Pendekatan Human Resources dan Sistem Menurut Para Ahli

Pendekatan Human Resources dan Sistem Menurut Para Ahli - Pendekatan ini mengemukakan bahwa individu dalam organisasi memiliki perasaan, sehingga hal tersebut harus dijadikan pertimbangan. Hal lain yang ditemukan oleh pendekatan ini bahwa pekerja secara individual adalah bagian yang penting bagi organisasi untuk mencapai tujuannya. Pada pendekatan ini, karyawan diberikan kesempatan untuk memberikan kontribusi berupa pemikiran dan ide mereka bagi organisasi.

Sehingga dapat disimpulkan yang membedakan pendekatan ini dan pendekatan klasik adalah bahwa karyawan memiliki kontribusi bukan hanya fisik saja tetapi juga mental. Artinya pada pendekatan ini lebih ditekankan pada proses partisipasi karyawan guna menciptakan iklik kerja yang lebih baik dan melibatkan peran yang lebih terhadap karyawan. Sedangkan yang membedakan pendekatan ini dari pendekatan human relations adalah karyawan haruslah dipandang sebagai asset yang dapat memberikan kontribusi bagi tercapainya tujuan organisasi melalui idenya untuk memperbaiki tempat kerjanya.

Berikut ini adalah teori teori yang dianggap mewakili pendekatan ini. Tetapi sebelumnya untuk yang pertama akan dipaparkan satu teori yang jarang disitasi oleh pengarang lain. Pace dalam bukunya memang tidak memang tidak secara eksplisit menyatakan bahwa teori ini masuk ke dalam pendekatan human resources.Teori ini dimasukkan ke dalam teori transisi tetapi digolongkan kepada teori perilaku.

Teori Fusi – Bake & Argyris

Sadar akan adanya masalah dalam organisasi yang berhubungan dengan struktur dan birorkrasi maka Bakke menyarankan suatu proses fusi. Bakke berpendapat bahwa pada tahap tertentu organisasi mempengaruhi individu dan pada saat yang sama individu mempengaruhi organisasi. Hasilnya adalah organisasi dipersonalkan oleh setiap individu atau pegawai dan individu-individu di sosialisasikan oleh organisasi.

Argyris menyempurnakan teori tersebut.Kadang-kadang organisasi memiliki tujuan yang berlawanan dengan organisasi tersebut (biasanya terjadi dan sangat berhubungan dengan kematangan individu). Para pegawai mengalami frustasi akibat ketidaksuksesan ini dan akhirnya keluar atau tetap tinggal dengan sikap acuh atau apatis dan biasanya mereka tidak berharap banyak dari apa yang dikerjakannya.

Teori Managerial Grid – Blake &Mouton

Blakke & mouton mengembangkan teori tentang level managerial atau yang sekarang lebih dikenal dengan leadership grid. Bagai alat melatih manager dalam menerapkan gaya management yang diharapkan dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi dan dapat mendorong atau menggiatkan serta kreatifitas kerja.

Ini berawal dari asumsi bahwa pemimpin akan efektif apabila mereka menunjukkan perhatian kepada orang atau pekerja dan kepada produksi, hal itu merupakan gabungan dari ide-ide antara periode klasik dan human relations.

image source: www.calstatela.edu

baca juga: Pendekatan Klasik & Human Relations dalam Teori Organisasi

Blakke & mouton membentuk kisi-kisi dimana perhatian pada orang atau karyawan dan produksi berada pada jarak dari rendah ke tinggi.Setiap dimensi diberi nilai 1-9.Para manager dapat ditempatkan pada grid ini sesuai dengan kriterianya tergantung dari tingkat perhatiannya. Selain itu blakke & mouton juga membagi lima model gaya management.

Gaya yang pertama adalah gaya pengalah (improverished management), yang ditandai oleh kurangnya perhatian terhadap produksi. Pemimpin yang lemah cenderung menerima keputusan orang lain, menyetujui pendapat, sikap dan gagasan oranglain serta menghindari konflik dan menghindari sikap memihak. Bila terjadi konflik maka pemimpin ini tetap netral dan berada diluar masalah.Dengan tetap netral, pemimpin pengalah jarang terlibat dan hanya sedikit saja mengatasi keadaan.

