Tahapan dan Struktur dalam Wawancara Secara Umum

Tahapan dan Struktur dalam Wawancara Secara Umum - Tahapan wawancara terdiri dari Opening, Body dan Closing.

Tahapan wawancara secara umum terdiri dari :

1. OPENING : Bagian awal / pembukaan
2. BODY : Bagian isi / inti wawancara
3. CLOSING : Bagian penutup

image source: www.harvin.academy

baca juga: Tahap-Tahap Dalam Wawancara atau Interview

1. OPENING

Menit-menit awal dalam pembukaan wawancara adalah saat kritikal. Kata-kata ataupun gestures yang ditampilkan akan mempengaruhi bagaimana lawan bicara akan mempersepsi ataupun mempengaruhinya dalam memberikan respon lanjutan. Dalam pembukaan, nada suara sangat menentukan, apakah formal-informal, optimis-pesimis, serius-santai, santai-tegang, dan sebagainya. 

Opening yang tidak tepat akan berakibat pada suasana yang defensif dengan respon yang seadanya, tidak alami dan kurang akurat. Apabila tidak merasa nyaman dengan interaksi pada saat opening, interviewee bisa saja kemudian menolak untuk melanjutkan wawancara.

Fungsi utama opening adalah untuk memotivasi baik interviewee maupun interviewer untuk dapat berkomunikasi secara terbuka, bebas, dan memberikan repon yang akurat. Opening yang baik akan terjadi dalam bentuk dialog dan bukan monolog, atau hanya satu pihak saja yang bicara.

Dalam opening, terdapat beberapa proses, yaitu :

1. Membangun Rapport
Rapport merupakan membangun situasi yang nyaman dan kondusif dalam hubungan antara interviewer dan interviewee sehingga terjalin rasa percaya dan itikad baik untuk terlibat dalam proses interviewee yang dijalani. Misalnya dengan mengobrol topik ringan tentang daerah asal atau alamat rumah, dll. Non verbal gesture juga penting dalam opening, seperti eye contact, jabat tangan, dll.

2. Orientasi pada Pihak Lain
Bagian ini pada umumnya menjadi hal kedua setelah terjalin rapport, yaitu dengan menjelaskan tujuan dilakukannya wawancara, bagaimana informasi yang disampaikan akan digunakan, apa manfaatnya, dll.

Dalam opening, proses antara rapport dan orientasi biasanya akan berjalan saling terkait. Pada akhir opening, kita akan menyadari sejumlah persamaan antara interviewer dan interviewee dan berhati-hatilah untuk hal tersebut. Opening yang tidak adekuat atau kurang tepat akan menciptakan masalah yang mengganggu selama proses wawancara berlangsung.

Teknik Opening

Berikut adalah beberapa teknik dalam melakukan opening :

• State the purpose : Buatlah pernyataan tentang tujuan dilakukannya wawancara
• Summarize problem : Teknik ini berguna manakala interviewee tidak menyadari masalah yang akan dibahas dalam wawancara. Intervewer dapat menyampaikan inti masalah yang akan dibahas
• Explain How A Problem was Discovered : Melalui teknik ini menjelaskan bagaimana suatu masalah bisa dideteksi dan siapa yang menemukan masalah tersebut. Jujur dalam menyampaikan sumber informasi yang didapat tanpa menyebabkan interviewee merasa dalam kondisi terancam
• Offer an Incentive or reward : tawarkan insentif atau reward
• Request for Advice or Assistance : tawarkan bantuan. Pastikan bantuan yang ditawarkan cukup jelas dan merupakan hal yang dibutuhkan.
• Refer to Known Position of The Interviewee : Teknik ini mengidentifikasikan posisi interviewee dalam kaitannya dengan isu atau masalah yang akan dibahas
• Refer to The Person Who Sent You To The Interviewee : Referal atau rujukan atau orang yang merekomendasi adalah hal yang baik untuk dapat di share dalam opening sehingga interviewee merasa yakin.
• Refer To Your Organization : kadangkala kita harus merefer diri kita dengan organisasi yang menjadi afiliasi untuk menumbuhkan rasa percaya pada interviewee
• Request A Specific Amount of Time : MIntalah waktu khusus untuk melakukan wawancara

Komunikasi non Verbal dalam Wawancara

• Ketuk pintu sebelum masuk ruangan
• Perhatikan penampilan. Berpakaian dan berpenampilan yang rapi sesuai dengan tujuan wawancara
• Berjabat tangan dengan firm / yakin tetapi tidak terlalu kuat
• Perhatikan respon non verbal yang ditampilkan lawan bicara

2. BODY

Dalam melakukan interview, panduan atau guideline sangatlah penting. Untuk melakukan wawancara yang lebih panjang, siapkan catatan untuk mencatat hal-hal penting sepanjang wawancara.

