Analisa Kebutuhan Pelatihan (Training) Menurut Ahli + Contoh

Blog Psikologi - Analisa Kebutuhan Pelatihan (Training) Menurut Ahli + Contoh - Artikel ini membahas tentang inti analisis pelatihan dan pendekatan sistematis pelatihan, cara memulai identifikasi kebutuhan pelatihan, penilaian kebutuhan pelatihan, daftar periksa kebutuhan pelatihan, model tindakan.

A. Sasaran Pembelajaran

1. Menyiapkan dan menyetujui rencana penelitian untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan saat ini dan masa mendatang pada level organisasi, departemen atau kelompok kerja.
2. Memilih dan menggunakan seperangkat metode pengumpulan informasi sehingga kebutuhan pelatihan yang diidentifikasi andal, dalam batasan waktu dan biaya yang ditetapkan.
3. Menerapkan teknik praktiks untuk menganalisis informasi dan data untuk mengidentifikasi kebutuhan dan menentukan prioritas.
4. Menggunakan kerangka tersetruktur untuk mengembangkan dan membuat rencana garis besar untuk mendapatkan solusi pelatihan yang diusulkan.
5. Mendapatkan tanggapan formal ataupun informal melalui laporan tertulis dan presentasi sehingga rekomendasi yang diajukan bisa disetujui.

B. Inti Analisis Pelatihan dan Pendekatan Sistematis Pelatihan

Inti analisis kebutuhan

1. Memindahi penghalang untuk mencapai sasaran
2. Mengidentifikasi gejala (symptom)
3. Mengumpulkan bukti
4. Menganalisis penyebab kegagalan kinerja sumber daya manusia
5. Menyepakati kebutuhan pelatihan dengan manajemen operasional

Pendekatan sistematis pelatihan

Untuk meletakkan proses identifikasi kebutuhan pelatihan pada konteks yang lebih luas, pertama-tama kita akan menggali model pendekatan sistematis pelatihan. Pendekatan ini sudah lama digunakan untuk menghasilkan pelatihan bermutu tinggi.

1. Mengenali faktor pendorong perubahan

• Faktor ini selalu ada dan berdampak pada pelatihan
• Faktor pendorong tersebut mencakup perubahan pada staf dan kinerjanya, metode dan teknologi baru, perubahan sistem dan prosedur, pengembangan organisasi.
• Orang tidak menyukai perubahan dan dampaknya. Pelatihan memiliki peran untuk membantu orang menghadapi perubahan tersebut dan mengurangi dampak negatif yang ditakutkan.
• Tanpa pelatihan, akan gagal membuahkan hasil yang diinginkan.

2. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan

• Kebutuhan pelatihan apa yang terkait dengan perubahan yang berhasil ?
• Apakah kebutuhan pelatihan dikaitkan dengan kebutuhan karyawan dan organisasinya ?

3. Menganalisis fungsi pekerjaan

• Kompetensi apa yang diperlukan seseorang untuk melaksanakan pekerjaan ini
• Standar kinerja apa yang menunjukkan keberhasilan ?
• Kelompok orang mana yang terlibat ?
• Bagaimana kesesuaian orang ini dan pekerjaannya dengan konteks organisasi
• Apakah semua orang tersebut memiliki kebutuhan pelatihan yang sama ?

4. Menetapkan sasaran pelatihan

• Tulisan dengan jelas sasaran pelatihan bagi masing-masing kelompok peserta pelatihan.
• Apa yang perlu mereka lakukan, dan untuk memenuhi standar apa ?

5. Menyeleksi peserta pelatihan

• Kaji kembali kelompok yang mungkin bisa dijadikan peserta pelatihan
• Identifikasi karakteristik yang mungkin berdampak pada pilihan metode
• Jika proses pembelajaran dalam pelatihan yang akan dilakukan memerlukan persyaratan tertentu ,buat prosedur nominasi/seleksi.

6. Mendesain pelatihan

• Identifikasi isi
• Pengetahuan dan kemampuan apa yang harus dimiliki untuk mendapatkan kompetensi dalam pekerjaan
• Petakan proses pembelajaran yang seimbang dan efektif.
• Susun informasi dalam struktur dan urutan yang logis.
• Metode dan media apa yang tersedia untuk mendengung pembelajaran yang diperlukan oleh peserta pelatihan ?
• Kapan dan dimana proses pembelajaran harus dilakukan ?
• Siapa yang akan membantu peserta pelatihan dalam belajar ?

7. Memfasilitasi pelatihan

• Menyelenggarakan acara pelatihan
• Mengembangkan peserta pelatihan sampai ke tingkat keterampilan yang dipersyaratkan
• Memberi dorongan dan umpan balik kepada peserta pelatihan

8. Mengukur hasil

• Apakah acara pembelajaran telah memenuhi sasaran yang ditetapkan?
• Apakah peserta pelatihan telah menerapkan hasil pembelajarannya di tempat kerja?
• Apakah saat ini peserta pelatihan telah memenuhi persyaratan untuk pekerjaannya?
• Apakah peserta pelatihan diberi dukungan yang memadai untuk menerapkan hasil pembelajarannya di tempat kerja.
• Apakah peserta pelatihan telah dinilai dan bisa dikategorikan kompeten dalam pekerjaannya ?
• Identifikasi kelemahan yang terkait – lakukan modifikasi dan perbaiki

Butir kegiatan : renungkan pertanyaan-pertanyaan berikut ini

• Apakah anda paham betul semua tahapan yang dijelaskan di atas ?
• Apakah anda kompeten untuk melaksanakan masing-masing tahapan tersebut?
• Pada bidang mana anda perlu mendapatkan nasehat / atau pengembangan lebih jauh?

