Aliran Informasi dan Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli

c. Komunikasi horisontal, komunikasi ini terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputiindividu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah; memperbaiki koordinasi tugas; upaya pemecahan masalah; saling berbagi informasi; upaya memecahkan konflik; dan membina hubungan melalui kegiatan bersama.

d. Komunikasi lintas saluran, komunikasi ini muncul dari keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Empat aliran informasi yang telah disebutkan di atas merupakan komunikasi yang terdapat dalam organisasi. Dan ke empat aliran informasi tersebut juga terdapat dalam kegiatan employee relations.

(Ibid., hlm. 184. Sendjaja S. Djuarsa, Teori Komunkasi, Pusat penerbitan Universitas Terbuka, Jakarta, 2002, hlm. 4.5. Pace danFaules, op.cit.,hlm. 189. Djuarsa, op.cit.,hlm. 4.5)
1.1.1 Teori Birokrasi

Kata birokrasi mula-mula berasal dari kata legal-rasional.Organisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut; organisasi itu legal karena wewenangnya berasal dari seperangkat aturan, prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas.Organisasi yang ideal adalah birokrasi dimana aktifitas dan tujuan diturunkan secara rasional dan pembagian kerja disebutkan dengan jelas. Birokrasi didasarkan pada aturan yang rasional yang dapat dipakai untuk mendesain struktur organisasi yang efisien. Keahlian teknis dan evaluasi berdasarkan prestasi ditetapkan.

Birokrasi adalah sebuah modal organisasi normative yang menekankan struktur dalam organisasi. Unsur-unsur birokrasi masih banyak ditemukan di organisasi-organisasi modern yang lebih kompleks dari pada hubungan secara langsung tatap muka yang sederhana.
Adapun ciri-ciri suatu organisasi terbirokratisasikan yang ideal adalah :

1. Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan.
2. Tujuan atau rencana organisasi terbagi ke dalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan di antara berbagi jabatan sebagai kewajiban resmi.
3. Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan. Dimana seseorang diberikan kewenangan untuk melakukan tugas-tugas jabatan adalah ketika ia secara sah menduduki jabatannya.
4. Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut tatanan hirarkis. Hirarkisnya menunjukan pada setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya sendiri.
5. Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan dan fungsih-fungsih jabatan dalam organisasi.
6. Prosedurdalamorganisasibersifat formal dan impersonal yakini, peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang.
7. Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan dari bagian organisasi.
8. Angota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan
9. Pegawai dipilih untuk berkerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, ahli-ahli koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi
10. Meskipun perkerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan berdasarkan senioritas dan pestasi

Dari 10 (sepuluh) poin karakteristik teori birokrasi diatas dapat disederhanakan lagi menjadi enam, diantaranya sebagai berikut :

1. Pembagiankerja yang jelas.
2. Hirarki wewenang yang dirumuskan secara
3. Program rasional dalam pencapaian tujuan
4. Sistem prosedur bagi penanganan situasi
5. Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang
6. Hubungan-hubungan antarpribadi yang bersifat impersonal.

Fungsi teori birokrasi yang berkaitan dengan efisiensi karyawan dalam produktifitas adalah, sebagai berikut :

1. Spesialisasi yang memungkinkan
2. Struktur yang memberikan bentuk pada organisasi.
3. Keadaan dapat diramalkan dan stabilitas yang dapat dikerjakan.
4. Rasionalitas yang dapat

2.1.2   Teori Hubungan Manusia
Manusia sebagai anggota organisasi adalah merupakan inti organisasi social. Manusia terlibat dalam tingkah laku organisasi. Misalnya anggota organisasi yang memutuskan apa peranan yang akan dilakukannya dan bagaimana melakukannya. Tanpa manusia organisasi tidak akan ada. Oleh karena itu faktor manusia dalam organisasi haruslah mendapat perhatian dan tidak dapat diabaikan seperti halnya dalam teori klasik.

Teori hubungan manusia ini menekankan pada pentingnya individu dan hubungan social dalam kehidupan organisasi.Teori ini menyarankan strategi peningkatan dan penyempurnaan organisasi dengan meningkatkan kepuasan anggota organisasi dan menciptakan organisasi yang dapat membantu individu mengembangkan potensinya. Dengan meningkatkan kepuasan kerja dan mengarahkan aktualisasi diri pekerja, akan mempertinggi motivasi bekerja sehingga akan dapat meningkatkan produksi organisasi.