Interview Guide (Panduan Wawancara)

Dalam wawancara yang lebih formal, persiapkan segala hal terkait interview, termasuk jadwal dan juga panduan. Interview guide atau panduan wawancara disusun secara terstruktur berdasarkan topik, mulai dari hal umum hingga ke hal yang khusus.

Panduan wawancara disusun secara terstruktur berdasarkan topik. Panduan ini akan membantu interviewer dalam menggali informasi. Panduan wawancara berisi list topik dan tidak selalu dalam bentuk pertanyaan. Panduan ini juga akan membantu interviewer sehingga tidak lupa terhadap hal-hal yang ingin digali.

Interiew guide berupa outline sehingga penting untuk menyusun dari topik yang paling umum ke topik yang khusus.

Contoh :

I. Program yang dipilih

• a. Jurusan
• b. Major program
• c. Fakultas

II. Universitas di Indonesia

• a. Iklim kampus
• b. Pola mengajar
• c. Jadwal semester
• d. Mahasiswa

III. Persyaratan

• a. Bahasa
• b. Latar belakang akademisi
• c. Beban belajar

IV. Biaya

• a. Biaya transportasi
• b. Biaya SKS

Interview schedule (Jadwal Wawancara)

Dalam menyusun interview guide, interviewer dapat menyusun mengikuti 4 schedule berikut

1. A non Schedule Interview
Tidak ada pertanyaan yang dipersiapkan secara khusus melainkan hanya dalam bentuk list topik. Tipe ini akan baik digunakan untuk wawancara yang melibatkan informasi yang luas, interviewee dan level informasi yang diberikan berbeda, interviewee sangat sulit memberikan respon ataupun kurang mengingat informasi yang dibutuhkan ataupun waktu persiapan yang singkat.

Pada schedule interview ini, interviewer memiliki kebebasan dalam melakukan probing, serta menyesuaikan pertanyaan dengan situasi yang terjadi. Namun, pada Schedule interview ini membutuhkan kemampuan interview yang baik dan juga sulit diadaptasi antara interviewer satu dan lainnya. Interviewer juga akan sulit untuk mengontrol batasan waktu. Selain itu, berhati-hati terhadap interviewer bias, dimana interviewee menampilkan respon dengan cara dimana menurutnya interbiewer menginginkan respon tersebut daripada respon yang sebenarnya.

2. A moderately Scheduled Interview
Pada jenis ini memuat seluruh pertanyaan utama dengan probing yang mungkin dilakukan dari setiap pertanyaan. Seperti halnya pada non scheduled interview, pada scheduled ini memungkinkan untuk dilakukan probing dan diadaptasi untuk interviewee lainnya. Selain itu, panduan yang masih cukup terstruktur sehingga memungkinkan dilakukan replikasi. Model ini biasanya banyak digunakan pada interview jurnalis, medis, rekrutmen, pengacara, kepolisian, dan asuransi.

3. A highly scheduled Interview
Dalam interview guide memuat seluruh pertanyaan dalam bentuk kalimat tanya yang lengkap dan detail. Lebih mudah untuk digunakan oleh lebih banyak interviewer karena sudah sangat terperinci, dan membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam mengadministrasikannya. Tidak memungkinkan untuk adaptasi dan fleksibiilitas. Probing yang akan dilakukan juga haruslah terencana.

4. A highly scheduled Standardized Interview
Seluruh pertanyaan dan pilihan jawaban telah ditentukan dalam interview guide untuk seluruh interviewer. Responden tidak memiliki kesempatan untk menjelaskan, ataupun menguraikan jawabannya.

5. Combine of Schedules
Mengkombinasikan berbagai interview schedule yang ada.

3. CLOSING

Memiliki 3 fungsi utama, yaitu :

1. Merupakan sinyal pengakhiran wawancara namun bukan untuk mengakhiri hubungan / relasi yang telah terjalin.
2. Dapat berfungsi untuk mengekspresikan dukungan ataupun apresiasi serta membawa hubungan interviewer – interviewee menjadi bentuk hubungan pertemanan lainnya.
3. Untuk menyimpulkan atas informasi apa saja yang telah didapat atau topik apa saja yang telah dibahas.

Sekian artikel tentang Tahapan dan Struktur dalam Wawancara Secara Umum.