C. Penilaian Kebutuhan Pelatihan

Penilaian Kebutuhan Pelatihan harus :

• Dilaksanakan berdasarkan pernyataan sasaran organisasi atau departemen yang realistis
• Dimulai dengan efektivitas dalam bidang pekerjaan utama organisasi
• Mencakup semua level personel
• Mengidentifikasi sasaran yang tidak terpenuhi atau beresiko tidak terpenuhi
• Mengidentifikasi kesenjangan kompetensi (pengetahuan, keterampilan atau pengetahuan) yang menghalangi pencapaian sasaran bisnis.

Apa saja yang harus dicakup dalam analisis kebutuhan pelatihan ?

• Proses mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bisa sangat menyulitkan jika pelaku identifikasi bergerak terlalu jauh atau terlalu mendalam. Individu harus memiliki pemikiran yang jelas mengenai yang dilakukan dan juga harus bisa menjelaskan kepada orang lain yang mungkin memiliki harapan berbeda dengan hasil pelatihan yang ditetapkan.
• Penjelasan matriks

a. Kebutuhan organisasi
Kelemahan umum apa yang dimiliki keseluruhan atau bagian dari organisasi yang mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi ?

b. Kebutuhan pekerjaan
Pengetahuan, keterampilan, dan sikap apa yang dibutuhkan untuk menjalankan peran dalam pekerjaan ini ?

c. Kebutuhan Individu
Kinerja dalam pekerjaan. Tuntutan kinerja ini bukan hanya kinerja yang segera dibutuhkan, melainkan juga mencakup tanggung jawab baru atau perubahan tanggung jawab. (tuntutan kinerja biasanya diidentifikasi melalui penilaian karya atau sistem penilaian)

d. Kebutuhan residual
Kebutuhan yang telah ada beberapa waktu (misalnya karena pada waktu yang lalu terjadi perubahan sistem, namun tidak ada atau hanya sedikit pelatihan). Kekurangan keterampilan apa yang tidak dikenali atau kurang dikembangkan.

e. Kebutuhan masa depan

1. Pengetahuan, keterampilan, sikap untuk tugas dan sasaran baru atau yang sudah ada.
2. Keterampilan khusus yang dibutuhkan untuk mengimplementasi perubahan ; keterampilan manajemen perubahan
3. Keterampilan yang mungkin diperlukan jika perubahan yang diinginkan terjadi

Butir kegiatan

Putar kembali ingatan pada karier anda di masa lalu (baik pada perusahaan saat ini maupun pada perusahaan sebelumnya). Apakah anda bisa mengidentifikasi contoh dari semua jenis dalam matriks berdasarkan pengalaman masa lampau anda ?

Berikut ini pemancing ingatan untuk membantu mengidentifikasi atau mengingat kembali kebutuhan pelatihan berdasarkan masing-masing katergori di atas :

1. Kebutuhan keterampilan teknis
Keterampilan yang dibutuhkan untuk mengoperasikan peralatan, mengikuti prosedur yang kompleks atau menggunakan p erangkat lunak komputer untuk menjalankan tugas lama atau tugas baru.

2. Kebutuhan perubahan budaya
Falsafah atau gaya kepemimpinan yang baru. Teknik dan keterampilan peningkatan berkelanjutan, sikap dan perilaku untuk peningkatan mutu, kesadaran pentingnya pelanggan internal dan sebagainya.

3. Keterampilan lunak (Soft Skill)
Keterampilan lunak diantaranya adalah membina anak buah untuk manajer atau supervisor, keterampilan wawancara penilaian karya, kerjasama dalam tim, presentasi penjualan dan keterampilan menangani keberatan.

4. Keterampilan pelatihan
Keterampilan pelatih diantaranya adalah keterampilan untuk menjadi pelatih di tempat kerja sebagai teknisi atau pegawai kantor. Memperbaharui keterampilan pelatih yang telah berpengalaman dengan keterampilan tingkat lanjutan untuk pembelajar dewasa.

Memulai proses - cara mengidentifikasi kebutuhan pelatihan

Butir kegiatan

Gunakan daftar periksa berikut ini untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan anda. Apakah organisasi anda mengidap gejala seperti ini ?