Gaya kedua adalah pemimpin pertengahan (middle of the road style).Gaya ini ditandai oleh perhatian yang seimbang terhadap produksi dan manusia. Pemimpin jenis ini mencari cara-cara yang dapat berguna untuk dapat ada pendapat, gagasan dan sikap yang berbeda dengan yang dianutnya, pemimpin ini akan berusaha jujur tetapi tegas dan mencari pemecahan yang tidak memihak. Bila mendapat tekanan, ia mungkin akan ragu dan mencari jalan untuk keluar dari ketegangan, ia akan berusaha untuk mempertahankan keadaaan untuk tetap jadi baik.

Gaya berikutnya yang ketiga adalah gaya tim (team style). Ditandai oleh perhatian yang tinggi terhadap tugas dan manusia. Pemimpin dengan gaya tim sangat menghargai keputusan yang logis dan kreatif sebagai hasil dari kesepakatan anggota organisasi. Ia mau mendengarkan dan mencari gagasan, pendapat dan sikap yang berbeda dengan yang dianutnya. Ia juga memiliki keyakinan kuat tentang hal yang harus dilakukan tetapi tetap memberi respon pada gagasan orang lain yang logis dengan mengubah pendapatnya. Bila terjadi konflik, ia mencoba memeriksa alas an munculnya perbedaan dan mencari penyebab utamanya. Dalam keadaan marah, ia dapat mengendalikan diri meskipun kadang menampakkan ekspresi tidak suka. Ia memiliki rasa humor yang tinggi meskipun dalam keadaan tertekan. Ia menunjukkan upaya yang keras dan kuat untuk melibatkan orang lain untuk ikut bergabung dengannya. Pemimpin ini mampu menunjukkan keinginanannya untuk saling percaya dan saling menghargai diantara sesame anggota tim dan juga menghargai pekerjaan.

Gaya santai merupakan gaya selanjutnya. Ini ditandai oleh rendahnya perhatian terhadap tugas dan perhatian tinggi terhadap manusia.Ia lebih suka menerima pendapat, gagasan dan sikap oranglain daripada memaksakan kehendak nya. Ia juga menjaga sikap hangat dan ramah untuk mengurangi ketegangan yang ditimbulkan oleh gangguan-gangguan yang ada. Pemimpin dengan gaya ini lebih banyak menolong daripada memimpin.

Gaya yang kelima adalah gaya kerja. Ditandai oleh perhatian tinngi terhadap pekerjaan tetapi sangat kurang memperhatikan manusianya.Ia amat menghargai keputusan yang telah dibuat. Perhatian utamanya adalah menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan cenderung mempertahankan, gagasan dan sikapnya sekalipun didapatnya dengan cara menekan orang lain. Jika ada konflik, ia cenderung menghentikan dan memenangkan posisinya dengan cara membela diri, berkeras pada pendapatnya atau mengulangi konflik dengan membuat argumentasi baru

Blake dan Mouton menyatakan bahwa manajemen tim merupakan gaya yang lebih disukai. Pada umumnya gaya ini mengasumsikan bahwa orang akan menghasilkan sesuatu yang terbaik apabila mereka memperoleh kesempatan untuk melakukan pekerjaan yang berarti. Gaya ini memaksimalkan perhatian pada kedua hal, baik pada produksi maupun pada manusianya sendiri.

Teori peniti penyambung - Rensis Likert

Munculnya konsep supervisor ada disini berfungsi sebagai peniti penyambung.Ia mengikat kelompok kerja yang satu dengan kelompok kerja yang lain pada tingkat berikutnya. Struktur ini menunjukkan hubungan antar kelompok daripada hubungan antar pribadi.Organisasi yang menganut konsep ini lebih berorientasi keatas daripada kebawah.