Teori hubungan manusia ini diperkenalkan pada tahun 1930-an yang dipelopori oleh Barnard 1939, Mayo 1933, Roethlisherger dan Dichson 1939.

Teori hubungan manusia sanggup bersaing secara efektif dengan teori klasik dan membuat kelogisannya secara luas melalui bukti-bukti yang diberikan melalui eksperimen yang dilakukan Mayo, Rothlisherger dan Dickson.

Komunikasi akan selalu terjadi dalam setiap kegiatan organisasi dengan tujuan salin pengertian dan kerjasama pada setiap anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. (Muhammad, 2002:67).
Jefkins (1993:172) menjelaskan : Komunikasi organisasi menurut Goldhaber didefinisikan sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang saling berubah-ubah.

2.2.1Komunikasi Organisasi
Organisasi tidak mungkin berada tanpa komunikasi. Apabila tidak ada komunikasi, para pegawai tidak dapat mengetahui apa yang dilakukan rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi, dan para penyedia tidak dapat memberikan instruksi, koordinasi kerja tidak mungkin dilakukan, dan organisasi akan runtuh karena ketiadaan komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi dalam organisasi memiliki peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi.

Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Komunikasi dalam organisasi dapat menentukan jalannya proses suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

“Komunikasi adalah darah kehidupan yang mengalir dalam organisasi. Komunikasi meliputi seluruh kegiatan dalam organisasi yang dapat menghasilkan alat kerja yang penting di mana akan timbul saling pengertian serta kerjasama di antara anggota organisasi”.

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan pertunjukkan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan interaksi antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah proses yang berhubungan dengan aliran informasi.

   Aliran informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada gilirannya akan berpengaruh pada aliran informasi. Tantangan dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi keseluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Untuk menjalankan dan mencapai tujuan tersebut maka dalam organisasi terdapat empat arah formal aliran informasi dalam organisasi. Keempat aliran informasi itu adalah:
a. Komunikasi ke bawah, yaitu dalam sebuah organisasi bahwa informal mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen.

Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah; pemberian atau penyampaian intruksi kerja (job instruction); penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan (job retionnale); penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices); pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
b. Komunikasi ke atas, dalam sebuah organisasi bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Semua karyawan dalam perusahaan kecuali pimpinan mungkin akan melakukan komunikasi ke atas. Meminta informasi kepada seseorang yang memiliki otoritas lebih tinggi, memberikan permohonan atau komentar merupakan alasan tujuan dari komunikasi ini. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah, penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan; penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan; penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan; penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

c. Komunikasi horisontal, komunikasi ini terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah; memperbaiki koordinasi tugas; upaya pemecahan masalah; saling berbagi informasi; upaya memecahkan konflik; dan membina hubungan melalui kegiatan bersama.

d. Komunikasi lintas saluran, komunikasi ini muncul dari keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka.

Empat aliran informasi yang telah disebutkan di atas merupakan komunikasi yang terdapat dalam organisasi. Dan ke empat aliran informasi tersebut juga terdapat dalam kegiatan employee relations.

2.2.2 Ilmu Komunikasi

Secara etimologis, menurut Wilbur schram berasal dari bahasa latin “comunicatio”(pemberitahuan, pemberian bagian, pertukaran, ikut ambil bagian, pergaulan, persatuan, peran serta atau kerjasama). Asal katanya sendiri dari kata  “communis” yang berarti “common” (bersifat umum, sama atau bersama-sama). Sedangkan kata kerjanya “cummunicare” yang berarti berdialog, berunding atau bermusyawarah. Jadi komunikasi terjadi apabila terdapat kesamaan makna mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komuniktor dan diterima oleh komunikan.

Komunikasi sangat terbatas, karena komunikasi menyangkut banyak tahap, sehingga sifatnya tidak statis akan tetapi dinamis, yaitu bergerak atau berkembang, dari tahap satu ke tahap lainnya, karena itu sebuah kegiatan komunikasi disebut “Proses Komunikasi”. Komunikasi juga mengacu pada tindakan, baik oleh satu orang ataupun lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistrosi oleh gangguan (noise), terjadi dalam konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik (Devito,1997:23).