Daftar periksa 50 gejala masalah organisasi

1. Keluhan pelanggan
2. Penundaan karena kekeliruan dan kesalahan
3. Terlalu banyak waktu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau bagia pekerjaan
4. Hasil yang rendah
5. Terlalu banyak ketidakhadiran atau keterlambatan
6. Terlalu banyak karyawan yang ingin cuti
7. Angka keluar masuk (turnover) karyawan yang tinggi
8. Frekuensi kecelakaan yang tinggi
9. Biaya pemeliharaan yang tinggi
10. Penyempitan (bottleneck) pada alur produksi
11. Pekerjaan kertas (paperwork) dan prosedur yang lamban
12. Kekeliruan karena instruksi yang tidak jelas
13. Komunikasi secara umum yang buruk
14. Pengabdian terhadap peraturan keselamatan
15. Kegagalan menggunakan peralatan keselamatan
16. Mengabaikan luka-luka kecil
17. Tempat kerja yang jorok
18. Pengabaian terhadap peraturan perusahaan
19. Informasi yang tidak memadai mengenai organisasi dan kebijakan perusahaan
20. Penggunaan alat di tempat kerja yang berlebihan
21. Kesulitan menguasai peralatan baru
22. Kemajuan yang lamban untuk mencapai standar kualitas dan kuantitas untuk karyawan baru
23. Tidak adanya fleksibilitas di tempat kerja
24. Terlalu banyak sisa dan buangan atau pekerjaan yang harus dilakukan ulang
25. Spesifikasi tidak diikuti
26. Pemanfaatan mesin dan peralatan secara buruk
27. Terlalu banyak perselisihan
28. Masalah perekrutan
29. Karyawan tidak berminat pada pekerjaannya
30. Kekeliruan karena pengukuran yang ceroboh
31. Standar kualitas tidak terpenuhi
32. Gagal untuk mewujudkan pentingnya pekerjaan sampingan
33. Pengelolaan teritori yang buruk
34. Kepemimpinan yang tidak memadai
35. Kesulitan keuangan
36. Peran individu yang tidak jelas
37. Delegasi yang tidak efektif
38. Komitmen manajemen senior yang lemah
39. Politik internal
40. Gagal memenuhi persyaratan legal
41. Sasaran operasional yang objektif
42. Manajemen krisis
43. Terlalu banyak pekerjaan kertas (paperwork)
44. Semangat kerja karyawan yang rendah
45. Sistem yang ketinggalan zaman
46. Penentangan terhadap perubahan
47. Perencanaan perusahaan lebih berorientasi pada pekerjaan ketimbang orang
48. Perselisihan industrial, misalnya masalah peraturan kerja
49. Pengguna terus-menerus mengubah spesifikasi selama pelaksanaan proyek
50. Pengaruh politik berdampak terlalu tinggi pada seleksi peserta pelatihan dan pengendalian anggaran

Butir kegiatan

Gunakan 20 pertanyaan berikut ini untuk mengidentifikasi apakah organisasi anda memiliki kebutuhan pelatihan.

Daftar periksa kebutuhan pelatihan

1. Apakah bisnis anda meningkat atau menurun ?
2. Apakah bisnis anda berjalan begitu saja seperti air mengalir dari hari ke hari tanpa ada rencana yang jelas untuk beberapa tahun mendatang ?
3. Apakah anda merencanakan untuk melakukan ekspansi bisnis ?
4. Apakah anda harus mendapatkan bagian pasar yang lebih besar ?
5. Apakah anda kehilangan bisnis karena direbut pesaing ?
6. Apakah dalam organisasi anda terdapat perubahan struktur yang mengakibatkan perubahan uraian pekerjaan ?
7. Apakah tim penjualan anda gagal meningkatkan penjualan dan bertindak sebagai penerima order ketimbang sebagai penjual ?
8. Apakah anda ingin mengubah lebih banyak permintaan informasi menjadi pesanan ?
9. Apakah sikap dan kinerja beberapa karyawan anda membuat anda prihatin ?
10. Apakah keluhan dari pelanggan terlalu tinggi ?
11. Apakah angka keluar masuk (turnover), ketidakhadiran, atau sakit karyawan anda tinggi ?
12. Apakah beberapa orang yang anda rekrut saat ini kesulitan untuk menunjukkan potensi yang dimilikinya ?
13. Apakah orang yang anda promosikan harus bersusah payah untuk mencapai kompetensi yang dibutuhkan pada tingkatan yang lebih tinggi ?
14. Apakah tidak terdapat arah dan pengendalian perencanaan oleh manajemen ?
15. Apakah terdapat masalah komunikasi antara orang kunci dan departemen kunci?
16. Apakah anda memiliki cukup cadangan jika salah satu staf utama anda pergi atau sakit dalam jangka waktu lama ?
17. Apakah anda merasa terjebak dari krisis yang satu ke krisis yang lain, terus dan terus lagi ?
18. Apakah staf anda sering mengeluh mengenai tidak memadainya waktu untuk melaksanakan pekerjaan mereka ?
19. Apakah anda kehilangan begitu banyak orang hebat (high, fliens) yang pindah ke organisasi lain ?
20. Apakah anda memiliki begitu banyak buangan atau kerusakan ?

Jika anda memberi jawaban “ya” pada lima atau lebih dari pertanyaan tersebut, kemungkinan organisasi anda membutuhkan pelatihan untuk memecahkan masalah tersebut.