Pada penilitiannya likert menyatakan bahwa gaya management dapat diklasifikasikan menjadi 4 :

1. Sistem 1. Hampir mirip dengan teori X mac Gregor tentang leadership, manajemen tidak memilki kepercayaan terhadap bawahan dan bawahan tidak memiliki kewenangan untuk mendiskusikan pekerjaannya dengan atasan.Iklim yang diakibatkan dari konsep ini adalah ketakutan, ancaman, hukuman. Komunikasi lebih dari atas ke bawah. Bawahan tidak mempercayai pesan yang beredar dan beberapa informasi ke atas cenderung tidak akurat. Pengambilan keputusan dari atas. Manajemen cenderung mengontrol dan mengarahkan/mengatur bawahan. Hasil dari semua ini adalah munculnya organisasi informal dalam perusahaan yang bertujuan berbeda dengan tujuan perusahaan.
2. System 2. Manajemen berkenan untuk percaya pada bawahan seperti halnya hubungan majikan dan budak. Keputusan ada di atas tetapi ada sedikit kesempatan bagi bawahan untuk turut memberikan masukan atas keputusan itu.Kekuasaan dan kontrol ada di atas. Interaksi bertujuan untuk meraih tujuan organisasi. Informasi tetap dari atas dan beberapa bawahan tetap ada yang menaruh curiga.Komunikasi ke atas kadang-kadang ada tergantung atau jika atasan membutuhkan informasi dari bawahan. Informal organisasi ada tetapi tidak berbeda jauh dengan harapan/tujuan organisasi atau atasan.
3. System 3. Manajer mulai membuka diri terhadap bawahan tetapi tidakl terlalu percaya. Bawahan boleh bebas berhubungan/diskusi dengan atasan dan sudah mulai ada hubungan/interaksi antara atasan dan bawahan. Aliran komunikasi baik dari atas kebawah dan sebaliknya. Komunikasi kebawah mulai diterima meskipun dengan sedikit curiga.Komunikasi ke atas pada umumnya akurat tetapi terbatas hanya sebatas apa yang diinginkan oleh atasan. Kebijakan umum dibuat oleh atasan tetapi kebijakan yang lebih khusus diserahkan kepada bawahan/tingkat dibawahnya. Organisasi informal ada tetapi bersifat sama sekaligus bertentangan atau menolak manajemen
4. System 4. Mirip dengan teori Y. Manajemen percaya sepenuhnya pada bawahan. Semua diberi kesempatan membuat keputusan. Alur Informasi ke atas, kebawah dan menyilang. Komunikasi kebawah pada umumnya diterima jika tidak dapat dipastikan dan diperbolehkan ada diskusi antara karyawan dan manajer. Interaksi dalam sisitem terbangun. Komunikasi keatas pada umumnya akurat dan manajer menanggapinya dengan tulus atas feedback tersebut. Motivasi kerja dikembangkan dengan partisipasi yang kuat dalam pengambilan keputusan,penetapan goal setting, dan penilaian. Pada umumnya organisasi informal dan formal identik dan integritas antara karyawan dan manajer terwujud nyata/baik.

Implikasi teori dalam komunikasi organisasi

Isi komunikasi yang dilemparkan dalam organisasi adalah tugas, social dan inovasi.Hal ini terlihat pada penekanan pendekatan ini pada pemberian kesempatan kepada karyawan untuk memberikan masukan.Komunikasi tentang idei-ide baru juga harus dimaksimalkan untuk efektifitas organisasi maupun bagi pencapaian tujuan pribadi anggota.Dalam teori Fusi, hal ini sangat jelas diutarakan.Oleh karena itulah, teori Fusi dimasukkan kedalam pendekatan ini.Isi pesan social atau yang pada pendekatan sebelumnya dikenal dengan mantainance, bagi pendekatan ini dianggap penting.Isi pesan yang mengarah pada peningkatan hubungan diantara anggota dan perhatian lebih kepada memperdayaan karyawan atau anggota dianggap dapat meningkatkan kepuasan.