Adapun macam pengertian komunikasi menurut para ahli yang dikutip oleh Fisher Rosmawaty(2010:63) adalah sebagai berikut :

1. Charles H. Cooley, “komunikasi adalah mekanisme yang mengadakan hubungan antara manusia dan mengembangkan semua lambang dari pikiran, bersama dengan arti yang menyertainya dan melalui keleluasaan (space) serta menyediakan tempat pada waktunya”.
2. Murphy (1957:5), “Komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran-pikiran yang dimaksud oleh orang lain”.
3. Harwood (1953: 74), “Secara teknis komunikasi didefinisikan sebagai proses untuk membangkitkan perhatian orang lain yang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan- ingatan”.
4. Harnack dan Fest (1964), “Komunikasi adalah suatu proses ketika manusia berinteraksi baik individu dalam kelompok tadi maupun di luar kelompok tersebut” (Aubrey Fisher, 1986:11).

Didasarkan dari ilmu teknik, oleh E. Colin Cherry mendifinisikan Komunikasi adalah apa yang menghubungkan setiap organisasi dengan yang lainnya. Di sini “organism” dapat berarti dua orang teman dalam suatu percakapan, surat kabar dan public pembacanya, suatu Negara dan system pelayanan pos dan teleponnya. Pada tingkatan lainnya hal itu dapat merujuk pada suatu silivisasi dan budayanya. Bila komunikasi berhenti, organisasi itu berantakan (Winarso,2005:16), komunikasi juga mengacu kepada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik (Devito,1997:23).

2.2.3 Organisasi

Kegiatan Humas internal tidak akan terlepas dari prinsip-prinsip organisasi. Pengetahuan dasar tentang organisasi sangat penting bagi yang ingin melakukan interaksi dengan orang lain di dalam suasana kebersamaan. Melalui organisasi manusia dapat mengekspresikan dirinya dalam berhubungan dengan manusia lainnya. Melalui organisasi seseorang dapat berbagi kerja, pengalaman, dan menilai dirinya di dalam kehidupan sosial sehari-hari.

Menurut Robbin (Teori Organisasi : Struktur, Desain, dan Aplikasi, 1994, hal 4) :
Organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat di identifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus, untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Berdasarkan pengertian organisasi di atas dapat diperoleh suatu pemahaman bahwa kesatuan sosial yang dimaksud adalah kesatuan yang terdiri dari orang-orang yang bersatu membentuk satu koordinasi. Batasan yang relatif dapat diidentifikasi artinya suatu organisasi dibentuk berdasarkan kesepakatan bersama di antara anggota. Selanjutnya, bekerja secara terus menerus berarti kerja sama organisasi tidak dilaksanakan untuk sementara waktu saja, sedangkan pencapaian tujuan bersama mengandung pengertian, bahwa organisasi bukan hanya milik satu orang saja, melainkan milik bersama dan didasari oleh kepentingan bersama.

Menurut Abbdurachman (Dasar-dasar Publik Relations 1995, hal 46), “Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapan tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hirarki otoritas dan tanggung jawab”. Pengertian yang diberikan oleh Abddurachman dapat dijelaskan lebih lanjut bahwa seluruh organisasi yang terdiri dari orang-orang yang berserikat dan bersepakat untuk mencapai tujuan tertentu dibentuk secara rasional yang didalamnya terdapat pemimpin dan yang dipimpin berdasarkan pengorganisasian kerja yang jelas, otoritas dan wewenang, dan tanggung jawab.

Atchison & Hill seperti yang dikutip oleh Effendy (Human Relations dan Public Relations 193, hal 1) menegaskan bahwa organisasi adalah sistem yang dipolakan orang untuk melaksanakan tujuan demi mencapai sasaran. Pengertian serupa dikemukakan oleh Mooney yang dikutip oleh Abddurachman (1999:47) bahwa organisasi adalah bentuk dari tiap kumpulan manusia untuk memperoleh tujuan. Begitu pula dengan Milet yang juga dikutip oleh Abddurachman menyatakan bahwa organisasi adalah individu yang bekerja bersama-sama.