Dalam upaya mengembangkan analisis kebutuhan pelatihan dalam kelompok kerja tertentu, Minar (dalam Munandar, 2001) menyarankan untuk menggunakan check list berikut.

1. Apakah keluar masuknya karyawan sangat tinggi ?
2. Apakah sangat banyak terjadi kecelakaan ?
3. Apakah angka kemangkiran terlalu tinggi ?
4. Apakah keluhan sering diajukan ?
5. Apakah banyak dilakukan tindakan disiplin ?
6. Apakah produksi sedang tidak tepat waktu ?
7. Apakah sering timbul hambatan dalam produksi ?
8. Apakah standar kendali mutu terlaksana tanpa biaya terlalu tinggi ?
9. Apakah jelas tampak adanya praktik manajemen yang tidak baik ?
10. Apakah ada masalah dalam komunikasi ?
11. Apakah sering terjadi konflik antarpribadi ?
12. Apakah penyeliaannya efektif ?
13. Apakah sasarannya diketahui dan dipahami ?
14. Apakah soal surat menyurat dilaksanakan tepat waktu ?
15. Apakah para penyelia menggunakan staf ahlinya secara efektif ?

Model tindakan

Mengidentifikasi proses pelatihan selalu menjadi proyek yang penting untuk dilakukan. Proses ini harus membuahkan hasil dari keberhasilannya harus bisa diukur. Berikut ini model untuk melakukan perencanaan dan pengendalian. Dengan menerapkan model ini bisa memastikan bahwa semua tahapan utama dilakukan. Pada bagian ini, kami akan memperkenalkan model tersebut dan membahasnya lebih rinci pada bagian berikutnya.

Model enam langkah untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan

1. Organisasikan dan rencanakan

• Identifikasi lingkup studi identifikasi kebutuhan pelatihan
• Tentukan prioritas, tahapan utama, dan kriteria keberhasilan dalam dokumen kerangka acuan anda.
• Buat rencana proyek penelitian analisis kebutuhan pelatihan dan persiapan untuk melakukan perubahan penyesuaian.
• Dapatkan kesepakatan mengenai harapan terhadap proyek tersebut.
• Buat daftar tindakan yang harus dilakukan dan berapa lama untuk melakukannya berikut dengan perkembangan setiap tahapan utama.

2. Kumpulkan informasi

• Lakukan pengumpulan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan menggunakan berbagai metode.
• Identifikasi gejala dan penyebab masalah melalui survei terstruktur.
• Dapatkan komitmen dari manajer operasional dan lini.
• Dorong dan kembangkan kerjasama dan kepercayaan.
• Dapatkan dukungan dan komitmen dengan melibatkan secara aktif manajer lini.

3. Tentukan masalah dan prioritasnya

• Buat daftar masalah, kategorisasi, dan tentukan prioritasnya.
• Olah dan analisis data untuk mengidentifikasi isu.
• Tentukan prioritas isu berdasarkan tingkat signifkansi,dampak dan urutannya. d. Tentukan metode untuk menentukan prioritas.
• Instruksikan atau dorong manajer yang terkait untuk membuat pilihan prioritas
• Tetap fleksibel untuk meninjau kemajuan dengan manajer senor sesuai kebutuhan.
• Tentukan kebutuhan pelatihan, baik dari segi kebutuhan bisnis maupun kebutuhan karyawan sebagai individu.

4. Kembangkan garis besar solusi

• Dorong untuk mendapatkan masukan kreatif dari tim pelatihan.
• Pertimbangkan kendala-kendala operasional
• Buat komitmen untuk membuat kerangka sederhana dalam membuat solusi di atas kertas
• Perkenalkan solusi di atas kertas tersebut sebagai dokumen untuk diskusi informal.
• Diskusikan dengan manajer operasional/lini dan ubah, sesuaikan atau tulis kembali dokumen tersebut.

5. Tinjau kembali dan diskusikan dengan manajer senior terkait

• Finalisasi isu umum
• Konfirmasikan kesepakatan mengenai prioritas
• Pastikan bahwa manajer yang terkena dampak oleh kebutuhan prioritas yang rendah diberi informasi
• Pastikan bahwa tindakan manajemen yang terkait terhubungkan satu sama lain untuk bisa melakukan implementasi yang terkoordinasi.
• Perhatikan sampai ke hal-hal yang rinci.

6. Serahkan laporan final kepada manajer senior yang bertanggung jawab pada analisis kebutuhan pelatihan. Dokumen penting ini harus diterima oleh semua. Oleh karena itu :

• Pastikan tidak ada bahan baru yang dimasukkan tanpa dilihat terlebih dahulu oleh orang yang memiliki kebutuhan pelatihan
• Tidak ada manajaer yang terkejut oleh segala hal yang berdampak pada dirinya secara langsung
• Laporan tersebut harus secara jelas mengidentifikasi fungsi pelatihan untuk membantu orang dalam organisasi dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditentukan
• Laporan final harus menjadi kontrak antara bagian pelatihan dan organisasi.

Butir kegiatan

Pertimbangkan masing-masing enam langkah berikut :

1. Apakah menurut anda mudah untuk menjalankan keenam langkah tersebut ?
2. Apakah anda terbantu dalam melakukan proseds analisis kebutuhan pelatihan dengan mengikuti model enam langkah tersebut ?