Mengenai aliran informasi, tujuannya adalah meningkatkan atau membuka aliran ide dari dan kepada seluruh posisi dalam organisasi.Dengan demikian, aliran informasi dapat kesegala arah baik itu dari atas-bawah, bawah-atas, sejawat maupun menyilang. Secara khusus, aliran informasi ke segala araha ini (multi direction) menjadikan pendekatan ini kearah tim. Struktur organisasi menurut pendekatan ini dapat dikonfigurasi atau ditata kenbali disesuaikan untuk membuka kesempatan informasi mengalir ke segala arah. Diharapkan komunikasi yang berdasar pada tim ini dapat meningkatkan kontribusi optimal keunikan masing-masing anggota.

Saluran komunikasi yang digunakan eragam dengan tujuan seperti telah disebutkan diatas.Yaitu, memaksimalkan produktifitas organisasi melalui pemanfaatan intelejensia dan keunikan dari sumber daya manusia yang ada.Pendekatan ini membuka berbagai saluran komunikasi yang dianggap sesuai dan memilih serta menggunakan saluran yang dianggap perlu, bahkan tidak menutup kemungkinan menggunakan lebih dari satu saluran untuk mengkomunikasikan sebuah pesan. Sebagai contoh misalnya informasi kenaikan gaji dapat disampaikan dengan cara memo dan tatap muka melalui pertemuan, dll. Mengenai gaya komunikasi yang digunakan lebih banyak informal meski formal pun tetap dilakukan.

Implementasi Pendekatan Human Resources Pada Organisasi

Saat ini banyak organisasi yang mengadopsi pendekatan ini  karena dilihat sangat ideal untuk mendukung jalannya organsasi dewasa ini.  Pandangan human resources tentang dua sisi yang memperhatikan efektifitas organisasi tetapi tidak melupakan kepuasan karyawan. Saat implementasi berbagai program haruslah menekankan pada manajemen tim dan mengutamakan pentingnya keterlibatan/partisipasi karyawan. Keterlibatan merupakan proses memberikan kesempatan pada karyawan untuk berpartisipasi dan mencurahkan segenap kemampuannya , hal ini ditunjang dengan desain untuk meningkatkan komitmen karyawan baik secara individu ataupun kelompok dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi.

Pendekatan system

Konsep system berfokus pada pengaturan bagian-bagian, hubungan antara bagian-bagian, dan dinamika hubungan tersebut yang menumbuhkan kesatuan atau keseluruhan.Konsep system sedemikian luas sehingga sulit didefinisikan. Suatu definisi yang sederhana akan mengabaikan kerumitan dan kecanggihan konsep tersebut, namun penjelasan yang terperinci akan menimbulkan kepelikan yang tidak dipahami. Meskipun suatu uraian terperinci mengenai sumbangan dan pengaruh teori system terhadap kajian organisasi di luar liputan buku ini, beberapa aspek perlu diperhatikan. Bahkan pada tingkat paling umum, konsep system memungkinkan orang untuk memahami organisasi sebagai suatu keseluruhan yang lebih besar daripada jumlah bagian-bagiannya karena dinamikanya.Dinamika ini mencakup struktur, hubungan dan perilaku yang pelik.

Ada dua system yang dipahami disini yaitu system tertutup dan system terbuka. Fisher dan Hawes membedakan keduanya sebagai berikut:

Sistem Tertutup	Sistem Terbuka
Menetapkan batas sehingga tidak ada/tidak memerlukan interaksi dengan lingkungannya	Membuka diri terhadap lingkungannya
Struktur, Fungsi dan Perilaku sistem relatif stabil	Struktur, fungsi dan Perilaku Sistem mudah berubah (dinamis)

Komponen Sistem

Pada tingkatan dasar, system adalah sebuah rangkaian bagian-bagian atau komponen-komponen. Dalam system organisasi komponen ini adalah manusia dan departemen yang membuat organisasi  tumbuh dan hidup. Hal yang harus dipahami dalam system adalah mengidentifikasi komponen relevan yang dapat membentuk sebuah system. Setelah komponennya teridentifikasi, selanjutnya akan dilihat bagaimana bagian itu dikelola dan bagaimana mereka bekerja. Tiga konsep yang mencirikan komponen system meliputi susunan berdasarkan tingkatan (hierarchical ordering), ketergantungan (interdependence), dan dapat dilalui (permeability)    

