi pertukaran pesan. Pertukaran pesan itu melalui jalur tertentu dinamakan pola aliran informasi. Meskipun organisasi formal amat mengandalkan proses berurutan umum untuk menghimpun dan menyebarkan informasi, pola khusus aliran rutin pengiriman dan penerimaan pesan. Katz dan Khan (1966) menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara para anggota system tersebut dibatasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa berbicara kepada siapa.

      Burgess (1969) mengamati  bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi adalah bahwa “pesan mengalir menjadi amat teratur sehingga kita dapat berbicara tentang jaringan atau struktur komunkasi”. Ia juga mengatakan bahwa organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan sarana tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan kerja, penetapan kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus. Analisis eksperimental pola-pola komunikasi menyatakan bahwa pengaturan tertentu mengenai “siapa berbicara kepada siapa” mempunyai konsekuensi besar dalam berfungsinya organisasi. Pada pembahasan kali ini kita akan membandingkan dua pola yang berlawanan yaitu pola roda dan pola lingkaran untuk menggambarkan pengaruh aliran komunikasi yang dibatasi dalam organisasi.

      Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima kontrak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui jenis system pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.

      1. Pola lingkaran.

        Pola lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua orang anggota lain di sisinya. Pola lingkaran ini cenderung lebih baik dari pada pola roda- yang mencakup aliran komunikasi yang amat terpusat.

        Gambar: Pola Lingkaran_
        Gambar: Pola Lingkaran

        Mereka cenderung memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota dapat berkomunikasi dengan dua naggota lain di sisinya. Pada pola ini memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan lainnya hanya melalui sistem pengulangan pesan. Hambatannya mereka cenderung lambat dalam pemecahan masalah

        2. Pola Roda

          Pola roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya di pusat. Orang ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu, jika seseorang anggota ingin berkomunikasi dengan orang lain, maka pesannya harus di sampaikan melalui pemimpinnya.

          Gambar: Pola Roda_
          Gambar: Pola Roda

          Pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang dalam posisi tersebut menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya.

          Masing-masing pola tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Pola roda merupakan pola yang paling memusat, menghasilkan produk kelompok yang tercepat dan terorganisir. Sedangkan pola lingkaran memiliki kelemahan dalam hal kecepatan memecahkan masalah, pola lingkaran cenderung melahirkan sejumlah kesalahan besar. Namun jika masalahnya adalah masalah yang kompleks pola lingkaran akan lebih cepat menyelesaikannya dibandingkan pola roda. Pola roda hanya efektif memecahkan masalah yang mudah saja. Untuk lebih detailnya mengenai dalam hal apa sebuah pola tepat atau dianggap paling efektif digunakan, lihat tabel berikut.
          Variabel Komunikasi OrganisasiPola LingkaranPola Roda
          Aksesibilitas para anggota satu dengan yang lainnya.RendahTinggi
          Pengawasan aliran pesanTinggiRendah
          Moral atau kepuasanSangat RendahTinggi
          Kemunculan pemimpinTinggiSangat Rendah
          Kecermatan solusiBaikBuruk
          Kecepatan kinerjaCepatLambat
          Jumlah pesan yang dikirimkanRendahTinggi
          Kemunculan organisasi yang stabilCepatSangar Lambat
          Penyesuaian dengan perubahan kerjaLambatCepat
          Kecenderungan beban berlebihanTinggiRendah

          Burgess (1969) mengamati bahwa sebagai upaya untuk memecahkan masalah dalam eksperimen-eksperimen, para anggota kelompok harus “belajar bagaimana mengenai peralatan eksperimen dengan benar dan efisien, dan bagaimana mengefisienkan pengiriman pesan kepada satu atau beberapa posisi yang dihubungkan dengan pesan-pesan tersebut”. Hal ini berimplikasi bahwa perilaku-perilaku peranan tertentu yang rumit harus dipelajari, agar pola komunikasi berfungsi secara optimal. Pola aliran informasi secara langsung dapat mempengaruhi berjalannya jaringan komunikasi. Beberapa penelitian mengenai jaringan komunikasi dalam organisasi besar menunjukan bahwa distribusi peranan jaringan penting untuk keefisienan berfungsinya organisasi.

          Sekian artikel tentang Sifat dan Pola Aliran Informasi dalam Komunikasi Organisasi. Semoga bermanfaat.

          Daftar Pustaka
          • Conrad, Charles & Marshall Scott Poole 2001, Strategic Organizational Communication in a global Economy, Harcourt, USA
          • Pace, Wayne, Deddy Mulyana (alih bahasa) 2000, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Rosdakarya, Bandung

          Posting Komentar untuk "Sifat dan Pola Aliran Informasi dalam Komunikasi Organisasi"

          Klik gambar berikut untuk mengunduh artikel ini:

          Berlangganan via Email