Mengorganisasikan dan merencanakan penelitian kebutuhan pelatihan

Ada tiga aspek utama yag perlu dipertimbangkan sebelum anda mulai kegiatan. Ketiga aspek tersebut adalah :

1. Kerangka acuan
2. Sumber daya yang tersedia
3. Dokumentasi pelatihan saat ini

Ad) 1. Membuat kerangka acuan

Sebelum diskusi pendahuluan dengan klien, harus ditetapkan terlebih dahulu butir-butir berikut ini :

a. Latar belakang
Latar belakang berfungsi untuk memberi tahu pihak yang belum tahu mengenai alasan dilaksanakannya proyek analisis kebutuhan pelatihan.

b. Maksud proyek kebutuhan pelatihan
Ini merupakan tujuan atau maksud dari pelaksanaan proyek yang disepakati antara klien atau sponsor dengan manajer proyek.

c. Klien
Orang atau posisi dalam organisasi yang akan menerima hasil proyek.

d. Tim proyek
Nama manajer dan anggota tim proyek. Untuk proyek pada organisasi yang besar atau untuk klien eksternal, latar belakang dan kualifikasi manajer dan anggota tim juga perlu dicantumkan.

e. Lingkup
Menentukan cakupan bidang proyek kebutuhan pelatihan dan menetapkan hasilnya. Lingkup juga menetapkan wewenang dan batasan yang diberikan kepada manajer proyek.

f. Anggaran
Jumlah uang yang dialokasikan untuk proyek dan batasan mengenai besarnya uang yang bisa dibelanjakan. Anggaran juga bisa menetapkan besarnya uang yang bisa dibelanjakan oleh penanngung jawab tanpa minta persetujuan atasan.

g. Konsultasi
Orang atau organisasi yang harus atau sebaliknya dijadikan konsultan oleh manajer proyek untuk mendapatkan informasi atau jasanya. Untuk berkonsultasi dengan orang atau organisasi yang tidak tercantum dalam term of reference, manajer proyek harus meminta izin dari manajer penanggung jawab.

h. Metodologi
Metodologi akan digunakan oleh manajer untuk melaksanakan proyek kebutuhan pelatihan. Metodologi ini bisa mencakup deskripsi aktivitas dan sumber daya utama. Kerincian metode ini akan berlangsung pada besar dan lingkup proyek.

i. Skala waktu
Perencanaan proyek yang menunjukkan kapan berbagai aktivitas akan diselesaikan dan kapan masing-masing tahapan utama akan dicapai. Seperti metodologi, kerincian skala waktu ini akan bergantung pada besar dan lingkup proyek.

j. Manajemen
Bagian ini berisi struktur manajemen proyek kebutuhan pelatihan. Bagian ini bukan hanya menampilkan struktur organisasi tim proyek, melainkan juga kelompok pengarauh (steering group) atau panitia kerja yang dibentuk untuk proyek tersebut. Orang dalam organisasi yang memiliki tanggung jawab manajerial untuk proyek tersebut juga harus disertakan.

k. Pelaporan
Frekuensi dan metode pelaporan kemajuan proyek. Bagian ini bukan hanya mencakup laporan tertulis, melainkan juga mencakup rapat dan presentasi.

Butir kegiatan

Pada saat menyusun kerangka acuan, tanyakan kepada diri sendiri (dan klien utama) pertanyaan berikut ini :

Prioritas

1. Apa yang menjadi perhatian utama manajemen senior ?
2. Apakah kebutuhan pelatihan ini akan memfokuskan pada pencapaian peningkatan dalam tujuan utama organisasi ?
3. Apakah mungkin kebutuhan yang berhasil diidentifikasi menyebabkan manajemen mengubah prioritasnya ?

Fokus

1. Apakah studi ini akan mencakup kemampuan organisasi untuk mencapai keseluruhan misi dan sasaran bisnis utamanya ?
2. Apakah sebaiknya studi ini dikonsentrasikan pada prioritas utama saja ?
3. Kapan studi ini harus diselesaikan ?
4. Apakah ada tahapan penting yang harus dipenuhi selama pelaksanaan proyek?

Lingkup

1. Apakah studi ini akan mencakup sebagian atau seluruh departemen ?
2. Apakah studi ini akan mencakup kebutuhan pelatihan pada departemen terkait atau hanya departemen yang telah ditentukan ?

Kemendalaman

Apakah studi ini akan mencakup :

1. Isu organisasional, seperti budaya, mutu, kepekaan terhadap pelanggan, kerja sama tim, kompetensi, dan proses peningkatan berkelanjutan ?
2. Kebutuhan pekerjaan yang kemungkinan mensyaratkan analisis untuk mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan atau sikap yang diperlukan pada pekerjaan tersebut.
3. Kebutuhan individu yang memerlukan informasi dari assessment center, manajemen kinerja dan laporan penilaian karya dan atau sistem pengembangan karier ?