Hierarchically Order	Sebuah sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil dan berada pada supersistem yang lebih besar
Interdependent	Komponen sistem saling tergantung antar satu sama lain untuk dapat bekerja secara efektif
Proses Input-Throughput-Out	Prinsip
Proses Pertukaran (exchange process)	Proses input dan output memerlukan pertukaran antar sistem dan lingkunga. Proses throughput memerlukan pertukaran antara komponen sistem
Proses umpan balik (feedback process)	Kontrol sistem dipelihara melalui umpan balik. Umpan balik negatif membantu merawat sisitem agar dapat bertahan. Umpan balik positif membantu untuk perubahan atau transformasi sistem

Proses system

Setelah melihat komponen system selanjutnya akan kita lihat prosesdari system. Pada tingkatan yang paling dasar, system dicirikan dengan proses input-throughput-output. System memasukan material atau informasi dari lingkungannya melalui batasan yang dapat dilalui. Selanjutnya system bekerja mengelola input tadi melalui sebuah proses transformasi, inilah yang disebut dengan throughput. Akhirnya, dalam system mengembalikan output atau keluaran yang telah ditransformasikan kepada lingkungannya.Sebagai contoh, perguruan tinggi menerima mahasiswa, mengolah mereka dan akhrinya menjadikan mereka sarjana yang siap pakai bagi lingkungan kerja.

Pada prinsipnya proses i-T-O diatas merupakan proses pertukaran dan umpan balik. Proses pertukaran, tampak pada aktivitas baik input maupun output. Proses baik input maupun output memerlukan proses pertukaran dengan lingkungan di luar system. Jika tidak demikian maka sebuah organisasi tidak akan bertahan hidup. Ada dua tipe umpan balik, yang pertama adalah umpan balik negative, korektif dan devicion-reducing feedback.Feedback seperti inilah yang membantu merawat dan membina sebuah system.Sebagai contoh dalam perguruan tinggi ada evaluasi akhir dosen.

Tipe kedua umpan yaitu yang dikenal dengan umpan balik positif, pengembangan dan penguatan.Ini berupa informasi yang berguna untuk memfungsikan system melalui pertumbuhan dan perkembangan.Sebagai contoh dalam perguruan tinggi, bagian perpustakaan menemukan bahwa mahasiswa merasa bahwa kondisi perpustakaan kurang nyaman. Kepala perpustakaan akan melaporkan (memberikan umpan balik) kepada rector dan rector menyetujui akan adanya alokasi dana untuk perbaikan perpustakaan.

Teori Sistem Sosial (Katz dan Khan)

Suatu sistem sosial, secara keseluruhan terdiri dari manusia-manusia. Ia tidak sempurna, namun kesinambungan hubungan manusianya begitu baik. Hubungan-hubungan antara orang-orang, bukan orang-orang itu sendiri. Hal ini mengandung pengertian apabila ada seseorang yang tidak bisa menjalankan fungsinya dapat diganti.

Katz dan Khan menerangkan bahwa kebanyakan interaksi kita dengan orang-orang merupakan tindakan komunikatif (verbal dan nonverbal, bicara dan diam). Komunikasi – pertukaran informasi dan transmisi makna - adalah inti dari sistem sosial atau organisasi. Komunikasi merupakan penghubung di antara orang-orang dalam organisasi. Pencapaian tujuan organisasi akan sangat tergantung kepada bagaimana komunikasi berjalan dengan efektif dan tanpa mengalami hambatan yang berarti.

Teori sistem menyadari bahwa suatu keadaan yang terorganisasi perlu mengenal berbagai hambatan untuk mengurangi komunikasi acak ke saluran-saluran yang sesuai untuk pencapaian tujuan organisasi. Katz dan Khan berpendapat bahwa watak suatu sistem sosial mengisyaratkan selektivitas saluran dan tindakan komunikatif.