Dari pengertian yang dikemukakan oleh ketiga ahli di atas dapat dibuat suatu rujukan bahwa setiap organisasi, baik yang bersifat profit maupun non-profit pada dasarnya dibentuk atas dasar tujuan yang ingin dicapainya. Tujuan itulah yang menjadi sasaran utama dari kegiatan organisasi yang harus ditunjukkan melalui kerja sama.

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, memberikan pemhaman, bahwa organisasi memiliki beberapa karakteristik tertentu, yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling, berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain dan bergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut.

Dari pengertian mengenai karakteristik organisasi yang dikemukakan oleh Abddurachman (1999:47), maka dapat dipahami bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem, karena organisasi itu terdiri dari berbagai bagian yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Di dalam organisasi terdapat koordinasi diantara anggota dalam suatu bagian organisasi yang bekerja menurut tugas dan fungsi masing-masing. Koordinasi dalam suatu organisasi adalah penting, karena tanpa koordinasi masing-masing anggota organisasi akan sulit berfungsi dengan baik.

Lebih lanjut, suatu organisasi merupakan struktur yang dikembangkan oleh manusia atau dengan kata lain organisasi merupakan struktur hubungan manusia yang dirancang oleh manusia itu sendiri. Struktur organisasi yang dirancang oleh manusia itu sendiri. Struktur organisasi yang dirancang disesuiakan dengan aktivitas dan jenis organisasi yang dibentuk. Terbentuknya suatu organisasi yang dibentuk. Terbentuknya suatu organisasi dikarenakan usaha-usaha yang memerlukan lebih dari satu orang. Kondisi ini timbul sebagai akibat tugas dan fungsi yang harus dijalankan oleh masing-masing anggota organisasi dan melibatkan banyak orang dalam interaksi kerja sama.

Organisasi menunjukkan adanya kecenderungan untuk menyatukan kepentingan-kepentingan masing-masing anggota organisasi tersebut. Kepentingan ini selain harus diketahui oleh pimpinan, perlu juga dikoordinasikan serta dihubungakan satu sama lain oleh Humas. Menurut Susanto (1977:175), setiap kepentingan akan tercermin dalam peranan dan sikap setiap individu dalam organisasi yang secara sadar maupun tidak sadar., ditunjukkan pada perwujudan suatu proses interaksi yang dapat memungkinkan realisasi harapan individu maupun kelompoknya.

Pengertian yang diberikan Susanto dapat dipahami, bahwa setiap anggota organisasi selalu mengadakan interaksi guna menghasilkan perubahan-perubahan yang berarti bagi organisasi. Semua perubahan yang terjadi diarahkan pada proses pencapaian tujuan organisasi yang hendak dicapai. Sehubungan dengan hal itu, maka kegiatan Humas internal dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan kegiatan pengintegrasian dan modifikasi kepentingan yang berbeda atau berlawanan, sehingga tercapailah kerjasama yang harmonis.

Interaksi yang dilakuan oleh setiap anggota organisasi disampaikan dalam bentuk usaha komunikasi, sehingga menurut Susanto(1977:176) “Organisasi adalah sebenarnya bagian-bagian yang berkomunikasi satu sama lain, menerima informasi dari luar dan mengumpulkan informasi ini”. Fungsi komunikasi dalam kegiatan Humas Internal adalah kegiatan menyatukan kepentingan yang berbeda antara pimpinan dan anggota organisasi guna:

1. Perkembangan dan kemajuan
2. Pengadaan stabilitas organisasi
3. Mempertahankan interaksi antara bagian-bagian di dalam

Sekian artikel Modul Makalah tentang Aliran Informasi dan Teori Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli

Daftar Pustaka

• Aly Bachtiar, Tehnik Humas, Penerbitan Universitas Terbuka, Jakarta, 1995
•  Keith Davis dan John W. Newstrom, PerilakuDalamOrganisasi (7th Edition), Erlangga, Jakarta, 1993
• Abddurachman Oemi, Dasar-dasar Publik Relations, Jakarta, 1999
• Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta, 2002
• Sendjaja S. Djuarsa, Teori Komunkasi, Pusat penerbitan Universitas Terbuka, Jakarta, 2002
• R. Wayne Pace and Don F. Faules, editor Deddy Mulyana, Komunikasi Organisasi, Rosda Karya, Bandung, 2006.