Keluasan

1. Apakah studi ini akan mencakup kebutuhan residual, saat ini, dan masa mendatang?

Peserta

1. Apakah peserta secara pribadi perlu diajak berkonsultasi dan diwawancarai selama studi ?

Ad) 2. Sumber daya apa yang tersedia ?

Ada kecenderungan kita mengabaikan besarnya sumber daya yang kita perlukan untuk menyelesaikan analisis kebutuhan pelatihan. Namun, terbatasnya sumber daya kemungkinan akan memaksa anda untuk memikirkan kembali lingkup studi yang akan anda lakukan.

Kebutuhan waktu
Beberapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua aktivitas dalam hal ini?

Anggaran

• Berapa besar dana yang tersedia ? (anggaran ini harus mencakup biaya untuk konsultan, serta pengeluaran perjalanan dan publikasi)
• Apakah akan menghitung waktu yang digunakan oleh semua peserta tim sebagai biaya ?

Personel

• Apakah anda memiliki ahli dari dalam perusahaan yang diperlukan ?
• Apakah anda membutuhkan dukungan ahli atau tenaga dari luar perusahaan?
• Apakah ahli dari luar perusahaan memiliki kredibilitas yang lebih baik ?
• Pendukung administrasi apa yang diperlukan / tersedia ?

Ad) 3. Pengkajian dokumen pelatihan saat ini

Dokumen pelatihan yang ada saat ini mungkin bisa membantu studi anda. Mungkin diantara dokumen tersebut bisa diperbaharui sebagai bagian dari analisis anda :

Kebijakan pelatihan
Kebijakan pelatihan saat ini perlu ditinjau dan dipertimbangkan

Rencana dan anggaran pelatihan
Sistem pelatihan yang ada saat ini perlu dianalisis.

Laporan analisis kebutuhan pelatihan sebelumnya

• Laporan ini memberi gambaran mengenai kebutuhan residual
• Apakah semua kebutuhan pelatihan sudah dilaksanakan programnya ?

Jika belum, mengapa ?

Dokumentasi organisasi. Apakah relevan dan mutakhir ? Contohnya mencakup :

• Kerangka kompetensi
• Uraian pekerjaan
• Profil peran
• Spesifikasi orang
• Laporan penilaian karya
• Peramalan tenaga kerja dan sebagainya

Rancangan dan Implementasi Survei

Secara teori, kita bisa membereskan semua persoalan. Namun, dalam praktik, meneliti kinerja bisnis semua departemen dan semua anggota tim sangatlah tidak praktis. Faktor yang harus dipertimbangkan ketika menentukan ukuran survei kita adalah :

1. Ukuran organisasi
2. Jumlah departemen, bagian, dan tim
3. Luasnya bidang dan sasaran bisnis
4. Sumber daya yang tersedia untuk survei
5. Tingkat gangguan yang bisa dirterima organisasi
6. Keragaman dan kekuatan faktor perubahan yang berdampak pada organisasi

Ada dua fase utama yang menonjol :

1. Persiapan dan analisis
2. Pengumpulan informasi

Butir kegiatan

Seberapa pahamkah anda dengan langkah-langkah dalam fase berikut ini ? ke manakah anda akan mencari bantuan, informasi atau saran tambahan ?

1. Persiapan dan analisis
2. Kerangka acuan
3. Studi data standar
4. Menyeleksi bidang kunci/utama untuk diteliti lebih lanjut
5. Merancang instrumen wawancara
6. Memvalidasi rancangan suveri
7. Menentukan fokus bidang kunci/utama
8. Penangkapan dan analisis gejala
9. Identifikasi kebutuhan pelatihan
10. Pengumpulan informasi
11. Kajian awal bersama personel kunci
12. Melaksanakan wawancara terstruktur
13. Melaksanakan konferensi kelompok kecil
14. Melaksanakan wawancara telepon
15. Alat investigasi tambahan

Memilih antara wawancara bebas dengan wawancara terstruktur

Wawancara bebas biasanya :

• Orang yang diwawancarai dan pewawancara bisa saling mengendalikan jalannya wawancara
• Wawancara biasanya meliputi cakupan topik yang luas
• Jalannya wawancara tidak teratur dan runtut
• Sulit untuk mengikat atau mencatat jalannya dan isi wawancara
• Hampir tidak mungkin untuk melakukan pengecekan silang informasi

Wawancara terstruktur biasanya :

• Pewawancara menggiring individu yang diwawancarai mengikuti agenda yang telah ditetapkan sebelumnya
• Penyampaian pertanyaan teratur dan berurut
• Bentuk catatan telah ditetapkan sebelumnha
• Perujukan silang dan analisis lebih mudah dilakukan
• Topik tambahan bisa dicakup pada bagian lain yang telah disediakan

Biasanya, wawancara terstruktur menjadi alat survey yang paling efektif dan ekonomis. Dibandingkan alat lain, wawancara tersturktur lebih kredibel. Setelah melakukan pekerjaan awal (misalnya dengan membaca),anda sudah bisa menentukan isu di sekitar bidang utama yang perlu diteliti. Cara ini memungkinkan anda untuk merancang performa yang berfungsi sebagai instrumen untuk menyusun kuesioner wawancara. Akan sangat bermanfaat apabila anda menguji terlebih dahulu daftar pertanyaan wawancara kepada orang tertentu. Uji coba semacam ini memungkinkan anda untuk menghilangkan beragai kesulitan serta meluruskan pertanyaan yang membingungkan sebelum melakukan wawancara sebenarnya.