Scott mengatakan bahwa organisasi terdiri dari bagian-bagian yang berkomunikasi antara yang satu dengan yang lainnya, menerima pesan-pesan dari dunia luar dan menyimpan informasi. Fungsi komunikasi bagian-bagian ini merupakan konfigurasi yang menggambarkan sistem secara keseluruhan. Dapat dikatakan bahwa dari sudut pandang sistem, komunikasi adalah organisasi. Hawes menyatakan ”suatu kolektivitas sosial adalah perilaku komunikatif yang terpolakan; perilaku komunikatif tidak terjadi dalam jaringan hubungan tetapi merupakan jaringan itu sendiri”.

Teori system Sibernetika

Dalam teori ini ada berbagai komponen yang saling bergantungan yaitu system tujuan tujuan sebagai pusat control, mekanisme, dan umpan balik.Sebagai contoh badan manusia memiliki system tujuan mempertahankan suhu badan agar tetap normal.System tubuh menggunakan berbagai mekanisme untuk dapat mempertahankan tujuan tersebut. Meskipun demikian, terkadang perilaku system tidak selamanya seperti apa yang diinginkan. Misalnya, pada saat ada bagian tubuh terinfeksi maka suhu tubuh naik. Pada kondisi seperti ini, dalam proses siberneti, umpan balik dikirim pada system pusat dan dibandingkan dengan tujuan yang telah ditentukan. Jika terjadi perbedaan antara tujuan dan umpan balik, maka mekanisme baru harus dikembangkan untuk dapat memperbaikinya

Teori pengorganisasian-Karl Weick

Teori ini diterapkan untuk menjelaskan bahwa organisasi adalah sebuah proses hidup. Weick menyamakan pengorganisasian sebagai proses informasi. Informasi merupakan material dasar dalam organisasi tetapi dalam kenyataannya komunikasi organisasi sering equivocal. Multi interpretasi sering terjadi sehingga untuk menghubungkan system dalam hal ini organisasi dan publiknya diperlukan proses pengorganisasian menggambarkan proses pengorganisasian ini kedalam proses enactmen, seleksi dan retensi.

“New Science” system theory

Teori ini dapat dibilang baru. Inti dari teori ini adalah mengenai teori ini memang tidak secara detail dibahas, hanya akan dilihat pokok pikirannya saja. Teori ini disebut sebagai new science karena dalam teori ini, berusaha dijelaskan dinamika yang terjadi organisasi diturunkan dari teori-teori mutakhir yang ada didalam ilmu pasti seperrti fisika dan salah satu canag dari filsafat yaitu kosmologi.

Intinya dalam teori ini system tidak lagi dipandang sebagai sesuatu yang linear dan setara melainkan system adalah kompleks dan system adaptif dimana keberaturan dapat muncul dari ketidakberaturan.Dimana waktu membuat berbagai perubahan, efek yang besar dapat muncul dari perubahan kecil. System berdasarkan pandangan ini tidak selamanya masuk akan dan dapat diprediksi. Pendekatan ini menekankan pada pentingnya kompleksitas fikuktasi informasi dan inovasi.

Pada dasarnya ide komunikasi organisasi yang diturunkan dari “new science” ini meliputi: pentingnya hubungan dalam organisasi. Factor ini diturunkan dari ide tentang keterkaitan dan ketergantungan dari mewujudkan fisika kuantum. Pentingnya partisipasi dalam proses organisasi. Apresiasi terhadap perubahan dan ketidakstabilan dalam organisasi.Dimana dalam hal ini perubahan organisasi dalam system yang lebih besar sekalipun dapat dilakukan oleh kelompol yang lebih kecil. Factor yang lain adalah pentingnya keterbukaan informasi dari dan pada lingkungan.
Dalam hal tertentu dengan segala kelebihan dan kekurangannya, teori ini membuka ide tentang bagaimana kompleks dan kacaunya system organisasi dapat diarahkan kepada bentuk dan proses organisasi yang baru dan lebih inovatif.

Sekian artikel tentang Pendekatan Human Resources dan Sistem Menurut Para Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Conrad, Charles & Marshall Scott Poole 2001, Strategic Organizational Communication in a global Economy, Harcourt, USA
• Miller, Katherine 2003, Organizational Communication Approaches and Process, Wadsworth, USA
• Pace, Wayne, Deddy Mulyana (alih bahasa) 2000, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Rosdakarya, Bandung