Sulit untuk menjawab berapa banyak wawancara yang harus dilakukan. Jika jumlah wawancara terlalu sedikit, bisa terjadi bias sampel. Apabila terlalu banyak, proyek ini akan memakan banyak waktu atapun biaya.

Apabila tidak tersedia cukup banyak waktu untuk wawancara tatap muka satu per satu, bisa sajak sekelompok pekerja yang memiliki peran sejenis dikumpulkan. Mereka diberi penjelasan dan diminta untuk mengisi kuesioner yang telah disediakan. Apabila ada yang tidak jelas bisa mengajukan pertanyaan di tempat. Metode ini kita sebut sebagai konferensi kelompok kecil. Wawancara telepon, konferensi video, kelompok diskusi e-mail merupakan cara pengumpulan informasi lain yang ekonomis.

Seperti apakah tampilan bahan wawancara terstruktur ?

Butir kegiatan

Perhatikan contoh sederhana yang diksajikan di bawah ini. Anda bisa mengubahnya sesuai kebutuhan organisasi anda.

Bentuk wawancara tersturktur

Pertanyaan pembuka mencakup :

• Nama manajer / anggota tim
• Nama jabatan
• Level/pangkat
• Nama pewawancara
• Tanggal wawancara

Sasaran

Sasaran dari survei ini adalah :

1. Menyepakati bahwa perubahan dalam lingkungan bisnis telah berdampak pada pekerjaan manajer dan staf dalam masing-masing fungsi
2. Menetukan rencana masa depan dan sasaran yang mempengaruhi manajer dan timnya
3. Menggali dampak perubahan saat ini dan maa mendatang
4. Menilai tuntutan metode kerja, keterampilan, pengetahuan, dan perilaku yang baru
5. Menetapkan prioritas, baik untuk saat ini maupun masa mendatang

Harap diperhatikan :

1. Maksud dan survei adalah menentukan tuntutan bisnis, bukan untuk meninjau laporan pelatihan terdahulu atau saat ini
2. Tinjauan terhadap pelatihan saat ini dibatasi hanya untuk menetapkan perubahan kebutuhan dari peserta program pelatihan saat ini untuk menyesuaikan dengan tuntutan ke depan.

Contoh A

1. Apa fungsi utama departemen anda ?

2a. Apa tujuan dan sasaran departemen anda ?

• Bagaimana defenisi sasaran tersebut dan seberapa jelas definisinya ?
• Siapa yang menetapkannya ?
• Seberapa realistis rencana dan target tersebut ?
• Mana yang menjadi prioritas ?
• Bagaimana prioritas tersebut disusun ?

2b.  kebutuhan apa yang bisa anda identifikasi yang muncul dari pertimbangan tersebut ?

3a. bagaimana kegiatan departemen diimplementasikan ?

• Seberapa jelas peran masing-masing individu dalam departemen ?
• Seberapa jelas pendefinisian pekerjaan yang ada ?
• Bagaimana standar kinerja ditetapkan ?
• Bagaimana dengan ukuran kinerjanya ?
• Apakah semua pekerjaan dalam departemen menarik ?
• Apakah dilakukan rotasi pekerjaan ?
• Apa yang menghalangi efisiensi operasi dalam departemen anda ?

3b. kebutuhan apa yang bisa anda identifikasi yang muncul dari pertimbangan tersebut ?

4a. bagaimana anda mempertahankan pengendalian yang efektif atas departemen anda ?

• Bagaimana anda mengumpulkan informasi ?
• Bagaimana informasi tersebut disajian kepada anda ?
• Bagaimana anda menyebarkan informasi tersebut ?
• Pembuatan keputusan anda didasarkan pada apa ?
• Seberapa intensif anda mendiskusikan keputusan dengan staf anda ?
• Seberapa jauh staf anda terlibat dalam pembuatan keputusan departemen ?
• Pada level mana anda mendelegasikan pembuatan keputusan ?

4b. bagaimana anda memelihara hubungan antar departemen ?
Dengan departemen mana anda memiliki hubungan paling erat ?
Apakah mereka memberi pelayanan yang memuaskan ?
Apakah anda mendapat keluhan dari departemen lain ?

4c. kebutuhan apa yang bisa anda identifikasi dari pertimbangan diatas?

5a. kontak apa yang telah anda miliki atau akan anda miliki dengan departemen atau organisasi lain ?

• Kontak dalam perusahaan ?
• Kontak dengan organisasi lain ?
• Kontak yang diinginkan ?

5b. kebutuhan apa yang bisa anda identifikasi dari pertimbangan tersebut ?

6a. bagaimana departemen anda akan dipengaruhi oleh perubahan dari bidang berikut pada dua belas bulan mendatang ?

• Teknologi baru
• Peralatan baru
• Produk / jasa
• Prosedur
• Peraturan
• Pergantian karyawan
• Perekrutan
• Perubahan pada departemen lain
• Perubahan-perubahan lain (tolong sebutkan)

6 b. bagaimana anda menghadapi perubahan tersebut dalam dua belas bulan mendatang ?

• Apakah anda memiliki perencanaan tenaga kerja ?
• Siapa yang melakukan apa, saat ini ?
• Siapa yang kompeten untuk menanangai pekerjaan tertentu dalam keadaan darurat ?
• Pengetahuan/keterampilan apa yang perlu dikuasai oleh karyawan keterampilan apa yang perlu dikuasai oleh karyawan anda untuk menghadapi perubahan pada dua belas bulan mendatang ?

6 c. perubahan apa yang telah anda hadapi dan atasi secara efektif dalam dua belas bulan terakhir ?

6 d. Kebutuhan apa yang berhasil anda diskusikan untuk menentukan pelatihan yang mungkin bisa membantu kebutuhan departemen ?

7. Bidang apa yang ingin anda diskusikan untuk menentukan pelatihan yang mungkin bisa membantu kebutuhan departemen ?

8. Dari semua kebutuhan tersebut, bisakah anda menyusun prioritas ?

Contoh B

1. Perubahan utama apa yang telah memiliki dampak signifikan pada manaer dan supervisor dalam pekerjaan ?

2. Apa rencana anda untuk bisnis/fungsi/bagian ?

• Untuk dua belas bulan mendatang
• Untuk dua hingga lima tahun mendatang ?

3. Perubahan besar lanjutan apa dalam bisnis/ operasi/ lingkungan atau pengembangan dari perubahan saat ini yang anda antisipasi ?

4. Bagaimana perubahan ini akan berdampak pada manajer ?

5. Apa dampak dari perubahan baru-baru ini pada kinerja manajerial ?

6. Apa kekuatan dan kelemahan yang telah tampak ?

7. Di masa depan, keterampilan/pengetahuan/sikap apa yang paling penting ?

8. Untuk posisi apa yang terutama manaernya membutuhkan pelatihan persiapan/pengalaman sebelumnya ?

9. Aspek apa dalam pekerjaan manajer tersebut yang paling sulit dilakukan ?

10. Mengapa beberapa aspek lebih sulit dibanding aspek yang lain ?

11. Tindakan apa yang akan membantu manajer mengatasi kesulitan ini dan memenuhi tantangan yang dihadapi ?

12. Apakah terdapat kebutuhan pelatihan yang menjadi prioritas ?

13. Apakah ada perubahan segera yang akan anda buat untuk manajemen ?

14. Apakah anda membuat perubahan proses pengembangan karier untuk manajer

15. Apakah anda memiliki komentar lain berkaitan dengan bentuk dan ketentuan (provisi) pelatihan manajemen dalam organisasi, baik untuk saat ini maupun untuk masa mendatang ?

Contoh C

(cocok untuk survei cepat dalam tim atau organisasi kecil)

1. Buat ringkasan mengenai sifat pekerjaan anda

2. Dari pekerjaan anda, aspek apa yang tampaknya paling sulit ?

3. Mengapa aspek tersebut lebih sulit dibandingkan aspek lain ?

4. Apa yang bisa membantu anda melakukan hal ini secara lebih efktif

5. Berapa orang yang menjadi tanggung jawab anda langsung ?

6. Kekuatan apa yang berhasil anda identifikasi dalam tim ?

7. Aspek pekerjaan apa yang tampaknya menjadi sumber kesulitan staf anda ?

8. Perubahan apa yang diperlukan oleh tim anda dalam dua tahun terakhir ?

9. Perubahan apa yang menurut prediksi anda diperlukan oleh tim anda dalam dua tahun mendatang ?

Kategorisasikan informasi

Setelah wawancara, kategorisasi informasi pada lembar kerja analisis kebutuhan pelatihan.

Gejala

Bukti yang dilandasi dengan dan rujukan silang ke data.

Masalah

Penyebab

• Kebutuhan pelatihan departemen dan kelompok dalam organisasi

Dampak

• Tuliskan dalam bentuk dampaknya pada sasaran bisnis
• Apabila mungkin, perhitungkan biayanya

Metode

• Untuk setiap kebutuhan pelatihan, buat rincian rencana tindakan pelatihan/pengembangan

Sasaran

• Kompetensi apa yang oleh peserta pelatihan bisa diterapkan di tempat kerja dan dengan standar apa ?

Biaya

• Cukup perkiraan biaya kasar

Manfaat yang diharapkan

• Perkiraan manfaat yang bisa diperoleh organisasi

Sekian artikel tentang Analisa Kebutuhan Pelatihan (Training) Menurut Ahli + Contoh.

Daftar Pustaka

• Davis, E. (2008). Ensiklopedi ‘The Art of Training and Development’ (9 Buku) (2008), Jakarta: Gramedia
• Munandar, A.S. (2001). Psikologi industri dan organisasi, Depok: UI Press
• Saks,M.A. & Haccoun, R.R. (2008), Managing performance through training and development, Fourth Edition, USA: Nelson Education Ltd.